Gestion Documental

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GRUPO DE TRABAJO:

MYRIAM MEJÍA

JEANNETTE CAÑÓN

AMANDA BARRERA

ALEXANDER MELO C.

HERNÁN O. PARADA A.

JORGE W. TRIANA T.

GRUPO DE TRABAJO:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

BOGOTÁ

2005

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 4

1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 6

1.1 ANTECEDENTES 6

1.2 JUSTIFICACIÓN 7

1.3 OBJETIVOS 8

1.3.1 OBJETIVO GENERAL 8

1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 8

2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 9

2.1 MARCO LEGAL 9

2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 12

2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 12

2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 13

2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN 13

2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 15

2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 17

2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17

2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 19

2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 20

2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21

2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 22

2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26

2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28

2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 30

2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 33

2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 34

2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 34

2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 34

2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 35

2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 36

2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 36

2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 37

2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43

2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45

2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50

2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51

2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 53

2.3 IMPLEMENTACIÓN 55

2.4 SEGUIMIENTO 55

3. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS 56

ANEXOS 58

BIBLIOGRAFÍA 59

LISTA DE ANEXOS

ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE)

1.1.1 NOTA INTERNA

1.1.2. MEMORANDO

1.1.3. CIRCULAR

1.1.4 ACTA

1.1.5. CARTAS

1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD

1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS

1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS

1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN

1.3.4. TIPOS DE SOPORTES

1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL

1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE

1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN

ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN

2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL)

2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS

2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS

2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA

2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS

2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO

ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD

3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD

3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO

3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD

ANEXO 4. FOLIACIÓN

ANEXO 5. SISTEMAS DE ORDENACIÓN

5.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS

5.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS

5.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS

ANEXO 6. INVENTARIO

ANEXO 7. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

7.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS

7.2. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

ANEXO 8. INSTRUMENTOS DE CONSULTA

ANEXO 9. APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

ANEXO 10. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

10.1 ACCESO Y REQUISITOS PARA LA CONSULTA

10.2. SERVICIOS DE ARCHIVO

ANEXO 11. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN

11.1 ÁREAS LOCATIVAS, EQUIPO Y MOBILIARIO, UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO

11.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ANEXO 12. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN

ANEXO 13. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

13.1 CONSERVACIÓN TOTAL

13.2 ELIMINACIÓN

13.3 SELECCIÓN

13.4 MICROFILMACIÓN

ANEXO 14. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL DISEÑO DE UNA ENCUESTA-ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PGD EN UNA ENTIDAD

INTRODUCCIÓN

La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.

La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”

En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. Es por ello que no obstante , por desigual desarrollo tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.

Es de advertir, que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo, incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto, hoy se encuentran en la mayoría de las entidades, fondos acumulados, que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las

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