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¿Qué es un Secretaría?

Secretaria es la persona que se encarga de diferentes funciones básicas para que su colaborador o jefe no tenga que preocuparse por ejemplo llamados telefónicos, recepción de documentos y de más. Su profesión seria auxiliar administrativo que gestiona el tiempo del empresario o persona con el cual trabaja.

Cualidades.

• DISCRECIÓN

• ADAPTABILIDAD

• INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TRABAJO

• PUNTUALIDAD

• RESPONSABILIDAD

• LIMPIEZA Y ORDEN

• PACIENCIA

• COOPERACIÓN

• BUEN CRITERIO

• BUENA VALUNTAD

• DEDICACIÓN

• PULCRITUD

• PREVISIÓN

• SINCERIDAD

• BUENA EDUCACIÓN

Misión de la Secretaría.

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en su vigilancia de los procesos a seguir adentro de la empresa.

¿Qué es un perfil?

Es donde das una descripción de ti mismo (edad, como eres de personalidad, de donde eres, que estudias) las cosas que te interesan los temas que crees de importancia para ti

lo que te gusta hacer y foto tuya como eres.

¿Cuál es su perfil?

Confianza en sí misma: Proviene de saber que uno es capaz de triunfar e infundir seguridad a las demás persona. “Nadie puede dar lo que no se posee”.

Lealtad: Una secretaria es de confianza por lo tanto debe ser leal al jefe, a sus compañeros de trabajo y consigo misma. Además de que la lealtad es la guía de nuestras relaciones humanas.

Iniciativa: Son las ideas prácticas e ingeniosas que le ayudan a la secretaria a salir de la rutina.

Discreción: Cualidad esencial de la secretaria que ocupa un cargo de confianza, debe ver, oír y callar.

Seguridad: Es la base de la eficiencia y de la manera de desempeñarse en el trabajo.

Responsabilidad: Es realizar el trabajo con eficiencia, prontitud y cumplir a cabalidad con el asignado.

Eficiencia: Es realizar bien el trabajo, poner todo nuestro esfuerzo y voluntad. Nadie es indispensable y otra persona podría desempeñar nuestra labor.

Puntualidad: Viene a formar parte de la responsabilidad, de llegar con atención y olvidarse de las excusas.

Honestidad: No solo significa mentir, engañar o robar, también es la hipocresía, la calumnia y la envidia, es por esto que la secretaria debe ser honesta consigo misma.

Cooperación: El éxito laboral de una secretaria depende de la cooperación, su equipo de trabajo.

Orden: Es un hábito que nos ayudará a desempeñarnos en forma fácil, eficiente y rápida.

Limpieza: Refleja una parte de nuestra forma de ser, por lo tanto debemos mantener limpia el área de trabajo y aseado nuestra aspecto físico.

Pulcritud: La secretaria debe demostrar pulcritud en su persona y en la calidad de su trabajo.

Saber Escuchar: La secretaria no debe ser egoísta, para demostrar su buena educación debe saber escuchar a las personas que la rodean.

Honradez: No solo significa no llevarse el material de la empresa, sino también no tomar demasiados recesos largos. Para que consideren a la secretaria valiosa y responsable no hagas esto.

Sinceridad: La sinceridad en la secretaria es necesaria para establecer relaciones interpersonales y vivir en un mundo justo y exento de hipocresía.

Tacto: Es tener prudencia ante las diversas circunstancias o actitudes.

Cortesía: Es la demostración de afecto y respeto hacia las demás personas.

Debemos usar frases que ayuden a ganarse la confianza y simpatía.

Perseverancia: La secretaria debe estar en constante preparación o capacitación y alcanzar todas sus metas.

Sociable: La secretaria debe estar dispuesta a compartir y recibir criterios de las personas. Además de tratar a la gente con prudencia y respeto.

Elegante: L secretaria debe demostrar su educación, buen vestir, buen gusto y delicadeza en todo momento.

Amabilidad: La secretaria debe manifestar su cortesía en el instante de comunicarse con las personas.

Crítica: La secretaria debe verter criterios constructivos hacia las diferentes áreas de la empresa o de algún compañero.

Atenta: La secretaria debe estar pendiente de la necesidad del jefe y de sus clientes.

Prioridad: La secretaria debe priorizar las actividades más transcendentales que tiene que realizar.

Cualidades Profesionales

Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más óptima, además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.

RESPONSABILIDAD.

Es una cualidad que se encuentra por naturaleza en la conciencia de una secretaria, permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos, siempre en el plano moral. Cuando ésta pasa al plano ético (puesta en práctica), persisten estas cuatro ideas para establecer la magnitud de dichas acciones y afrontarlas de la manera más prepositiva e integral, mejorando el sentido laboral, social, cultural y natural. ENTUSIASMO esta cualidad corresponde a la exaltación del ánimo que se produce por algo que cautiva o que es admirado, no se ve ni se toca. Sin embargo está y hasta se hace manifiesto en el cuerpo a través de sensaciones que no tienen nombre específico, se identifica como una fuerza no intencional moviendo a realizar una acción, favorecer una causa o desarrollar un proyecto.

Funciones Técnicas:

La secretaria dentro de sus labores o desempeño podemos clasificarla en labores o funciones técnicas, para lo cual debe ser eficiente, dominar todos los conocimientos propios de su especialidad: mecanografía, taquigrafía, correspondencia, archivos.

Funciones Administrativas:

En cuanto a las funciones administrativas debe ser muy organizada, ser una verdadera representante de su jefe para poder transferir sus indicaciones mas adelante y por ultimo ser muy capaz en la comunicación oral y escrita.

Funciones Humanas:

Por lo que resta, las funciones humanas deben saber tratar adecuadamente a quienes la rodea y con quienes tiene relaciones, para generar un ambiente agradable entre ella el jefe y el resto del personal dentro y fuera del área ser sumamente discreta con la información que se obtenga.

Recursos para el funcionamiento de la oficina:

Para que una oficina funcione necesita lo siguiente:

1.-Material de trabajo: Abarca los artículos de escritos como lápices, plumas, clips, cintas adhesivas, grapadoras, perforadoras, grapas, correctores, legajos, cintas para maquinas.

2.-Mobiliario: Escritorios, sillas, libreros, archiveros, cestos para papeles, mesas, sillones, artículos de decoración.

3.-Maquinaria: Maquinas de escribir, computadoras, sumadoras, calculadoras, copiadoras, impresoras, teléfonos y fax.

Organigramas

Hay dos tipos de organigramas son:

1.- Funcional o departamental: En este tipo se divide el mando por departamentos, nombrando un jefe por cada departamento, donde se realizan funciones definidas, cada jefe de cada departamento rinde cuentas al gerente.

2.- Mixto: En este tipo de organigramas se combinan lo dos anteriores, por un lado se observa un jefe encargado se supervisar el cumplimiento de órdenes, por otro lado veremos que también hay jefes o encargados del departamento que reciben de un supervisor.

Ilustrar los recursos necesarios para los funcionamientos de la oficina (equipo, mobiliario y materiales).

CARTA SIMPLE, PARTICULAR (G-1)

Apodaca, N.L., Junio 22 del 2013

Lic. Rafael del Campo

Tacuba 25-14

Delegación Cuauhtémoc

06000 México, D.F.

Estimado señor del Campo:

La señorita María Luisa Vargas, portadora de esta carta, termino sus estudios en uno de los mejores colegios de México, hace dos años.

Hasta el mes próximo pasado, trabajo con todo éxito en las oficinas de la Cía. Mexicana de Aviación; pero con motivo de la redacción de personal que llevaron a cabo en esas dependencias, la señorita Vargas no pudo continuar presentando sus servicios, y por esta causa me ha solicitado presentarla a usted, con el objeto de que se sirva ayudarla en su propósito de encontrar empleo.

Desde luego, me es grato manifestarlo que mi estimada recomendada, además de sus prendas personales de educación, es una persona culta y dedicada al trabajo, circunstancias éstas que estoy seguro, usted habrá de apreciar para el efecto que nos proponemos.

Le agradezco cumplidamente por cuanto se sirva hacer en beneficio de la señorita Vargas y quedo, como siempre, a sus estimables órdenes.

Manuel Sevilla

MS/eg

Diana Laura Cortinas Rivas #14 3 F

CARTA SIMPLE, COMERCIAL (G-2)

Apodaca, N.L., Junio 22 del

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