Gestion Documental

MICROFILMACIÓN: Técnica de archivo que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película, basada fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en otro que puede ser un material sintético. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible y muy resistente al envejecimiento, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se fotografían los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder algo de información. De esta reducción o minia-turización de tamaño derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas que son:

• Ahorro sustancial de espacio (más del 98%)

• Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.)

• Acceso y localización rápido, y consulta ágil.

• Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc.

• Seguridad en la conservación de la información y documentos, ya que estos en el microfilm son inalterables. No se puede modificar la información.

• El microfilm es más fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de pequeño tamaño, tiene poco flete o gastos de envío.

• En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm puedan estar contenidos 2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y más de 11.000 del tamaño de un cheque, y este de ambos lados.

Para la recuperación de las imágenes del microfilm solo basta un aparato que básicamente consiste en un lente de microscopio que proyecta la imagen de la película en una pantalla. La búsqueda de los documentos esta normalmente ayudado por un computador, que es el que guarda en la memoria los posicionamientos de los documentos contenidos en los rollos. Si se desea rescatar información se lo puede hacer a través de la pantalla, pero si se quiere restituir el documento en papel, se lo puede hacer por medio de un lector impresor de papel común, que cumple las dos funciones: mostrar en pantalla e imprimir en papel una copia del documento mostrado. Habitualmente los equipos lectores o lectores impresores son sencillos y económicos. No requieren mayormente de mantenimiento, y los insumos se reducen a papel y tonner en los lectores impresores.

Los rollos de microfilm se pueden guardar indefinidamente (se estima su duración en 500 años en pruebas de envejecimiento acelerado). Normalmente se usa en la visualización, una copia diazoica (muy económica), y el original se lo guarda. Solamente se usa este para hacer copias de trabajo.

¿Qué pasos se deben seguir para lograr un archivo microfilmado?

Ordenamiento cronológico de la documentación a microfilmar:

Si los documentos están deteriorados, es aconsejable prepararlos de manera que el acceso a ellos para su microfilmado, sea lo más rápido posible.

Microfilmado: Si los originales guardan la misma forma podrán ser tomadas en equipos rotativos, siempre que estos no estén encuadernados.

Si los originales no guardan la misma forma se optará por equipos planetarios que permiten microfilmar originales sueltos o encuadernados.

Procesado de la película: La película de microfilmación, guarda las mismas características que las películas fotográficas, por lo tanto el proceso de revelado en principio, es similar. Se recurre a la transformación de las sales de plata de la misma en halogenuros, a través de productos químicos que una vez que actuaron sobre ella deben ser desalojados por completo, ya que en caso de quedar sobre la película actuarían en desmedro de la calidad archivística.(Calidad por tiempo indeterminado) de la información microfilmada.

Enjacketado

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