CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS RELACIONALES: MICROSOFT ACCESS
Enviado por nayedu • 24 de Abril de 2013 • 1.273 Palabras (6 Páginas) • 582 Visitas
¿Qué es una base de datos: Access?
“Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados
sistemáticamente para su posterior uso. Una biblioteca puede considerarse una
base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en
papel e indexados para su consulta. En la actualidad la mayoría de las bases de
datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al
problema de almacenar datos” (Bases de datos.org)
Según Microsoft (2011) Access es una herramienta de diseño e implementación
de bases de datos que se pueden usar para seguimientos de información
importante. Se pueden conservar los datos en el equipo o publicarlos en la Web.
1. COMPONENTES DE ACCESS
“Access 2010 organiza la información en tablas, que son listas y columnas
similares a las de un libro contable o a las de una hoja de cálculo. Una base de
datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de
datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, se podría tener una tabla con
información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con
información sobre clientes” (Microsoft, 2011)
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Figura 1 Ejemplo de base de datos
Tomado de: http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/conceptos-basicos-del-diseno-de-una-base-dedatos-
HA010341617.aspx?CTT=1#BMterms
El autor anterior menciona que Cada fila se denomina registro y cada
columna campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar
información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de
información, un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla
Productos, por ejemplo, cada fila o registro contendría información sobre un
producto y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su
nombre o el precio.
2. CREACIÓN DE BASES DE DATOS Y RELACIONES
Ya que para acceder al curso de Excel y Access, se tenía como prerrequisito
conocer previamente acerca de estos 2 programas, en esta sección solo se hará
un repaso rápido de la creación de bases de datos, las propiedades de sus
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campos y las relaciones entre estos. Para acceder a más información, revisar el
botón “Enlaces Externos” del curso.
Para explicar de forma rápida el funcionamiento de una base de datos se va a
utilizar el siguiente ejemplo para luego explicar de forma rápida la creación de
bases de datos.
Don Nicolás hace poco tiene una papelería en un sitio estratégico de la ciudad. La
forma como les paga a sus vendedores es por comisión en ventas. Cuando
empezó con la empresa y la forma de pago a sus vendedores, él pensó que esto
iba a ser algo sencillo, pero sus empleados están vendiendo grandes cantidades
de productos y él lleva dos meses sin hacer las cuentas correctamente, por lo
tanto algunos de sus empleados se quejan porque les está pagando menos y a
otros les está pagando más de lo que trabajan. Diseñar una base de datos para
realizar correctamente los cálculos de pago por comisión de los empleados de la
papelería Don Nicolás.
Antes de empezar a utilizar Access, se debe crear un diseño de modelo entidad
relación para la base de datos (es importante conocer lo que se quiere hacer para
que el trabajo en Access sea más sencillo). Para las relaciones, la n significa
muchos (Ejemplo, un vendedor realiza n ventas).
Figura 2 Modelo entidad-relación para el caso de la papelería de Don Nicolás
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2.1 Ingresar a Microsoft Access
Se debe dar clic en el botón de Windows y luego dar clic en la opción “Todos los
programas”, luego buscar la carpeta “Microsoft Office” para finalmente elegir
Microsoft Access 2010.
Pasos a seguir:
1. Botón Inicio
2. Clic en Todos los programas
3. Clic Microsoft Office
4. Clic en Microsoft Access 2010
Figura 3 Ingreso a Microsoft Access 2010 desde Windows 7
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2.2 Implementar una base de datos Access
En Microsoft Access, lo primero que se debe hacer para implementar una base de
datos, es abrir el programa Microsoft Access y en el menú principal que se carga,
dar clic en la opción Base de datos en blanco, luego darle un nombre a la base de
datos y finalmente hacer clic en el botón Crear y automáticamente se creara la
nueva base de datos. Como lo puede observar en la figura 4.
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