CURSO VIRTUAL IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

CURSO VIRTUAL

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

04 DE JULIO DE 2017

INTRODUCCION

La historia del archivo nace desde la época de las escrituras, como una necesidad en la sociedad, ya que fue tanta la información que se logró reunir que se necesitaba un soporte que organizara, agrupara  y guardara toda la información requerida.

La importancia de los archivos se debe a su utilidad: administrativa, jurídica e investigativa; ellos reúnen, conservan y difunden la información registrada. Son parte esencial en cualquier entidad ya que en los documentos reflejan la historia, misión, función  y actividad de dicha entidad.

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Al ser los archivos un soporte de información en una empresa, se ha hecho necesario su estudio en cuanto a su historia y evolución, clasificación, cualidades, categorización  y elementos.

Sabemos que los archivos son un conjunto de documentos acumulados por una persona natural o entidad pública o privada sea cual fuere su fecha, forma y soporte natural; prácticamente representan la memoria de la empresa o entidad; su importancia se debe a que la información que contienen dichos documentos es imprescindible para la empresa a la hora de tomar ciertas decisiones o corroborar situaciones que se hayan realizado dentro de la misma, por eso es importante resguardar de forma ordenada la documentación con el fin de localizarla más fácilmente.

Como cada día se multiplica la cantidad de documentos se ha decidido buscar una solución a dicho problema.

Por esta razón se ha profundizado en este tema clasificándolo y categorizándolo, para de esta manera tener un manejo más fácil y óptimo a la hora de necesitar algún documento. Es así que se clasifican en:

• Archivos según su organización, es decir puede manejarse de acuerdo a cada dependencia, o controlarse desde el archivo central.
• Según su uso encontramos los archivos activos que son los documentos del año en curso que se encuentran en proceso de tramitación y los cuales consultamos frecuentemente; archivos semiactivos son los que tienen más tiempo en conservación y se consultan esporádicamente y los archivos inactivos los cuales se encuentran en conservación debido a su importancia.
• Según su naturaleza están los archivos públicos, privados o privados de interés público que bien se entiende que son documentos del Estado, de personas naturales o jurídicas o simplemente documentos con valor histórico o cultural que son de interés para el público.
• Según su ciclo vital los archivos de gestión, los cuales se encuentran conservados y pueden ser consultados por toda la entidad. Los archivos central que son los remitidos por archivos de gestión y aunque su consulta no es frecuente son de importancia y están vigentes y los archivos históricos que son los remitidos por los archivos central para su conservación permanente.

Según la categorización de los archivos tenemos El Archivo General de la Nación, también se clasifican de acuerdo a la territorialidad  y a la organización del Estado.

Por esto debemos resaltar la importancia de los archivos en cuanto a la administración y funcionamiento de una entidad o empresa porque sirve como medio de consulta cuando se desea investigar sobre el pasado de ésta y como testimonio para los tramites que se requieran en un futuro; se hace más eficaz la importancia del archivo si al momento de archivar los documentos lo hacemos siguiendo las pautas requeridas ya que de esta manera  podremos proporcionar una rápida búsqueda y respuesta a la persona que requiera de la información.

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