Cuadernillo De Sistemas

Desarrollo de Sistema informático

GESTOR DE BASE DE DATOS ACCESS

Proyecto terminal

Objetivo

El objetivo de las prácticas es el aprendizaje del manejo a nivel de programador del S.G.B.D. (sistema de gestión de base de datos) Microsoft Access. Para ello, dedicaremos las primeras sesiones de prácticas para conocer el entorno de trabajo que ofrece Access: los objetos que permite utilizar, su manejo y posibilidades.

El resto de sesiones de prácticas se emplearán para la resolución de un problema en todas sus fases: se partirá de un enunciado que describe un problema y se pretende obtener como resultado final una base de datos con las especificaciones descritas en el enunciado. Para ello se deberá realizar previamente un análisis del problema utilizando las herramientas estudiadas en las clases de teoría.

PROYECTO

La familia REYPEDROZA dueña de un negocio dedicado a la venta de REGALOS, te ha encargado, la tarea de desarrollar un sistema de gestión de datos para Administrar el negocio. REGALOS TONYLOND

TONYLOND, ha estado vendiendo sus Regalos más comerciales durante dos años.

Se trata de una pequeña compañía que ha sido capaz de utilizar sistemas manuales para el mantenimiento de todos sus datos y para las necesidades de servicio al cliente.

Para mantener su pequeña base de datos estuvo utilizando espacio de una unidad central compartida para el control de inventario.

De repente diez de sus Regalos comenzaron a venderse más allá de toda expectativa, sobrecargando el sistema manual.

Como las ventas seguían subiendo la compañía requería entonces un sistema que pudiera proporcionar un procedimiento más rápido y eficaz de ventas de producto y de mantenimiento de la base de datos.

El sistema manual, aunque en el pasado sirviera, ahora era ineficaz y representaba un gran consumo de tiempo y dinero.

La reacción inicial fue la de añadir más empleados. Un equipo evaluó las necesidades del departamento de servicio al cliente.

Al tiempo que se incrementaba el número de clientes, también aumentaba su descontento.

Los clientes tenían que esperar demasiado tiempo para hacer sus compras y sus pagos, los que compraban a crédito se tardaban mas del tiempo del limite para saldar sus cuentas, algunos, eran accidentalmente olvidados; y otros no volvían.

Como resultado de todo esto, se produjo la perdida de ventas, con el descontento de los clientes y el disgusto de los dueños.

Teniendo en cuenta, que la satisfacción del cliente era lo más importante para el éxito de la compañía, el equipo cualificado de TONYLONDS decidió hacer un análisis del flujo de trabajo del departamento de servicio al cliente.

El equipo cualificado, definió y representó el procedimiento existente del flujo de trabajo manual y estableció los requerimientos para convertirlo en un sistema de gestión de datos en línea.

Una vez definidas las tareas del departamento de servicio al cliente, éstos podrán desarrollar la aplicación necesaria para mejorar el nivel de servicio.

Requerimientos de datos y de acceso para el desarrollo de sistemas para TONYLOND

El sistema manual utilizado por el departamento de servicio al cliente fue desarrollado para hacer una búsqueda de los clientes y del número de productos comprados por éstos.

Este sistema satisfacía las necesidades de una pequeña compañía con recursos y clientes limitados.

Los empleados eran responsables de anotar la información del cliente recibida en tarjetas. Los empleados completaban un ingreso con la información básica del cliente.

• Nombre

• Dirección

• Ciudad, estado, código postal.

• Teléfonos, Fax.

• Producto comprado, código del producto.

El impreso era archivado en la oficina de servicio al cliente.

Cuando un cliente solicitaba una factura, el empleado le decía que esperara, se dirigía al archivo, sacaba el archivo y completaba la factura del cliente.

Una factura implicaba la actualización de la información en el archivo del cliente (por ejemplo: cambio de domicilio, teléfono, etc ), la demanda de nuevos productos, la demanda de un producto actualizado y la revisión del estado del inventario.

Si había más de un cliente con el mismo apellido, se empleaba más tiempo en ir hasta el archivo y obtener el archivo correcto.

Se cometían errores, se perdía tiempo.

Las venta subían rápidamente y las actualizaciones del producto eran completadas y ofrecidas a la venta, pero el procedimiento manual seguía.

Los formularios cambiaban para ofrecer más productos y cualidades, pero el procedimiento no se actualizaba, y se convertía en una verdadera pesadilla para los empleados.

Una vez que el empleado tenía el archivo correcto, tenía que verificar la información del cliente y los productos comparados por él.

El empleado registraba los cambios, tomaba nuevos pedidos, y de un modo amable solicitaba se respondiera una encuesta de satisfacción al cliente.

La información del inventario llevaba al menos un día de retraso y el empleado tenía que hojear sus páginas para verificar existencias, los cual representaba otra pérdida de tiempo.

Cuando se hacía un pedido, el empleado llenaba la información sobre un impreso de pedidos y al final del día se introducía en una unidad central compartida.

El sistema manual ya no funcionaba.

Cuando el equipo cualificado examinó el sistema existente, descubrió que:

• La espera del cliente era demasiado larga.

• Muchos clientes sólo se marchaban.

• La información de los archivos era incorrecta; cuando los clientes tenían nombres parecidos, con frecuencia se sacaba el archivo incorrecto.

• Los envíos se producían tarde debido al retraso en el inventario, dando como resultado el reclamo del cliente.

• Las ventas disminuían mientras aumentaba la insatisfacción del cliente.

• El personal de atención al cliente tenía un alto porcentaje de sustitución debido al estrés.

• No existía método para consultar la información y generar informes, salvo los informes físicos de inventario al final del mes.

El equipo se dio cuenta de que algo había que hacer y de forma inmediata.

El equipo implemento un procedimiento de análisis de las necesidades que se basaban en información al cliente, de los empleados y de los ejecutivos de la compañía.

Este análisis resulto en un nuevo conjunto de requerimientos de servicio al cliente.

a) Requerimientos de datos y de acceso. Los encargados (ALUMNOS) deberán ser capaces de:

 Ver y actualizar los datos del ASOCIADO.

 Ver y actualizar los datos del SOCIO

 Ver y actualizar la información del producto, articulos,mercancía (REGALOS) adquirido por el SOCIO.

 Ver el estado actual del inventario(VENTAS)

 Procesar pedidos con actualización automática del inventario.

 Hacer que los SOCIOS respondan inmediatamente una encuesta de satisfacción.

Otros departamentos de TONYLOND, como ventas, deben ser capaces de:

 Consultar datos.

 Imprimir informes.

 Personalizar consultas e informes.

b) Requerimientos de la aplicación. Los empleados (ALUMNOS) deben ser capaces de:

 Comprobar los clientes.

 Introducir los nuevos clientes dentro del sistema.

 Actualizar los datos actuales del cliente.

 Procesar pedidos.

 Verificar y actualizar el inventario.

 Recoger la información de la encuesta.

 Generar informes a partir de datos disponibles.

El personal de inventarios debe tener la capacidad de:

 Proporcionar diariamente informes del inventario.

Los ejecutivos de TONYLOND deben tener la capacidad para:

 Generar diariamente informes de inventario.

 Consultar y visualizar datos solicitados.

 Consultar y generar informes solicitados.

Proporcionados estos requerimientos, el equipo deberá proporcionar una solución.

Se determinó que la mejor solución incluiría una aplicación de gestión de bases de datos con Microsoft Access, con plataforma cliente/servidor.

Los archivos de datos del SOCIO y de inventario se manejarían en el servidor.

El personal autorizado tendrá acceso a los archivos de la base de datos relacional para que la puedan administrar.

NOTA PARA EL TRABAJO FINAL DE SISTEMAS

• Al final de curso se entregará una memoria (portafolio de evidencias) que se llevara a cabo durante el semestre (PROYECTO).

• *Al final del primer modulo se describa el análisis realizado, junto con el diseño de la base de datos a crear (escritorio).

• *Hoja de presentación

• *Nombre del negocio y datos generales del administrador de la base de datos

• *Descripción del problema

• *Posible solución

• *Diagrama E/R.

• Al final del segundo modulo contendrá, al menos los siguientes puntos impresos y en CD/ USB

• Descripción de tablas y su relación ( * ) y captura de datos(LLENADO DE LAS TABLAS Y SU MANEJO

• Y para el ultimo modulo EL SISTEMA DE Base de datos creada (personal ) en CD/USB e IMPRESA.

• Descripción de consultas. ( * )

• Descripción de informes ( * )

• Descripción de formularios ( ** )

SEGUNDO PARCIAL

Access es

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