Diseño de sistemas en 3 planos

Sistemas de Información I                                                                                                                                

                                                                                                               “Modelo de 3 Planos”

El Sistema Empresa se puede ver como un modelo cibernético donde tiene un objetivo predeterminado (satisfacer necesidades). Dicho objetivo hace referencia concreta al comportamiento.

El comportamiento está expresado en términos de qué es lo deseable en la interacción con el medio.

El funcionamiento determina cómo abastecer ese comportamiento.

Tiene límite el cual está dado por el objetivo.

Tiene elementos: capital, personal, inmuebles, instalaciones, muebles, etc.

Tiene relaciones: los muebles están relacionados con las instalaciones, con el inmueble, con el capital; personal con muebles, inmuebles, etc.

De las relaciones establecidas con el medio ambiente surge el comportamiento que tiene con clientes y proveedores. Entre empresa-clientes, empresa-proveedores se intercambian cosas. Compra, productos, capital, rentabilidad del capital, capacidad de trabajo, servicios de seguridad, de educación, de regulación social, bancarios, de transporte. Todo lo que compra termina expresándose en la venta.

Desde el punto de vista sistémico, la empresa no es lo que dice el código de comercio: “una organización jurídica con fines de lucro” sino que es mucho más amplia, además mucho mas realista. El ser humano la inventa y la hace evolucionar para satisfacer necesidades que planteamos los seres humanos. Lo único que hace la empresa es transformación porque obviamente representa un bloque de transformación, todo lo que entra se transforma y da lugar a las salidas.

La mercadería que compra una empresa comercial sufre fundamentalmente dos transformaciones:

• Fraccionamiento: generalmente una empresa comercial compra grandes cantidades y vende en menos (lo achica).
• Transporte: lo compra en un lado y lo lleva a otro en donde abastece (lo acerca).

En cambio, si la empresa en industrial, la transformación es mucho más compleja porque compra toda una serie de insumos y materias primas que los ensambla, los procesa hasta convertirlos en otra cosa, que es lo que vende.

La acción principal que aparece se llama eje de actividad, y siempre existe un eje de producto o servicio que tiene que ver con la rama de la actividad con la que trabaja la empresa.

Si la empresa paga, es decir, hay una compra que implica un abastecimiento del proveedor hacia la empresa que tiene como contraprestación un pago de la empresa hacia ese proveedor, esto determina que hay una venta que implica algo que la empresa da a sus clientes y que tiene como contraprestación un cobro que es lo que el cliente la da a la empresa. En esto también hay un flujo de dinero, es decir, un eje de dinero.

El eje de dinero y el de producto son los 2 grandes ejes de la actividad de la empresa. Ejemplo:

• Eje del dinero: cobrar, pagar, controlar la cuenta bancaria, no emitir cheques sin fondo. no pagar intereses en descubierto, etc.
• Eje del producto: comprar buena mercadería, almacenarla correctamente, fraccionarla, presentarla la gusto del cliente, etc.

Se debe mantener un equilibrio permanente. Hay 4 válvulas: PAGO-COBRO-COMPRA-VENTA, que las debe manejar el administrador independientemente una de otra y a distinto ritmo. Cuando el administrador toma buenas decisiones, la empresa debe tener buenos mecanismos que soporten esas decisiones porque, en caso contrario, no sirve de nada una buena administración. La organización depende de que todo esté hecho en rutinas, de modo que todos sepan qué hacer y cómo, es decir, que un 50% es administración y el otro 50% es organización. Se debe distinguir:

• Proceso administrativo: abrir y cerrar válvulas.
• Proceso organizativo: prepara a la empresa para soportar las decisiones y debe proveer suficientes elementos de control.

Si desagregamos el modelo sistémico de empresa, los ejes de actividad identifican 2 grandes subsistemas principales; por un lado aparece el subsistema producto y por el otro, el subsistema dinero. Todo subsistema es en sí mismo un sistema. En el proceso de desagregación, es muy importante mantener las propiedades sistémicas. Se debe tener una ubicación general del problema y después ir bajando al nivel de detalle, de lo general a lo particular, determinando antes que nada los objetivos e ir aplicando el enfoque sistémico.

Por ejemplo, en una empresa industrial, aparece para el eje de producto el sistema de producción, el de compras, el de ventas; para le eje de dinero, el sistema de cobranza y el de pagos. Así, el sistema principal se puede explicar por medio de un circuito de 5 subsistemas.  

Cada cosa va a un circuito distinto, sin embargo hay algunos de esos circuitos que son más importantes porque hacen a la actividad de la empresa, esto es el eje por donde pasa lo esencial, es la dinámica principal de una empresa; lo mismo va a pasar con el eje del dinero donde se cobra fundamentalmente lo que se vende y se paga la materia prima que tiene que ver con la mercadería, pero además se paga sueldos, luz, teléfono, impuestos, etc.

Se debe poder identificar las actividades. Es muy importante distinguir si la tarea con la que nos toca trabajar se encuentra en el eje de las actividades, y si no es así, ver cuán alejada está de ese eje para así saber qué cosas son esenciales y qué cosas son complementarias.

Si seguimos desagregando el modelo empresa, llegaremos a un nivel donde estaremos describiendo los fenómenos muy en detalle; este nivel muestra cómo circula el trabajo, cómo se bifurca y dónde se representan las cosas como pequeños sistemas, estos últimos se denominan unidades de trabajo.

• Unidad de trabajo (UT): es un sistema en donde la transformación que se realiza está representada por un conjunto de tareas que puede realizar una persona sin interrupción lógica. Hay 2 tipos de interrupciones en un diseño:

• Interrupciones lógicas: son aquellas diseñadas por el sistemista.
• Interrupciones fácticas o físicas: son las ocurridas en la empresa, sobre la marcha de la actividad administrativa.

En un diseño, cada bloque debe ser una UT a realizarse en el área de responsabilidad correspondiente. El paso a otra área ya es otra UT y representa también una interrupción lógica. Toda UT tiene y abarca lo justo; no deben existir dudas del límite de ello.

Ejemplo: si una persona está haciendo una tarea de acuerdo a lo que prescribe una norma, y la norma dice: “tomar el formulario tipo 1, verificar que las cuentas estén bien hechas, fijarse que esté autorizado por lo menos por 2 firmas, tomar en cuenta el dato que describe el formulario referido a mercadería, mirar si ese producto existe en la lista de productos habilitados, en caso afirmativo incluirlo en el informe de productos de gestión activa, que se hará en la planilla 2”, y en ese momento lo llaman por teléfono, deja lo que está haciendo, y atiende. Interrumpió el trabajo que estaba haciendo, pero no estaba diseñado que lo interrumpa, eso es una interrupción física, no es una interrupción lógica. Una interrupción lógica sería algo así, “ya atendió el teléfono, vuelve y ya puso en la planilla de productos activos el digo correspondiente, tomar otro formulario del tipo 1 del lote, en caso de que no haya mas, dejar la planilla en un archivo transitorio a la espera de nuevos o del fin del deja”. Terminó con esa UT porque tiene una interrupción lógica. En este ejemplo, si se presenta un nuevo lote para procesar, se activa la misma unidad de trabajo porque el estímulo (condición de activación = CA) es el mismo que antes. Si se presentan otro tipo de formularios, se activa otra UT. Desde que se presenta el estímulo en la entrada hasta la salida, el trabajo puede ser contínuo.

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