Excel Y Acces

Los datos en las hojas de cálculo son extraordinarios para preguntarse, ¿ Qué ha sucedido ? o para hacerse preguntas como ¿ y si ?, ¿ cómo se verían afectados nuestros ingresos si las ventas de mobiliario aumentasen en un 20 % ? . Siempre se puede guardar una versión alternativa de un libro de trabajo y crear fórmulas para calcular los efectos de nuestros cambios, pero se puede conseguir el mismo efecto definiendo uno o más conjuntos alternativos de datos e intercambiándolos entre los datos originales y los nuevos conjuntos creados.

Existen varias funciones avanzadas de Excel que permiten analizar los datos algunas de estas funciones son:

- Frecuencia

- Moda

- Escenarios

- Tablas dinámicas

Frecuencia

Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve un matriz vertical de números. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para contar el número de los resultados que se encuentran dentro de un rango. Debe introducirse como una fórmula de matrices debido a que FRECUENCIA devuelve una matriz.

Sintaxis

FRECUENCIA(datos;grupos)

Datos es una matriz de un conjunto e valores o una referencia a un conjunto de valores cuyas frecuencias desea contar. Si datos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.

Grupos es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro de los cuales desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos no contiene ningún valor, FRECUENCIA devuelve el número de elementos contenido en datos.

Observaciones

FRECUENCIA se introduce como una fórmula matricial después de seleccionar un rango de celdas adyacentes en las que se desea que aparezca el resultado de la distribución.

El número de elementos de la matriz devuelta supera en una unidad el número de elementos de grupos. El elemento adicional de la matriz devuelta devuelve la suma de todos los valores superiores al mayor intervalo. Por ejemplo, al sumar tres rangos de valores (intervalos) introducidos en tres celdas, asegúrese de introducir FRECUENCIA en cuatro celdas para los resultados. La celda adicional devuelve el número de valores en grupos que sean superiores al valor del tercer intervalo.

La función FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.

Las fórmulas que devuelven matrices deben introducirse como fórmulas matriciales.

Ejemplo

Para realizar esta función:

- En una sección de la hoja de cálculo escriba los posibles valores (sobre los que trabajará la frecuencia)

- Seleccione los renglones de la derecha a los valores de frecuencia y con estas celdas seleccionadas escriba la función frecuencia siguiendo la sintaxis indicada

- Para que funcione, al terminar debe de dar CTRL-SHIFT-ENTER, si no hace esto no aparecen los datos en toda la matriz

Moda

Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición.

Sintaxis

MODA(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. También puede utilizar una matriz única o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.

Observaciones

Los argumentos deben ser números, nombres, matrices o referencias que contengan números.

Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirán las celdas con el valor cero.

Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados, MODA devuelve el valor de error #N/A.

En un conjunto de valores, la moda es el valor que se repite con mayor frecuencia; la mediana es el valor central y la media es el valor promedio. Ninguna de estas medidas de la tendencia central tomada individualmente proporciona una imagen completa de los datos. Supongamos que los datos están agrupados en tres áreas, la mitad de las cuales es un valor bajo que se repite y la otra mitad consiste en dos valores elevados. Tanto PROMEDIO como MEDIANA devolverán un valor situado en una zona central relativamente vacía, y MODA devolverá el valor bajo dominante.

Ejemplo

1

2

3

4

5

6

7

A

Datos

5,6

4

4

3

2

4

Fórmula Descripción (Resultado)

=MODA(A2:A7) Moda, es decir, número que se repite con más frecuencia (4)

Escenarios

Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los pagos.). Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.

En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $.

Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.

Informes de resumen de escenario Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).

Crear un escenario

Ocultar todo

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

2. Haga clic en Agregar.

3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.).

4. En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.

Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores.

5. En Proteger, seleccione las opciones que desee.

6. Haga clic en Aceptar.

7. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.

8. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.

9. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

Mostrar un escenario

Ocultar todo

Cuando se muestra un escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.), se cambian los valores de las celdas guardadas como parte de ese escenario.

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

2. Haga clic en el nombre del escenario que desee presentar.

3. Haga clic en Mostrar.

Eliminar un escenario

Mostrar todo

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

2. Haga clic en el nombre del escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Evitar cambios en un escenario

Ocultar todo

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

2. En el cuadro Escenarios, haga clic en el nombre del escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.).

3. Haga clic en Modificar.

4. Siga uno de estos procedimientos:

o Para evitar que otros usuarios modifiquen un escenario, active la casilla de verificación Evitar cambios.

o Para quitar un escenario de la lista que aparece en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios, active la casilla de verificación Ocultar.

5. Haga clic en Aceptar.

6. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, elija Aceptar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

7. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en Proteger hoja.

8. Active la casilla de verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas y compruebe que la casilla de verificación Modificar escenarios está desactivada.

Nota Si una hoja de cálculo está protegida pueden agregarse escenarios, pero no podrá modificar ni eliminar los escenarios existentes mientras la hoja de cálculo se encuentre protegida a no ser que se haya desactivado la casilla de verificación Evitar cambios en el cuadro de diálogo Modificar escenario. Aún puede modificar los valores de las celdas cambiantes en la hoja de cálculo, a no ser que las celdas estén bloqueadas.

Modificar un escenario

Ocultar todo

Si se mantiene el nombre original de un escenario (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.) después de haber hecho cambios en el mismo, los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirán a los valores del escenario original.

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.

3. Haga los cambios que desee.

4. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.

5. Siga uno de estos procedimientos:

o Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.

o Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual, haga clic en Cancelar.

Combinar escenarios de otra hoja de cálculo

Ocultar todo

Es más sencillo combinar escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.) cuando todos los modelos Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los pagos.) de las hojas de cálculo son idénticos. Todas las celdas cambiantes en la hoja de cálculo de origen deberán hacer referencia a las celdas cambiantes correspondientes en la hoja de cálculo activa. Microsoft Excel copiará todos los escenarios en la hoja de cálculo de origen en la hoja de cálculo activa.

1. Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar.

2. Pase al libro en el que desee combinar los escenarios.

3. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

4. Haga clic en Combinar.

5. En el cuadro Libro, haga clic en un nombre de libro.

6. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de una hoja de cálculo que contenga los escenarios que desee combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

7. Repita este proceso si desea combinar escenarios de más hojas de cálculo.

Crear un informe de resumen de escenario

Ocultar todo

1. En el menú Herramientas, elija Escenarios.

2. Haga clic en Resumen.

3. Haga clic en Resumen o Tabla dinámica.

4. En el cuadro Celdas resultantes, escriba las referencias de las celdas que hacen referencia a las celdas cuyos valores cambian los escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.). Separe las referencias múltiples mediante comas.

Nota No se necesitan las celdas resultantes para generar un informe de resumen de escenarios, pero sí se necesitan en un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).

Tabla Dinámica

Una consideración importante a la hora de crear hojas de cálculo con Ms Excel, es la cantidad de datos que se va a mostrar. Se puede cambiar el formato de los datos para destacar el contenido de celdas específicas, ordenar y filtrar las hojas de datos haciéndose en el contenido de columnas determinadas u ocultar filas que contienen datos que no son importantes para la puntualización que se pretende reflejar. Una limitación de la hoja de cálculo estándar de Excel es que no puede cambiar la organización de los datos en la página. Por ejemplo en una hoja de cálculo en la que cada columna representa una hora del día, cada fila representa un día del mes y el cuerpo de la hoja de cálculo contiene las ventas totales de cada período horario del mes, no se puede cambiar fácilmente la hoja para que muestre solamente las ventas de los martes por la tarde.

Existe una herramienta de Excel que permite crear hojas de cálculo que se puedan ordenar, filtrar y reordenar dinámicamente para resaltar los distintos aspectos de los datos. Esta herramienta es la tabla dinámica.

Crear un informe de tabla dinámica

1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).

o Si el informe se basa en una consulta Web (consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.), una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.), una plantilla de informe (plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla dinámica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda también la definición de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.), un archivo de conexión de datos de Office o un archivo de consulta, recupere los datos al libro y, a continuación, haga clic en una celda en la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) de Microsoft Excel que contenga los datos recuperados.

Si los datos recuperados provienen de una base de datos OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) o la conexión de datos de Office devuelve los datos como un informe de tabla dinámica en blanco, continúe con el paso 6 más abajo.

o Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel, haga clic en una celda de la lista o de la base de datos.

2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las instrucciones y haga clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe desea crear?

4. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente.

5. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuación, decida si desea diseñar el informe en pantalla o en el asistente.

Normalmente puede diseñar el informe en pantalla; es el método recomendado. Utilice el asistente para diseñar el informe si cree que la recuperación de un origen de datos externos grande va a ser lenta o si tiene que establecer campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.) para recuperar los datos página a página. Si no está seguro, intente diseñar el informe en pantalla. Si es necesario, puede volver al asistente.

6. Siga uno de estos procedimientos:

Diseñar el informe en pantalla

1. Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre los campos con datos que desea mostrar en filas hasta el área de colocación con el rótulo: Coloque campos de fila aquí.

Si no puede ver la lista de campos, haga clic dentro de los contornos de las áreas de colocación de la tabla dinámica y asegúrese de que Mostrar lista de campos está presionado.

Para ver qué niveles de detalle están disponibles en los campos con niveles, haga clic en el junto al campo.

2. Arrastre los campos con datos que desee mostrar en las columnas al área de colocación con el rótulo: Coloque campos de columna aquí.

3. Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al área con el rótulo: Coloque datos aquí.

Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el o el .

Si agrega más de un campo de datos, coloque los campos en el orden que desea: Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo de datos, elija Ordenar en el menú contextual y utilice los comandos del menú Ordenar para mover el campo.

4. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área con el rótulo: Coloque campos de página aquí.

5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del informe de tabla dinámica.

Para ocultar los contornos de las áreas de colocación, haga clic en una celda situada fuera del informe de tabla dinámica.

Nota Si los datos tardan en parecer cuando diseña el informe, haga clic en Mostrar siempre elementos en la barra de herramientas Tabla dinámica para desactivar la presentación inicial de datos. Si la recuperación sigue siendo lenta o aparecen mensajes de error, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos y diseñe el informe en el asistente.

Diseñar el informe en el asistente

Si ha salido del asistente, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos para volver a él.

6. En el paso 3 del asistente, haga clic en Diseño.

7. Desde el grupo de botones de campo de la derecha, arrastre los campos que desee a las áreas de FILA y de COLUMNA del diagrama.

8. Arrastre los campos que contienen los datos que desee resumir al área DATOS.

9. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área PÁGINA.

Si desea que Excel recupere los datos página a página para poder trabajar con grandes cantidades de datos de origen, haga doble clic en el campo de página, haga clic en Avanzadas y en Consultar origen de datos externo al seleccionar cada elemento y, a continuación, haga clic dos veces en Aceptar. (Esta opción no está disponible para algunos tipos de datos de origen, incluidas las bases de datos OLAP y las conexiones de datos de Office.)

10. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Algunos campos sólo pueden utilizarse en áreas concretas; si coloca un campo en un área en la que no se puede utilizar, el campo no aparecerá en ella.

11. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.

12. Cuando esté satisfecho con el diseño, haga clic en Aceptar y, luego, haga clic en Finalizar.

Seleccionar distintos datos de origen para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Ocultar todo

Si ha devuelto datos de un archivo de conexión de datos de Office (extensión .odc) directamente a un informe de tabla dinámica o si el informe se basa en datos de origen OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.), no puede utilizar datos de origen diferentes en el informe.

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.). Para un informe de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.), haga clic en el informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.).

2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

3. En el paso 3 del asistente, haga clic en Atrás.

Si el botón Atrás no está disponible, el informe se basa en datos OLAP y no podrá cambiarlo para utilizar unos datos de origen diferentes. Si desea un informe basado en un cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.) OLAP diferente, cree un nuevo informe.

4. En el paso 2 del asistente, observe si el informe se basa en un rango de Microsoft Excel (el paso tiene un cuadro de edición con el rótulo Rango:) o si se basa en datos externos (el paso tiene un botón Obtener datos). A continuación, siga uno de estos procedimientos:

Especificar un rango de Excel diferente

1. Si los datos que desea están en una hoja de cálculo diferente, haga clic esa la hoja de cálculo.

2. Seleccione el nuevo rango de datos de origen.

Especificar datos externos distintos

3. Elija Obtener datos.

4. En Microsoft Query, introduzca los cambios en la consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.). Para obtener ayuda acerca de las particularidades de cambiar la consulta, consulte la Ayuda de Microsoft Query.

5. En el menú Archivo de Query, haga clic en Devolver datos a Microsoft Excel.

5. Haga clic en Finalizar.

6. Arrastre los nuevos campos que desee mostrar desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica al informe.

Nota Después de realizar este cambio en un gráfico dinámico o en su informe de tabla dinámica asociado, puede que se haya perdido parte del formato del gráfico.

Mostrar u ocultar totales en un informe de tabla dinámica

Ocultar todo

Siga uno o varios de estos procedimientos:

Mostrar subtotales de campos individuales

1. Haga doble clic en el campo.

2. Siga uno de estos procedimientos:

Calcular el subtotal de un campo de fila o columna exterior Haga clic en la opción Automáticos de Subtotales. Para utilizar otra función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) o mostrar más de un tipo de subtotal, haga clic en la función de resumen que desee en el cuadro a la derecha de Personalizados (esta opción no está disponible para algunos tipos de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.)).

Calcular el subtotal de un campo de fila o columna interior Haga clic en la opción Personalizados de Subtotales, si dicha opción está disponible, y haga clic en una función de resumen en el cuadro de la derecha.

Quitar subtotales Haga clic en Ninguno en Subtotales.

Nota Si un campo contiene un elemento calculado (elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.), no es posible cambiar la función de resumen de subtotales.

Sugerencia

Para los campos de fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rótulos de fila.) exteriores, puede mostrar los subtotales encima o debajo de sus elementos. Haga doble clic en el campo, haga clic en Diseño, después en Mostrar elementos en formulario esquemático y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar subtotales en la parte superior del grupo.

Mostrar totales generales para todo el informe

1. Haga clic en el informe.

2. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Opciones de tabla.

3. Siga uno de estos procedimientos:

Mostrar los totales generales Active la casilla de verificación Totales generales de columnas, Totales generales de filas o ambas.

Ocultar los totales generales Desactive una de las casillas de verificación o ambas.

Nota Los totales generales de un campo utilizan la misma función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que los subtotales del campo.

Calcular los totales con o sin elementos ocultos

1. Haga clic en el informe.

2. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tabla dinámica, haga clic en Incluir elementos ocultos en totales .

Si este botón no está disponible, los datos de origen permiten incluir o excluir los elementos ocultos en los campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.): haga clic en Tabla dinámica, después en Opciones de tabla y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación Subtotales de elementos ocultos de página.

Nota Al mostrar u ocultar totales, es posible que se pierda parte del formato en los informes de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.) basados en el informe de tabla dinámica.

Cambiar el diseño de un informe de tabla dinámica

Ocultar todo

1. Haga clic en el informe.

2. Si existen varios campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.), colóquelos en filas o columnas.

¿Cómo?

1. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, en Opciones de tabla.

2. En la lista Diseño de página, haga clic en el orden en que desee que aparezcan los campos de página.

3. En los cuadros Campos por fila o Campos por columna, escriba el número de campos de página que desee incluir en cada fila o columna.

3. Decida si desea hacer variaciones de diseño en pantalla o en el asistente. Generalmente puede realizar cambios en la hoja de cálculo. Si los cambios producen retrasos a la hora de recuperar o mostrar datos, utilice el asistente.

Si trabaja en pantalla, siga uno o varios de estos procedimientos:

Cambie el diseño de la hoja de cálculo

1. Si no se ve el contorno azul de las área de colocación (área de colocación: área de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico donde puede colocar campos del cuadro de diálogo Lista de campos para mostrar los datos del campo. Los rótulos de cada área de colocación indican los tipos de campos que puede crear en el informe.), haga clic en Mostrar lista de campos en la barra de herramientas Tabla dinámica para que se muestre la lista de campos.

2. Para mover un campo desde su posición actual a la fila, la columna o el área de datos, arrastre el botón de campo (botón de campo: botón que identifica un campo en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede arrastrar los botones de campo para cambiar el diseño del informe, o hacer clic en las flechas que aparecen junto a los botones para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el informe.) a una nueva posición.

Los campos con iconos en la ventana Lista de campos de tabla dinámica se pueden utilizar únicamente en las áreas de página, fila y columna. Los campos con iconos sólo se pueden utilizar en el área de datos. Los campos con iconos se pueden ser utilizar en todas las áreas.

3. Para crear un campo de página, arrastre el campo al área de página en la parte superior del informe.

Si el área de página no aparece (la fila o la columna comienzan en la fila 1), utilice el asistente para cambiar el diseño y crear campos de página.

4. Para cambiar el orden de los elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) dentro de un campo de fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rótulos de fila.) o de columna (campo de columna: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como rótulos de columna.), haga clic en el rótulo del elemento y, a continuación, sitúe el puntero sobre el borde inferior de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre el elemento a otra posición.

5. Para cambiar el orden de los campos de datos (campo de datos: campo de una lista, tabla o base de datos de origen que contiene datos que se resumen en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Un campo de datos suele contener datos numéricos, como estadísticas o índices de ventas.), haga clic con el botón secundario del mouse (ratón), elija Ordenar en el menú contextual y utilice los comandos del menú Ordenar para mover el campo.

También puede hacer clic en un campo de datos y después situar el puntero en el borde inferior de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre el campo de datos a otra posición.

Agregar o quitar un campo de una hoja de cálculo

Agregar un campo Arrastre el campo desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica al área del informe del tipo de campo que desea crear.

Los campos con iconos en la ventana Lista de campos de tabla dinámica se pueden utilizar únicamente en las áreas de página, fila y columna. Los campos con iconos sólo se pueden utilizar en el área de datos. Los campos con iconos se pueden ser utilizar en todas las áreas.

Quitar un campo Arrastre el botón de campo fuera del informe.

Si no puede trabajar en pantalla:

Utilizar el asistente para cambiar el diseño y agregar y quitar campos

6. En el menú Datos, haga clic en Informe de Tabla y Gráfico dinámicos.

7. Haga clic en Diseño.

8. Para volver a organizar campos, arrástrelos de un área a otra en el diagrama de la izquierda.

9. Para agregar campos, arrástrelos desde la lista de campos de la derecha al diagrama.

Algunos campos sólo se pueden utilizar en determinadas áreas. Si coloca un campo en un área donde no puede ser utilizado, el campo no aparecerá en el área.

10. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.

11. Cuando finalice con los cambios en el diseño, haga clic en Aceptar y, luego, haga clic en Finalizar.

Notas

Dar formato al informe también puede afectar al diseño del informe.

Si cambia el diseño de un informe de tabla dinámica también modificará los informes de gráfico dinámico basados en el informe y puede que se pierda parte del formato del gráfico.

Actualizar los datos de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Ocultar todo

Nota Si el informe se basa en un archivo de cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado al servidor OLAP.), la actualización reconstruye totalmente el archivo de cubo del servidor OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) y esto puede durar tanto tiempo como la creación inicial del archivo de cubo.

1. Haga clic en el informe.

2. En la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Tabla dinámica, haga clic en Actualizar datos .

3. Si desea que Microsoft Excel actualice el informe de modo automático cuando abra el libro, establezca esta opción.

¿Cómo?

1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o en Gráfico dinámico y, a continuación, haga clic en Opciones de tabla o en Opciones.

2. Active la casilla de verificación Actualizar al abrir.

Nota de seguridad Configurar esta opción puede suponer un riesgo de seguridad ya que se pueden ejecutar secuencias de comandos SQL arbitrarias al actualizar informes de forma automática.

4. Si el informe se basa en datos externos y desea que Excel lo actualice a intervalos de tiempo determinados, establezca esta opción.

¿Cómo?

1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o en Gráfico dinámico y, a continuación, haga clic en Opciones de tabla o en Opciones.

2. Active la casilla de verificación Actualizar cada y, a continuación, especifique el intervalo que desea en el cuadro minutos.

Nota Cuando actualiza un informe de gráfico dinámico o su informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.), puede que se pierda parte del formato del gráfico.

Sugerencia

Si la base de datos solicita una contraseña cada vez que actualiza, puede hacer que Excel guarde la contraseña para que no tenga que escribirla repetidamente. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o en Gráfico dinámico, haga clic en Opciones de tabla o en Opciones y, a continuación, active la casilla de verificación Guardar contraseña. Esta opción guarda la contraseña como texto legible, de modo que si la seguridad es más importante que la comodidad, es posible que no desee utilizar esta opción.

Referencia

Este material fue tomado de la ayuda (F1) de Ms Access 2003

Guía de formación Microsoft Office Excel 2003, 2003 ISBN-0-7356-1518-7

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