Excel básico

EXCEL NIVEL BASICO

CONTENIDO

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel 2

1.1 Las Barras 2

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel 4

2.1 Técnicas de movimiento en la hoja 4

2.2 Movimiento rápido en el libro 5

2.3 Selección de celdas 6

2.4 Mover celdas utilizando el ratón 6

2.5 Borrado de celdas 7

Unidad 3. Columnas Renglones 7

3.1 Formato de filas. 7

3.2 Formato de columnas. 7

3.3 Insertar filas, columnas, celdas y hojas 8

4. Formato de celdas 10

4.1 Fuente 10

5. Copiar celdas 12

6. Fórmulas. 13

6.1 Funciones 15

6.2 Insertar función con el asistente 15

7. Gráficos 17

7.1 Crear un gráfico 17

Unidad 1. Introducción. Elementos de Excel

El mejor software para trabajar con una gran cantidad de números, es un programa de hojas de cálculo. Excel fue diseñado para facilitar la organización y el análisis de los números, como también para hacer un listado de ellos en columnas, ordenarlos, hacer cálculos y graficarlos.

De alguna manera, los programas de hojas de cálculo (como MS-Excel) son similares a los programas para procesamiento de palabras (como MS-Word) que es más probable que usted ya haya usado. En ambos se pueden crear títulos, escribir frases y párrafos, disponer los datos en filas y columnas, aplicarle formato a números y textos, fijar los márgenes y la orientación de la página, cortar, copiar, pegar y numerar las mismas. Pero cada tipo de programa tiene tareas frecuentes que no son tan comunes en el otro tipo. Cada uno tiene sus propias opciones de impresión. Vale la pena usar un programa que se haya diseñado para la tarea particular que tenga ahora.

Qué es una hoja de cálculo?

Básicamente, una hoja de cálculo es un documento que ha sido dividido en filas y columnas.

Excel y sus aplicaciones de hojas de cálculo derivadas, han sido diseñadas para facilitar el manejo de números y cálculos. Varios comandos y botones en un menú, facilitan arreglar y dar formato a las columnas y números y calcular los totales, promedios, porcentajes, presupuestos y complejas fórmulas científicas y financieras.

El aspecto de una aplicación de hoja de cálculo, proviene de los libros de contabilidad que durante siglos se han estado usando para conservar registros. Las páginas de contabilidad están alineadas en filas y columnas para registrar cosas como ítems de un inventario, ingresos y gastos, débitos y créditos. La mayor ventaja de una hoja de cálculo de computadora sobre esos libros de contabilidad, es su capacidad de actualizar automáticamente los totales y otros cálculos, a medida que se ingresan nuevos datos.

Antes de que pueda abrir una hoja de cálculo real y ver por si mismo como funciona esto, necesita aprender a moverse un poco dentro de la ventana de Excel. De manera que partamos a ver la interfaz de Excel.

En las lecciones de Introducción trabajará con un documento existente, para aprender la forma de desplazarse por la interfaz de Excel y observar como funcionan las distintas tareas básicas de una hoja de cálculo.

Como Entrar al programa Excel

Para ingresar al programa Ms Excel lo puede hacer desde el escritorio o desde el menú de inicio, cualquier opción que usted elija es válida, como a continuación se describen.

a. Entrar a Excel desde el escritorio

1. En su pantalla (escritorio) identifique la siguiente figura (icono) según la versión de Ms Excel que usted tenga instalada.

2. Seleccione la figura pulsando dos veces de manera simultánea con el botón izquierdo del ratón, con ello se desplegará la ventana de Ms Excel como a continuación se detalla

b. Entrar a Excel desde el menú de inicio.

1. Pulse con el botón izquierdo del ratón en el botón de inicio, tal como se muestra en la figura.

2. Desplace el puntero del ratón hasta por el menú principal hasta localizar el folder de “Programas”.

3. Desplace el puntero del ratón sobre la barra que se ilumina de color azúl hasta llegar a Microsoft Excel.

4. Seleccione el programa Microsoft Excel.

1.1 Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y cerrar .

La barra de menú

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar del libro de trabajo.

En Excel la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar de los menús sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando

La barra de herramientas estándar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Copiar , Cortar , etc.

La barra de formato

Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

2.1 Técnicas de movimiento en la hoja

Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de diálogo Ir a que aparece a la derecha:

Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar.

Después hacemos clic en Aceptar.

Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinación Ctrl+I ó también podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...

Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

2.2 Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para

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