La carta

La carta

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el frente del sobre, y el nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres pre impresos).

Existen cartas sin remitente, en las que no está lista o anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

La circular

La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o evento actual, que pueda resultar de interés para la empresa, departamentos, empleados, etc.

Normalmente una carta circular comunica una determinada información o noticia a varios destinatarios, en empresas grandes, puede que a muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de éstas.

Además, la noticia o información que contiene la circular permanece en el tiempo, es decir, no

se utiliza para comunicar algo que tenga un carácter puntual. Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.

Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.

La Minuta

En el mundo actual en que vivimos es imprescindible la comunicación, verbal, o escrita, gestual, grafica, y simbólica, ésta es importante para los individuos, ya que es una forma de incertarse en el ámbito donde se encuentran y se considera un instrumento fundamental para mostrar el reflejo de lo que es cada uno.

La comunicación escrita conlleva a la permanencia de la información que se requiere, permitiendo así mantenerla en el tiempo y conseguirla en búsquedas futura, como por ejemplo, una carta, memorandum, informe, acta, minuta telegrama, oficio, etc, cada una con características particulares. En este sentido, haciendo referencia a la Minuta, ésta es es un documento escrito, de carácter informativo, por la naturaleza de esta hace las veces de acta, solo que con una redacción muy breve que servirá de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta formal. Consigna el desarrollo de la reunión, el nombre de los participantes y la síntesis de sus proposiciones, así como la relación de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene también la relación de asistentes, la hora y lugar de la celebración y el objetivo de la reunión.

¿Cómo debe elaborarse, que aspectos debe contener una Minuta?

La Minuta contiene ciertas características básicas de elaboración, con la que se estructura dependiendo de las necesidades que tenga el escritor. En tal sentido debe contener lo siguiente: Identificación, lugar y fecha, nombre de la organización, número, asistentes, firma del responsable.

Características de la minuta

• la minuta La minuta se escribe de corrido sin dejar espacios libres. No hay punto y aparte por esta razón.

• Firma Firmarán la minuta todos los asistentes a la reunión, sin excepción, al final del texto.

• Lenguaje I Generalmente, el tiempo verbal usado en la minuta es el presente porque se escribe mientras se desarrolla la reunión: Inicia la reunión…propone someter a votación…Se conviene que… Sin embargo, en algunos grupos de trabajo, dado que el documento se termina de redactar una vez que el encuentro ha finalizado, es común que se empleen los tiempos del pasado.

• Lenguaje II El tono de la minuta deberá mantenerse neutro y objetivo. Es frecuente que, antes de poner el punto final, quien esté a cargo de la transcripción haga circular la minuta entre los demás asistentes para que todos corroboren lo transcrito o modifiquen lo que consideren.

• Fraseología útil Existen giros característicos de este documento, como los siguientes: Toma la palabra…, Interviene el Dr.…, En uso de la palabra el señor Presidente de la reunión…, No habiendo más asuntos que tratar…, Acto seguido

Tipos de minutas

Hay dos tipos principales de minutas: las notas que se toman de lo dicho en una reunión, para redactar posteriormente el acta y el esquema que el funcionario entrega al secretario para que este le redacte la carta.

• DE ARCHIVO Es el documento que se confecciona como comprobante de alguna actividad interna de la empresa, generalmente cuando no tiene otro tipo de documento que la respalde.

• RUBRICADA La que rubrica el ministro o funcionario que manda extenderla y no es resultado de trámites preparatorios del acuerdo.

Estructura de la minuta

Estructura de la minuta NOMBRE Y MOTIVO DE LA REUNIÓN (Ejemplo: MINUTA DE REUNIÓN DEL EQUIPO DE CALIDAD) FECHA ASISTENTES (Listado con el nombre de los asistentes.) ASUNTOS TRATADOS (Listado de los asuntos tratados.) ACUERDOS TOMADOS (Listado y descripción de los acuerdos tomados.) ACTIVIDADES POR REALIZAR. (Se indicará el nombre del responsable de realizar la actividad y enseguida la actividad correspondiente. También se puede incluir aquí la fecha de cumplimiento de la actividad.) FIN DE LA MINUTA. (Debe incluir la leyenda "fin de la minuta”.) NOMBRE Y FIRMA DE LOS ASISTENTES (Firmas de los presentes)

Modelos incorporados en los paquetes de informática: Word for Windows, Office 97

El Procesador de Texto

Comenzaremos por explicar brevemente el significado de procesador de texto, desglosando las funciones del mismo en el ámbito empresarial. Finalmente se hará una breve presentación del producto elegido para desarrollar el presente tema, el procesador Word.

El procesador de texto fue, en un principio, un programa de propósito general destinado a simular el funcionamiento de una máquina de escribir. Con el avance de la informática, esta simulación ha quedado muy superada, ya que un procesador de texto permite manipular el texto a gusto del usuario (distintos tipos de letra, formatos, introducción de gráficos, personalización de los documentos, etc.), operaciones que una máquina de escribir no puede realizar.

El objeto de todo procesador de texto reside en obtener una copia impresa del documento creado, que se obtiene por medio de la impresora conectada al ordenador. La calidad que consiguen estos dispositivos es notablemente superior a cualquier máquina de escribir, lo que hace al procesador de texto uno de los programas informáticos más difundidos y utilizados en cualquier ambiente profesional.

Existen distintos tipos de programas capaces de manipular texto. Según las posibilidades de cada uno de ellos y del sector al que van dirigidos, se pueden distinguir los siguientes:

• Editor de texto. Sólo acepta texto por medio del teclado y posee las operaciones elementales de almacenamiento, edición e impresión, pero sin poder manipular el texto con distintos formatos. Los textos que generan son textos sin formato, en código ASCII y están destinados a los programadores. Dentro de este grupo destacan EDLIN y EDIT de MsDos; BLOC DE NOTAS de Windows.

• Procesador de texto. Capaz de dotar a los textos de distintos formatos y que posee infinidad de operaciones: inserción de gráficos, tablas, diseño de páginas, entre otras. Son los más utilizados en oficinas y por el usuario. Los más conocidos son MICROSOFT WORD, WORD PERFECT, WORDSTAR y AMIPRO, todos ellos en formatos para DOS y para Windows (este S.O. lleva incorporada como herramienta el procesador WORDPAD). Con los procesadores de texto avanzados se consigue lo que se denomina WYSIWYG.

• Autoedición. Programa superior al procesador de texto que permite el diseño completo de páginas para periódicos o revistas. Recibe el nombre de Maquetación o Composición de Páginas, y cabe destacar: PageMaker, Ventura y QuarkXPress.

El procesador de texto en la empresa.

Esta aplicación se encuentra muy generalizada en las empresas. Cada día es más frecuente entrar en una oficina en la que han desaparecido las máquinas de escribir y en su lugar se han colocado ordenadores e impresoras.

Las ventajas que han proporcionado el ordenador y el procesador de texto con respecto a la máquina de escribir son múltiples, entre ellas almacenar en discos los documentos creados para su posterior manipulación.

La forma de trabajar con el procesador de texto en la empresa se basa en generar documentos con datos que se necesitan en el momento, para posteriormente almacenarlos en disco. En una nueva utilización bastará con recuperar el documento creado y efectuar las modificaciones precisas. La utilización que recibe un procesador de texto dentro de la empresa es múltiple:

• Generación de cartas, informes, notas, memorandos, fax, etc.

• Elaboración de modelos o plantillas de utilización general.

• Creación de impresos o formularios.

• Elaboración de correspondencia a partir de un documento y una base de datos.

• Generación de etiquetas y sobres.

• Creación de documentos gráficos.

• Elaboración de esquemas y resúmenes.

El procesador de texto WORD

Se explica, en este tema el procesador de texto nº 1 en ventas en los últimos años. Esta

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