Implantación De Los S&P

Dentro del plan de trabajo, se debe decidir quienes participarán en el

proyecto, incluyendo expertos, editores, verificadores. En caso de que no se

tengan todas las capacidades necesarias será conveniente acudir a firmas

especializadas.

Presupuesto de tiempo.

Asignar y controlar el tiempo de los participantes del proyecto, será útil

para programar futuras asignaciones. En este presupuesto se designan las

fechas de iniciación y finalización de cada tarea. Los desfasamientos en el

tiempo presupuestado deberán tener su explicación.

Aprobación del documento de planeación.

Después de ejecutar los pasos en la planeación que han sido explicado

anteriormente, será necesario ponerlos por escrito en un documento, circular

dicho escrito entre la gente que participa y en su caso hacer los cambios

necesarios para su aprobación final.

5.4 Recabando información para elaborar un borrador

del manual.

La información a consultar para la elaboración del manual puede tener su

origen en otros documentos, de expertos en la materia, del propio conocimiento.

Ejemplos de documentos que se pueden consultar:

• Manuales previos de la organización.

• Manuales de otras organizaciones.

• Archivos de la organización.

• Leyes y reglamentos por las cuales se rige la empresa.

• Archivo de problemas detectados.

• Problemas identificados por otras agencias.

Se obtiene información también de expertos en la materia ya sea

entrevistándolos o dejando que ellos preparen un borrador del manual. El

personal que usará el manual muy a menudo son la mejor fuente de

información y que debe ser consultada e involucrada lo más posible. El éxito de

un manual descansa también en el hecho de que el personal usuario se sienta

parte de los resultados.

Técnicas de entrevista

Aquí mencionaremos algunas entrevistas a utilizar cuando se conducen

la entrevistas.

• Programar al personal para su entrevista. Con anticipación al personal se

le plantean los puntos de la entrevista, así de esta manera ellos pueden

prepararse para su entrevista.

• Hacer tu propio trabajo. Esto es no perder el tiempo haciendo preguntas

sobre lo que ya es conocido.

• Hacer el trabajo de principiantes. Esto es no tener miedo a hacer

preguntas al personal usuario por más imprudentes que sean.

Elaborando el borrador del manual.

Una vez que se ha recabado la información necesaria, entonces se

estará en condiciones para poner por escrito el manual. Para mucha gente,

escribir el primer borrador del manual es la parte más difíciles y a veces

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representa un bloqueo mental para quien lo escribe. Cuando uno empieza a

escribir el manual, no se tiene que ser muy exigente ni tratar de elaborar un

manual perfecto ni editarlo a la primera vez. Otra sugerencia es no empezar por

el principio, la introducción es una de las partes más difíciles de elaborar, es

conveniente que se desarrolle primero el cuerpo del manual y posteriormente la

introducción, a fin de darle agilidad al manual.

5.5 Poniendo a prueba el manual

Es importante para los usuarios del manual hacer las pruebas

respectivas a dicho manual para determinar su eficiencia, suficiencia y

exactitud. Con un software de prueba se podría probar los manuales al mismo

tiempo que el software es probado también.

Se debe tomar el suficiente tiempo de prueba para resolver los

problemas que podría tener la aplicación del manual. Involucrando a los futuros

usuarios en las pruebas del manual es la

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