Portal Sap Hekp

Proporcionar acceso compartido a los documentos departamentales

Como gestor de contenidos, a manejar una estructura de carpetas en la que los empleados de un departamento puede guardar los documentos que todo el mundo puede acceder.

El usuario puede acceder a estos documentos a través de un punto central de entrada en el portal y el uso de las funciones que el administrador ha configurado, por ejemplo, buscar, suscripciones, notas personales, o comentarios.

Usted tiene el control central sobre la estructura de carpetas y puede, por ejemplo, especificar una publicación controlada de documentos para determinadas carpetas. Para apoyar a los usuarios durante la creación del documento y al mismo tiempo garantizar la coherencia, puede proporcionar plantillas.

Requisitos previos

Usted está inscrita como titular de permiso en la carpeta raíz de la estructura y poseer todos los permisos para la estructura de carpetas.

Procedimiento

Crear carpetas.

Para obtener más información, consulte Creación de una carpeta .

Defina los permisos de las carpetas.

Para obtener más información, consulte Definición de permisos .

Pasos opcionales

Definir la visualización de carpetas en el portal.

Para obtener más información, consulte Definición de la visualización de carpetas y documentos de la selección de una carpeta de forma manual .

Configurar la publicación de los documentos con o sin un proceso de aprobación.

Para obtener más información, consulte Configuración de publicación con un proceso de aprobación y Configuración Publishing Sin un proceso de aprobación .

Active la función de publicación basada en el tiempo.

Si se activa esta función, los autores pueden mantener un período de validez de sus documentos. Los documentos sólo son válidos dentro de este período de validez.

Para obtener más información, consulte Configuración dependiente del tiempo de publicación .

Activar el control de versiones de documentos.

Para obtener más información, consulte Activación de control de versiones .

Proporcionar plantillas de documentos.

Los usuarios pueden crear documentos nuevos basados ​​en estas plantillas directamente en el portal.

Para obtener más información, consulte Proporcionar plantillas .

Más Información

Proceso de Aprobación

Se pueden definir flujos de trabajo de aprobación de las carpetas. El estado de aprobación pertinente controla la visibilidad de los documentos en estas carpetas. En los pasos de aprobación diferentes, el sistema envía notificaciones a los aprobadores. Cada notificación es enviada tanto por correo electrónico como en forma de una tarea en la lista de trabajo universal.

La siguiente figura muestra el estado en el ciclo de vida de un documento y los pasos que conducen a cambios de estado.

Estado de aprobación en el proceso de aprobación

Estado

Descripción

En Proceso

Este estado se asigna tan pronto como un autor crea un documento en la carpeta.

El documento es visible para los usuarios con permiso de escritura o con el permiso Administración de servicio autorizador.

Si hay más de una versión de un documento, cualquier persona con acceso de lectura sólo se puede ver la versión que ha sido más recientemente liberados.

Para aprobación

Este estado se asigna tan pronto como el autor ha enviado el documento para su aprobación. Esta situación provoca el flujo de trabajo de aprobación.

El documento es visible para:

Aprobadores

Los usuarios con permiso de escritura o con el servicio de Administración de permiso Aprobador

El flujo de trabajo de aprobación genera las notificaciones requeridas por los aprobadores de la primera etapa y una vez que éste ha sido aprobado, genera las notificaciones para los aprobadores de la siguiente etapa.

Aprobación por cualquiera de los usuarios asignados es suficiente para cada paso de aprobación.

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