Fases De Informe De Una Auditoria

3.3. Fase de Informe de la Auditoría

3.3.1. Generalidades

Objetivo General

Determinar los parámetros y directrices que se deben aplicar en la fase de informe de la auditoría, con el fin de estructurar un documento con los resultados del proceso auditor que se comunica a los destinatarios correspondientes.

Específicos

• Definir la estructura del informe.

• Establecer las características de los informes emitidos.

• Determinar los responsables de la elaboración, aprobación y comunicación de los resultados del proceso auditor de la CGR.

Alcance y cobertura

Esta fase inicia con la estructuración del informe y culmina con la firma y comunicación.

El nivel central o la Gerencia que consolide, cuando la sede principal del auditado se encuentre en su jurisdicción, emitirá un solo concepto, calificación del control interno y/u opinión de los estados financieros, soportados en los resultados obtenidos tanto por el nivel central como por los puntos de control.

En todo caso, cuando la auditoria involucre puntos de control, las Gerencias Departamentales y Distrital colegiadas remitirán al nivel que consolide un reporte de resultados con los hallazgos y conclusiones correspondientes, que será insumo para consolidar los resultados del proceso auditor. El resultado final se comunicará al representante legal en un solo informe.

Concepto y propósito del Informe de Auditoría

El informe de auditoría, es el documento final del proceso auditor, que sintetiza el resultado del cumplimiento de los objetivos definidos en el memorando de asignación de auditoría, en el plan de trabajo y el resultado de las pruebas adelantadas en la ejecución.

Los propósitos del informe son:

• Registrar los resultados de la auditoría adelantada correspondientes al periodo auditado.

• Describir de manera precisa, clara y concisa los hallazgos determinados durante el proceso auditor.

• Comunicar e informar públicamente la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y/o el concepto sobre la gestión y resultados obtenidos por el auditado.

• Comunicar sobre el Fenecimiento o no de la cuenta rendida por los responsables del erario.

• Apoyar el control político que ejerce el Congreso de la República

3.3.2 Atributos y características del Informe:

El informe debe cumplir con los siguientes atributos:

Preciso Diga lo que tiene que decir. Es conveniente ser exacto (puntual) en cada frase y en el informe completo. Su redacción debe ser sencilla, clara, ordenada, coherente y en orden de importancia.

Conciso La redacción debe ser breve pero sin omitir lo relevante, la brevedad permite mayor impacto. Se debe buscar la forma de redactar los hallazgos en forma concreta, pero sin dejar de decir lo que se tiene que decir sobre la condición (situación detectada); asimismo, se debe incluir el criterio de auditoría, la causa y el efecto, aspectos que muestren claramente el impacto que tiene la situación detectada por la CGR.

Objetivo Todos los hallazgos deben reflejar una situación real, manejada con criterios técnicos, analíticos e imparciales.

Soportado Las afirmaciones, conceptos, opiniones y hallazgos, deben estar respaldadas con evidencia válida, suficiente, pertinente y competente.

Oportuno Debe cumplir los términos de elaboración, consolidación, entrega, comunicación y publicidad.

El informe debe tener las siguientes características de presentación:

Protocolos Debe redactarse en:

Letra Arial tamaño 12 de Word.

Margen superior, 4 cms.

Margen inferior, 3 cms.

Margen izquierdo, 3 cms.

Margen derecho, 3 cms.

Espacio interlineado sencillo.

Numeración Sólo se utilizarán números arábigos por niveles, así:

1. Primer Nivel: En mayúsculas, negrilla y centrado.

1.2. Segundo Nivel: En mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda.

1.2.1. Tercer Nivel: En minúscula con negrilla a la izquierda.

1.2.1.1. Cuarto Nivel: En minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la izquierda.

Paginación Debe ir en el margen inferior centrado y se numerará a partir del capítulo Resultados de Auditoría.

Redacción Teneren cuenta las normas generales de redacción y ortografía

En la redacción del Informe debe evitarse mencionar nombres propios.

Cuadros, Tablas y Gráficas En los cuadros y tablas se utilizan números arábigos en orden consecutivos a través de todo el texto, se debe indicar primero el número y después el título, utilizando letra arial tamaño 10; si el cuadro es extenso utilizar tipo de letra más pequeño.

Elanálisis de las gráficas debe ser consecuente con la presentación de las mismas.

Así mismo, para la numeración utilizar números arábigos en orden consecutivo en la parte inferior izquierda de la misma. La gráfica se debe colocar en la misma página en que se menciona.

Cifras Las cifras presentadas en el Informe y en los diferentes cuadros deben ir en una sola unidad de medida: millones, miles de pesos, etc. Las cifras se separaran con puntos y no con comas.

Denominación e Identificación de los hallazgos A los Hallazgos se les colocará un titulo en positivo y se numerarán en forma consecutiva, esto último con el fin de facilitar su codificación.

Estructuración del informe

El informe de auditoría, de acuerdo con el memorando de asignación de auditoría, debe contener como mínimo, lo siguiente:

CONTENIDO (ver modelo)

1 Carátula

2 Hoja de Presentación

3 Tabla de Contenido

4 Hechos Relevantes en el Período Auditado (si aplica)

5 Dictamen Integral o carta de conclusiones

6 Resultados de la Auditoría

7 Anexos

3.3.3. Actividades básicas para generación de informes

Para la elaboración de los reportes e informe, teniendo en cuenta el memorando de Asignación de Auditoria, se deben seguir los siguientes procedimientos:

• Generación de informes de auditados nivel central y desconcentrado que NO consolida

Generación de informe del Auditado Nivel Central que consolida con los Puntos de Control

PROCEDIMIENTO PARA INFORMES DE AUDITORIA QUE CONSOLIDA PUNTOS DE CONTROL EN EL NIVEL CENTRAL

Generación de informe del auditado Nivel Desconcentrado que consolida

PROCEDIMIENTO PARA INFORMES DE AUDITORIA QUE CONSOLIDA PUNTOS EN EL NIVEL DESCONCENTRADO

Elaboración de informe

Esta actividad es realizada por el equipo auditor y el responsable de auditoría, con base en los hallazgos y conclusiones que obtenga el equipo auditor y que incluyan los lideres en su reporte. Este se organiza de acuerdo con los atributos y modelos establecidos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• Que incluya la totalidad de los hallazgos detectados y validados en mesas de trabajo los cuales deben tener soporte en los papeles de trabajo y que se haya surtido el derecho a la contradicción

• Todo hallazgo con incidencia fiscal debe validarse en mesa de trabajo con la participación del funcionario enlace de responsabilidad fiscal, como se indica en el capítulo de “hallazgos”.

• Que exista coherencia entre los hallazgos y las conclusiones y que las cifras que se presenten sean consistentes (Texto vs. cuadros)

• Que se hayan analizado los hechos sobre los que existan controversias con el auditado, determinando la validez de incluir dentro del informe, los criterios opuestos que la entidad tenga sobre lo detectado en la auditoría.

• El informe contendrá un dictamen, si el proceso auditor tuvo como alcance el pronunciamiento de la cuenta (fenecimiento o no de la cuenta), control de gestión, resultados, legalidad, evaluación del Sistema de Control Interno, y opinión a los estados financieros. De lo contrario contendrá una carta de conclusiones.

Revisión y validación del informe: Debe ser de forma y fondo, encaminada a validar que se haya cumplido con los (el) objetivo(s) definido(s) en

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