Beneficios De Las Tecnologias De La Información

BENEFICIOS DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

La justificación de las inversiones en tecnologías de la información muestra objetivas dificultades, presentes en la valoración de los costes, pero sobretodo en la de los beneficios.

Los frecuentes errores de los costes efectivos de una inversión en tecnologías de la información han estimulado el interés de numerosos trabajos de investigación. Tales trabajos han determinado como causa de los errores una serie de costes a menudo ignorados en cuestión de valoración, en cuanto no directamente ligados a la adopción de tales tecnologías como, por ejemplo, todos los costes de naturaleza organizativa.

Más difíciles y aún sólo parcialmente resueltos son, en cambio, los problemas ligados a la valoración de los beneficios. Es, de hecho, relativamente simple valorar en modo preciso los beneficios de la introducción de tecnologías de la información cuando su papel es inequívoco y es el de mecanizar procedimientos anteriormente desarrollados manualmente; por otro lado, gran parte de la inversión no es en tecnologías que sustituyen trabajo manual, pero presenta un papel organizativo y de los beneficios intangibles, ligados mas a la calidad que a la cantidad del trabajo desarrollado y, por eso, más a una lógica de flexibilidad y de diferenciación que de reducción de los costes, cuyos beneficios son difícilmente determinables y cuantificables a priori.

PAPEL Y BENEFICIO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

1. Las tecnologías de la información.

La naturaleza de los beneficios derivados de la introducción de tecnologías de la información cambia con la variación de la naturaleza de las mismas tecnologías; tecnología de la información es, de hecho, un término que a priori recoge como factor común un conjunto de aplicaciones muy diferentes entre ellas y que necesitan enfoques de la valoración de los beneficios, igualmente diversos. Se piensa, a titulo de ejemplo, en la diferencia que existe entre los robots empleados en las líneas de producción y las estaciones de trabajo utilizadas para aplicaciones como el CAD o bases de datos de imágenes o incluso aplicaciones de tipo geográfico; es evidente que mientras en el primer caso la tecnología sustituye el trabajo manual ejecutándolo automáticamente, en el segundo, soporta sin substituirlo una labor de tipo intelectual, no sólo haciéndolo más eficiente, sino modificando el proceso de ejecución y aumentando las potencialidades.

Es necesario, por ello, definir a qué hacemos referencia con el término tecnologías de la información. Para nuestros objetivos, creemos suficiente distinguir tres categorías, referidas a continuación.

La primera categoría comprende las tecnologías de la información que forma parte del proceso productivo o del servicio suministrado por la empresa a examen; ejemplos son los robots, las máquinas de control numérico, las maquinas de cálculo utilizadas para el control de proceso, los ordenadores empleados para el diagnóstico o para el control de calidad, el cajero automático, las cajas registradoras de los puntos de venta, etcétera.

La segunda categoría comprende la tecnología de la información que se utiliza para la gestión en sentido amplio del proceso productivo del producto o del servicio suministrado por la empresa; ejemplos de este segundo tipo de tecnología son las aplicaciones de contabilidad, los programas de gestión de personal, el correo electrónico, la teleconferencia, las hojas electrónicas, los sistemas de soporte a las decisiones en general, los EIS (Executive Information Systems).

En realidad existe, además, una tercera categoría de empleo de las tecnologías de la información en la cual éstas se convierten en componentes esenciales de nuevos productos o servicios: desde los relojes que se convierten en minúsculos ordenadores en la instrumentación de a bordo de un automóvil hasta, nuevamente, el cajero automático que puede ser visto no sólo como innovación de proceso en la producción de servicios bancarios, sino como un nuevo servicio.

Es evidente que para la valoración económica de esta tercera categoría de aplicaciones de las tecnologías de la información, por otra parte muy importante, verdaderamente estratégica y fuente de competitividad, se debería valer de las técnicas utilizadas para la valoración de cualquier producto o servicio nuevo.

Es importante precisar que la distinción entre las dos primeras categorías (a veces incluso con la tercera) no ha sido siempre neta y fácilmente definible; existen, en efecto, casos en que la misma tecnología puede pertenecer a cada una de las dos categorías en función de como se utiliza realmente. Se consideran, por ejemplo, las cajas registradoras, que hemos citado anteriormente, como ejemplo de tecnología de la primera categoría; si se trata realmente de cajas registradoras cuya única función es aquella de registrar la venta realizada de un producto y de emitir el relativo recibo, ellos son ciertamente parte del proceso productivo del servicio del punto de distribución. Es, sin embargo, posible que la caja registradora sea parte de un sistema informativo integrado y que el registro de la venta realizada memorice informaciones sobre el tipo y la cantidad del producto vendido, que se usan permanentemente (por ejemplo, para el abastecimiento de los estantes, para la emisión de órdenes de compra, para la revelación de índices de agrado y la consiguiente planificación de los productos a adquirir, etcétera). En este segundo caso, la caja registradora continua formando parte del proceso productivo pero es, seguramente, también un elemento fundamental del proceso de gestión: su coste deberá ser, al menos parcialmente, incluido en los costes de las tecnologías de la información.

En cuanto a la valoración de los beneficios es importante distinguir dos tipos de utilización de las tecnologías de la información: el primer tipo considera aquellas actividades en las que las tecnologías de la información se utilizan como instrumento de trabajo; el segundo considera, en cambio, aquellas actividades en que dichas tecnologías asumen un papel organizativo y de mediación.

En los párrafos que siguen, se valora el impacto de la tecnología de la información y los consiguientes métodos de valoración de los beneficios, según las dos perspectivas de aproximación a que corresponden las dos diferentes formas de utilización de tal tecnología.

2. Las tecnologías de la información como instrumento de trabajo

Esta primera perspectiva es la más ampliamente utilizada para la valoración de los beneficios de las tecnologías de la información, así como las habíamos definido. Los beneficios de las tecnologías de la información utilizada como instrumento de trabajo atañen esencialmente a ahorros de tiempo de trabajo humano. Para cuantificar cómo este tipo de sistemas permite economizar el tiempo, es necesario identificar los factores que son responsables del “consumo” de tiempo. Tales factores pueden ser clasificados como sigue:

1) El proceso de trabajo es esencialmente manual.

2) El proceso de trabajo comprende muchas transferencias de información de un soporte o formato a otro.

3) Muchas entre las denominadas actividades parásitas forman parte del proceso. Con el término actividades parásitas se hace referencia a aquellas actividades que comportan consumo de tiempo, que no son ni previstas, ni previsibles, pero que acompañan la ejecución de cada actividad sin contribuir a su resultado: por ejemplo, errores de tecleado, o bien, cuando se debe hacer una llamada, la composición equivocada del número o la caída de la línea o la señal de ocupado, etcétera.

En relación con los factores mencionados, las tecnologías de la información pueden mejorar la productividad del trabajo en los siguientes aspectos:

1) Automatizando todo o parte el proceso informativo, anteriormente llevado de forma manual.

2) Eliminando algunas de las transferencias de información.

3) Eliminando o reduciendo las actividades parásitas; se piensa, por ejemplo, en las funciones de corrección ortográfica del procesador de texto, o en la eliminación de derroches de tiempo durante las llamadas telefónicas gracias a sistemas de comunicación basados en los ordenadores.

4) Acelerando el proceso de trabajo mismo y así haciendo posibles economías de velocidad. Tales economías, aunque conduzcan a una reducción de los costes unitarios de producción, son fundamentalmente diferentes de las economías de escala: en el caso de la economía de velocidad, de hecho, la productividad aumentada no se obtiene utilizando un menor número de factores productivos, sino acelerando el proceso productivo; permitiendo así un uso más intensivo de aquellos recursos cuya cantidad necesaria es independiente del número de unidades producidas.

En cada uno de los casos precedentes, los beneficios del uso de las tecnologías de la información están de todos modos ligados a un aumento de productividad.

La valoración de los beneficios como aumento de productividad se basa, como habíamos dicho, en la identificación de los factores que consumen tiempo, esto es: en el registro de las actividades observables que se llevan a cabo, en la medida de su frecuencia y distribución temporal y en la medida del ahorro de tiempo ostensible por cada una de ellas.

El límite de esta manera de proceder reside en el hecho de que se basa en la posibilidad de observación de las actividades que son sólo parcialmente observables: por ejemplo en el trabajo de oficina, cuya esencia se halla en el trabajo intelectual, mental, por definición no observable. Es necesario

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