Diseño de un Sistema de Base de Datos para papelería “GABY”

Proyecto Final Sistema de Base de Datos I
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Diseño de un Sistema de Base de Datos para papelería “GABY”[pic 4]

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Contenido

Introducción        4

Justificación del Proyecto        5

ANALISIS        6

Entrevista        7

Viabilidad y Extensión del Proyecto        9

Análisis de Requerimientos        10

Listado de Requerimientos funcionales        11

Listado Requerimientos no funcionales        15

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES        16

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES        29

DISEÑO        31

Listado de Entidades        32

Modelo Entidad-Relación        34

Modelo Entidad-Relación Extendido        35

Descripción y uso del Diagrama E-R        36

DESCRIPCIÓN Y USO DEL DIAGRAMA E-R (EXTENDIDO)        36

Modelo Relacional        39

Descripcion del Modelo Relacional        40

Modelo Semántico        41

Modelo Lógico        43

Diccionario de Datos        43

Normalización        47

Conclusión        50

Introducción

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónicos.

Para diseñar una base de datos debemos establecer un proceso partiendo del mundo real, de manera que sea posible plasmarlo mediante una serie de datos. La imagen que obtenemos del mundo real se denomina y consiste en una serie de elementos que definen lo que queremos plasmar del mundo real en la base de datos.

En este proyecto trata de dar respuesta a un problema encontrado en una papelería. Actualmente este se llevará a cabo hasta el punto únicamente del diseño de la base de datos.  Para así presentarlo y convencer a los dueños de su futura implementación.

Este proyecto se elaboró en el marco de la clase de sistemas base de datos I como requisito para aprobar dicha asignatura.

Justificación del Proyecto

A través de los años las instituciones cambian y de la misma manera los sistemas informáticos deben ir evolucionando y ajustándose a las nuevas necesidades.

La justificación de una la implementación de un nuevo sistema de base de datos para hacer accesible la información, el flujo de trabajo sea menor y la digitalización de toda la información tanto de clientes como de la empresa se encuentren seguras.

El cliente es una papelería con extenso surtido y servicios. A parte de dedicarse a la venta de papelerías, también suministra mercería, aunque muy poca. El cliente no dispone de algún grado de informatización, es decir, todos sus procesos son elaborados a manos, tanto en recibos, inventarios, pedidos y demás. El sistema de facturación es llevado por un contador externo quien, por años de trato, accedió a ayudar con la tarea. La empresa debe mejorar en el registro de la actividad de la empresa con el fin de poder analizar la actividad en más detalle. Se espera que el análisis más exhaustivo de la actividad permita facilitar la toma de decisiones estratégicas futuras.

                                   ANALISIS

Entrevista

Papelería y Mercería “GABY”

1. ¿Cuáles son todos los procesos que maneja el negocio?

1. Manejamos la venta de artículos de oficina, escolar y papelería. Surtimos el producto del negocio con proveedores, facturamos, realizamos cobros, sacamos copias, rentamos la copiadora, hacemos impresiones y vendemos mercería. Hacemos apartados de productos para facilitar al cliente, reportes de venta y gastos

1. ¿Cuáles son los datos que maneja?
2. Los datos de los clientes que nos llegan a pedir facturas o notas, todo lo hacemos a mano. Los nombres de los proveedores, las fechas que nos visitan o tomamos pedidos, los nombres de los productos de papelería y mercería.
3. ¿Qué características necesita que se guarde en la base de datos?

1. Que sea ordenado y de fácil acceso por que la que trabaja en la tarde ya está mayor.

1. ¿Cómo se maneja el inventario de la tienda (¿todo el proceso y manejo           de inventario? 
   cada que se surte se hace nuevo inventario o se añaden al viejo depende los días.
2. ¿Con qué frecuencia realiza los inventarios?

1. Se hacen cada semana por los sábados

1. ¿Que llevan estos inventarios?

1. Llevan todo producto que surtimos con papelería cornejo, coca cola y galletas. Tenemos un proveedor externo que nos trae chacharas (juguetes, rompecabezas, dominós, etc.)

1. ¿Cómo es el proceso de venta a clientes?

1. Al seleccionar sus productos, los marcamos en la máquina registradora y da un papelito con el total, no hace registro.

1. ¿Que llevan las notas y facturas?

1. Las notas solo un detallado de la compra, mientras que la factura lleva desde el nombre de la papelería, el nombre del cliente, su RFC, teléfono, etc.

1. ¿Con qué frecuencia las realizan?

1. Las notas diario, pero las facturas son pocas.

1. ¿Qué reportes realizan?

1. Reporte de ventas para la contadora y de inventarios iniciales y finales.

1. ¿Con qué frecuencia los realizan?

1. Cada mes.

1. ¿Que llevan cada reporte?

1. El reporte de ventas mensual lleva un desglose de todas las notas de venta de día a día con el total de la venta mensual. También hacemos un reporte de gastos para compararlos.

1. ¿Cómo realizas los procesos de reportes para pérdidas o ganancias?

1. Actualmente no manejamos reportes de pérdidas como tal pero nos damos cuenta con el reporte mensual de venta y de gastos si se pierde o ganó.

1. ¿Manejas alertas cuando haya stock bajo o sobrestock?

1. No y de hecho esto es un problema, ya que a veces no nos damos cuenta que se acabó un producto y ya no tenemos para vender, tenemos que esperar hasta el pedido del proveedor

1.  ¿Realizan ofertas o remates de mercancía?

1. Si, cuando algún producto no se vende entre 4 o 5 meses, le hacemos descuento del 20 o hasta 50 por ciento, usualmente son los juguetes.

1. ¿Cuáles son todos los procesos que manejan los proveedores?

1. Nos comunicamos, nos toman el pedido y nos entregan el producto. Nos dan una factura y la ingresamos a los gastos del mes para su reporte.

1. ¿Con qué frecuencia se realizan los pedidos a proveedores?

1. Con papelería cornejo nos comunicamos cada fin de mes para el surtido de papelería, revisamos los inventarios finales del mismo para hacer el surtido por mes. Coca - Cola y Gamesa vienen cada martes y jueves, pedimos lo necesario.

1. ¿Se realiza algún respaldo de la información del negocio?

1. No, solo archivamos los documentos importantes y lo demás se lo queda la contadora.

1. ¿Se realizan apartados? De ser así ¿Cómo funciona?

1. Si, realizamos apartados con el 10% del precio del producto. Anotamos a las personas en una libreta con el monto que dieron, los productos y sus datos personales como teléfono, dirección y nombres.

1. ¿Cuenta con sistema de crédito? De ser así ¿Cómo funciona?

1. No, no contamos con sistema de crédito. Ni de clientes ni de proveedores.

                       Viabilidad y Extensión del Proyecto

Costos: Se ha considerado el presupuesto para el diseño de la base de datos, además el cliente reconoce que el uso excesivo de papel también reducirá que, al no ser mucho, pero también reducirá costos. También la compra de equipo informático para el mismo.

Tiempo: Para tal proyecto no se exige un límite de tiempo, el necesario, ya que el cliente puede seguir laborando y que no existan interrupciones.

Alcance:
El impacto que tendrá el implementar un sistema no solo será en el interior, sino también en el exterior. Promueve la formalidad del negocio, el acercamiento a la innovación y la seguridad de datos.

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