El programa del evento

xofojkkkEl programa del evento es la razón de ser, el motivo principal por el cual los interesados van a concurrir, además del encuentro o reencuentro con sus colegas.

En el programa o agenda del evento deben destacarse dos ideas fundamentales:

El contenido: Que incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunión (qué tipo de evento será, duraciones, cantidad de oradores por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.)

El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada temática, y que sea seleccionado por personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales asistentes.

Existen diferentes etapas en el armado de la agenda de actividades desde su planificación hasta el final del evento.

Dependiendo de la temática del evento y su público el día del evento, generalmente, junto a la acreditación de los asistentes, el programa final se entrega en mano a cada uno, en formato papel o en otros soportes.

Como sucede con un diario o una revista, si vamos a mandar a imprimir previamente el programa debemos definir un tiempo de cierre que sería el tiempo de diseño, edición e impresión que necesitan los responsables de estas tareas y la imprenta para realizar su trabajo

El tiempo con el que se realice cada uno de los pasos, va a depender de cuánto falta hasta el día del evento. Dependiendo del alcance, esto puede variar entre dos años y tres meses, por lo que es muy importante planificar cada paso y establecer fechas límite del trabajo interno para ir resolviendo cada uno de ellos.

¿Cuáles son los pasos a seguir?

Se arma un listado de los temas

Se arma un listado de posibles oradores

Se define él o los idiomas oficiales en caso de que asistan personas de países con distinto lenguaje

Se eligen los formatos de actividades que se van a usar (cursos, talleres, conferencias, mesas redondas, etc)

Se definen la cantidad de salones y actividades paralelas que tendrá el evento

Se vuelcan los bloques con los temas en los salones y se hace un primer cronograma estimativo con la distribución de las salas y horas

Se ponen los nombres de cada sesión, tratando de generen interés a la audiencia, ya sea por lo actual, por lo polémico u otro motivo.

Si existiera, se establece la fecha límite para postulantes voluntarios para ser oradores, muchas veces solicitando el envío de un resumen de lo que presentarán.

Se establece un reglamento con instrucciones a seguir para el envío de los resúmenes y una forma de recibirlos.

El comité organizador comienzan a invitar de forma oral (en actividades que se encuentran previamente, telefónicamente o por correos electrónicos personales) a potenciales participantes (para ir apalabrándolos).

Se envían las invitaciones por escrito a todos los participantes activos del evento (invitados especiales, oradores, moderadores, etc.

Se hace un seguimiento de las respuestas

Se arma un Pre-programa

Se cierra el Programa Final (para editarlo y enviarlo a imprenta o procesarlo en el formato que se entregará a los asistentes.

¿Qué información no debería dejarse de incluir el Programa Final?

Índice

Plano de ubicación

Información General (de la ciudad y horarios generales del evento)

Cronograma con las actividades

Actividades sociales (dónde y cuándo)

Otros servicios que se brindan en el evento (wi fi, diario, servicio de cafetería, etc)

Nombre de los integrantes del Comité Organizador

Mensaje de Bienvenida

Eventos anteriores

Auspicios

Agenda: horarios, nombres de los participantes y ubicación de las charlas

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