Excel - Project

TABLAS DINAMICAS

Autor: Alex Smith Leay

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva. Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. “Evaluaremos las Ventas por vendedor mensual y por región”, Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

- Eliminar una tabla dinámica.

Para Borrar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar Borrar en opciones

MSPROJECT

¿Qué se debe tener en consideración antes de iniciar un proyecto?

Saber lo que es un proyecto. Un proyecto es un conjunto de tareas relacionadas entre si a través de una fecha de inicio y comienzo, es decir, un proyecto tiene una duración, la que está sujeta a un costo fijo y variable asignable a cada tarea, por lo tanto, la sumatoria del costo de todas las tareas será, por consiguiente, el costo total del proyecto.

Los proyectos se encuentran sujetos a otros factores, como por ejemplo, mal diseño de los procesos productivos, improductividad en el personal, etc. esto afecta considerablemente en el cálculo del rendimiento. Los rendimientos son valores por los cuales se determinan la duración de las tareas. El rendimiento se define como cuál es la producción media de una persona, ya sea en metros cuadrados, cúbicos, lineales, horas hombre, etc. por un periodo de tiempo definido. Así si yo calculo una jornada de 8 horas diarias, puedo saber aproximadamente cuando se demorará una persona, por ejemplo, un albañil, en terminar un muro.

Estos rendimientos varían dependiendo el tipo de trabajo, la naturaleza de este, el entorno físico, por ejemplo no es lo mismo un rendimiento en arica que en punta arenas, pues factores como el frio y la visibilidad afectan en el desempeño de la persona. El concepto de productividad se enfoca aquí entonces como la razón entre la cantidad de productos terminados y los recursos que se utilizaron para tal producción. Así por ejemplo, no es más productivo que termina más rápido, sino que además se considera la cantidad de materiales que se utilizaron. Esto influye en la duración de una tarea.

Entonces podemos definir así una tarea como: actividades relacionadas entre si, a las que se les asignan recursos y materiales o insumos, que tiene un objetivo definido y la que tiene un periodo x de duración, el que se encuentra afecto a un rendimiento R.

Visto así podemos decir que:

a) Las tareas se encuentran sujetas al esfuerzo; si asignamos más recursos a una tarea, la duración de ésta será menor, no así su costo, el que aumentará directamente en razón del aumento de los recursos.

b) Una tarea debe contar siempre con una holgura. Una holgura es, un porcentaje de estimación que se le agrega a su duración, la que permite amortizar en cierta forma o actuar como contingencia ante eventuales problemas que experimente esta producto de los recursos o las condiciones climáticas de la obra. Por ejemplo, una tarea que tiene una duración de 10 horas, le agregaremos por ejemplo un 20% mas de duración para amortizar el tiempo de retraso producido por el bajo rendimiento de una cuadrilla, es decir, estimaremos su duración en unas 12 horas. El manejo oportuno de holguras es un factor de éxito dentro de un proyecto. Su manejo posterior se encuentra sujeto a la experiencia del jefe o director de obras.

c) Las tareas pueden fragmentarse cuando los recursos utilizados son escasos y utilizados en tareas de ejecución paralela; por ejemplo, si en un mismo frente, es decir, en un mismo día, mientras se construyen los baños para las obras, deben además construirse los baños para una de las casas que se está construyendo y los recursos utilizados son los mismos, el jefe de obras debe, determinar que actividad tiene mas prioridad o que actividad se encuentra dentro de la ruta crítica. Así tendremos que probablemente la prioridad la tendrá la construcción de los baños de la casa en construcción y no los de la obra, así que podrá tomar las siguientes decisiones apoyado en la teoría de manejo de proyectos.1).- iniciar la construcción de los segundos una vez acabada la construcción de los baños de la casa ;2).- iniciar la primera faena, luego dividir los recursos en ambas actividades y finalmente concentrar los recursos finales en la que tenga mas acabado.

Dentro del Project esto se denomina “división de tareas” y es muy útil para resolver problemas de reasignación de recursos sin tener que agregar más de estos.

Hablaremos de problemas de sobre asignación de recursos cuando, una tarea X con una duración T, no puede ser terminada en ese tiempo con los recursos asignados, y por consiguiente, los recursos deben ser destinados al mismo tiempo o están siendo utilizados en otros frentes dentro de un mismo periodo laboral. Por ejemplo si hay dos tareas en ejecución en un mismo periodo de 8 horas laborales y 2 albañiles se encuentran asignados en dos frentes ( 2 tareas) en una misma jornada con una cantidad de horas laborables igual a 20. bueno fácilmente podemos reconocer aquí que cada albañil estaría trabajando como promedio 10 horas, 2 horas extras mas que la jornada laboral de 8, por que se habla aquí de una sobre asignación de recursos, es decir, existe un recurso al menos que está sobre exigido en su trabajo, así lo que debemos hacer es asignar mas recursos albañil de manera que se repartan la carga de trabajo, por ejemplo, en este caso podemos asignar dos albañiles mas, cada uno así podría trabajar 5 horas, lo que nos deja una holgura a favor de la jornada laboral normal y al mismo tiempo nos permite terminar la tarea en un tiempo determinado, es decir, existe una relación entre la asignación de recursos y la duración de la tarea, la que está dada por el rendimiento de cada especialidad con respecto a un trabajo determinado.

Finalmente hablaremos de los Hitos, como aquellos puntos del proyecto que, al alcanzarse, permiten establecer una referencia de avance del proyecto con respecto a una estimación dada. Los hitos son como puntos de chequeo, que ofrecen al proyecto una medida de rendimiento y una radiografía para diagnosticar los principales problemas a los que se ha visto expuesta y por consiguiente como mejorarlos, también permiten establecer puntos de control. El principio “ dividir para conquistar” es aplicable aquí, ya que nos permite suponer que ninguna tarea o proyecto es controlable de una sola vez, puesto que a medida que el tiempo es mas largo, el riesgo es mas grande. El riesgo en términos simples, aquí se minimiza mientras agregamos más puntos de chequeo sobre la duración del proyecto.

Ahora que sabemos que una tarea tiene duración, se le asignan recursos, puede ser fragmentada y aplazada, podemos suponer que la estructura básica de nuestro proyecto está identificada, por lo que nos encontramos en condiciones de definir formalmente un proyecto y como se maneja en el Project

¿Cómo comienzo un proyecto en Project ?

Aquí ahora una pequeña guía de cómo comenzar un proyecto , desde su inicio hasta el establecimiento de la ruta crítica.

¿Qué es la ruta critica ?

Project se basa en la técnica CPM ( Critical Path Method).

Esta es una técnica estándar de gestión de proyectos

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