INFORMATICA APLICADA A LA GERENCIA

INTRODUCCIÓN

La informática es una ciencia eminentemente de apoyo administrativo, ya que proporciona la información de calidad que se necesita en cada una de las etapas del proceso administrativo, lo que permite la toma de decisiones con menor grado de riesgo.

Los sistemas de información, contribuyen a alcanzar los objetivos y las metas de las empresas proporcionando la información necesaria para la toma de decisiones en cada una de las etapas del ciclo administrativo, que a su vez, se aplica a cada una de las etapas del ciclo económico mutante.

La unidad fundamental de tratamiento de la información es el microprocesador, que es el órgano que interpreta las órdenes del software, las procesa y genera una respuesta. La microelectrónica también está presente en todas las funciones de comunicación, almacenamiento y registro.

El software traslada las órdenes que un usuario da a una computadora al lenguaje de ejecución de órdenes que entiende la máquina. Está presente en todos las funcionalidades del proceso de la información, pero especialmente en el tratamiento de la información. El hardware sólo entiende un lenguaje que es el de las señales eléctricas en forma de tensiones eléctricas, por lo que es necesario abstraer de esta complejidad al hombre y poner a su disposición elementos más cercanos a sus modos de expresión y razonamiento.

Las infraestructuras de comunicaciones constituyen otro elemento base del proceso de información, desde el momento en que alguna de las funcionalidades resida en un lugar físicamente separado de las otras. Para acceder a esta función hay que utilizar redes de comunicación por las que viaja la información, debiéndose asegurar una seguridad, calidad, inexistencia de errores, rapidez, etc.

INFORMATICA APLICADA A LA GESTION DE LA EMPRESA

Concepto de Información Aplicado a la Empresa

La información es un elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Determina la consecución de los objetivos de la empresa repercutiendo en el éxito o fracaso del negocio. Para que la información cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas características:

 Debe ser relevante: tiene que ser importante, que sea la información que nosotros necesitamos.

 Debe estar actualizada: debe utilizarse en el momento de ser generada.

 Debe ser económica: la obtención de la información no debe generar un coste elevado para la empresa.

 Debe ser rápida: el acceso a la información debe realizarse de forma rápida y sencilla.

 Debe ser de calidad: es importante que la información carezca de errores y sea completa.

 Debe ser objetiva: no cabe opción a subjetividades.

 Debe ser completa: el tener la información incompleta es peor que no tener nada.

 Debe ser aplicable: la información debe ser adecuada para la toma de una decisión, además de ser importante y pertinente. Una información que no satisfaga estas características carecerá de valor y, por tanto, no será válida para la organización.

Fundamentos de los sistemas de información.

Los sistemas de información son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los sistemas de información actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los sistemas de información forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder.

Los Sistemas de Información o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information System se diferencian de los sistemas de información comunes en que para analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma de decisiones (por ejemplo: sistemas de apoyo a la decisión, sistemas expertos y sistemas de información para ejecutivos).

El Sistema de información automatizado: es un conjunto integrado de procesos desarrollados en un entorno usuario-computadora que, operando sobre unos datos, recopilan, procesan y distribuyen la información necesaria para facilitar la actividad habitual de la organización, la dirección y control de la misma, la toma de decisiones, la coordinación y el análisis.

• Entrada: datos que vamos a introducir.

• Proceso: es toda la gestión de esa información (manipulación y transformación de los datos) para la organización.

• Salida: es el resultado que obtenemos.

• Almacenamiento: donde guardamos la información y podemos recuperarla en cualquier momento. La información almacenada debe mantenerse mediante un proceso de actualización.

• Retroalimentación: hay casos en que la entrada de información puede ser la salida de otro. Hay que tener en cuenta si existen fallos en el sistema (tiene que detectarlos). Es la salida que se utiliza para efectuar cambios en actividades de entrada o procesamiento. Debe evaluarse.

Actualmente se habla de gestión de la información en las organizaciones, gestión de la calidad, gestión de los recursos de información, roles y capacidades de las personas en la gestión de información. Se habla en la actualidad, en la era de la información en la cual nos encontramos, la era de la inteligencia corporativa, la cual consta de varias fases en su establecimiento:

1. Concientización corporativa

2. Establecimiento de un departamento para procesar la información.

3. Desarrollo de un sistema electrónico.

4. Desarrollo de una red electrónica global

Todo esto muestra el desarrollo que ha transitado en los caminos de la evolución, la información y los sistemas informativos como vía fundamental para la tomas de decisiones en una organización, producto de los cambios que se han originado principalmente a partir de la masiva utilización de la computación, la información ha pasado a ocupar un lugar fundamental en la vida de las organizaciones.

Existe y existirá información en cualquier acción o intención del que hacer de la humanidad, por ende, no hay organización sin información. Los nuevos modelos de gestión señalan que actualmente el recurso más valioso que existe, es la información, en contraposición con el capital, cuya relevancia dejó ese primer plano.

Los orígenes y causas del surgimiento de las sociedades de información o los sistemas informativos se fundamentan en dos aspectos interrelacionados:

• El desarrollo económico a largo plazo

• Los cambios tecnológicos.

Componentes de los sistemas de información.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: Entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.

• Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes.

• Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.

• Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

• Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

• Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters,

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