INTEGRIDAD REFERENCIAL

¿Qué es la integridad referencial?

Con Microsoft Access

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados.

Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:

1. El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único.

2. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

3. Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access.

Cuando se exige la integridad referencial, deben observarse las reglas siguientes:

• No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal.

• No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.

• No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relación, seleccione la casilla de verificación Exigir integridad referencial al crear la relación. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio.

Puede anular las restricciones sobre la eliminación o la modificación de registros relacionados y aún así conservar la integridad referencial mediante la activación de las casillas de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados.

Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.

¿Qué es un formulario? Para Access, un formulario no es más que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas

Ya sabes que cuando trabajas con una tabla, esta aparece en filas y columnas (parecido al formato de una hoja de cálculo). El fondo normalmente en color blanco. Las letras normalmente en color negro. Algo monótono.

Podemos mejorar el aspecto de una tabla cuando la visualizamos en pantalla gracias a los formularios.

Para crear un formulario, prueba los siguientes pasos:

Abre una base de datos que tengas creada (vale cualquiera que hayas creado siguiendo este tutorial, por ejemplo)

Activa la hoja ‘Formularios’, en la parte superior de la ventana de la base de datos

Pulsa el botón ‘Nuevo’

Una de las formas más sencillas de crear un formulario es utilizando el ‘asistente’. El asistente es un pequeño programa que, formulándonos una serie de preguntas, es capaz de crear por sí solo un formulario (lo malo es que siempre suele hacerlo a su manera y, a lo mejor, no se ajusta exactamente a lo que nosotros buscamos)

Haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opciòn ‘asistente para formularios’

En la casilla en blanco que tienes un poco más abajo puedes elegir la tabla que quieres utilizar para crear el formulario. Selecciona una cualquiera y pulsa el botón aceptar

Verás que sale una nueva ventana con los nombres de los campos que componen la tabla

A la derecha tienes un panel en blanco. Los campos que pases a este panel, son los que aparecerán en el formulario. Para pasar los campos al panel de la derecha puedes utilizar uno de los botones que están entre los dos paneles: (>) pasa los campos a la derecha de uno en uno; (>>) pasa todos los campos a la derecha de una sola vez; (<) quita un campo del panel de la derecha y (<<) quita todos los campos que están en el panel de la derecha. Utilizando estos botones pasa varios campos (incluso todos) al panel de la derecha

Pulsa el botón ‘Siguiente’

En esta ventana simplemente tienes que elegir el formato que quieres que se utilice para mostrar los campos: ‘En columnas’ y ‘Justificado’ hace que aparezca solo un registro por pantalla (igual que un DNI, por ejemplo), ‘Tabular’ y ‘Hoja de datos’ hace que aparezcan los datos en columnas (parecido a cuando ves la tabla). Selecciona ‘En columnas’ por ejemplo

Pulsa el botón ‘Siguiente’

Ahora tienes distintos estilos para aplicar al formulario. Los estilos son simplemente algunas combinaciones de colores, fondos y tipos de letra que se van

...