Presentación Electronica Eficaz

Elementos que intervienen en una presentación.

Presentador

Es la persona que comunica el mensaje y asume la responsabilidad del resultado derivado de su actuación. Debe de conocer la dinámica de la comunicación y la aplicación de algunas técnicas comunicativas, como la oratoria, etc. debe de comunicar con seguridad y transmitir sus conocimientos con sinceridad con el fin de captar la credibilidad y confianza del publico y no solo aparentar convicción.

Mensaje

Es el contenido de la presentación. Si el objetivo es claro y preciso, con información breve y necesaria fácilmente se asimila. Sin embargo durante el desarrollo de la presentación de la comunicación es cara a cara y el mensaje puede tomar varias variantes. Por lo cual las actitudes del presentador y de la misma presentación pueden enviar mensajes hablados o no hablados, intencionales o no intencionales, explícitos o implícitos, por lo que el orador debe procurar ser consciente de que y como se esta comunicando y emplear diferentes medios para relacionarse con la audiencia.

Audiencia

Es la persona o grupo de personas a las que se les presenta el mensaje. Las personas para las cuales fue preparado el contenido y material de la presentación, reunidos en un sitio especifico como espectadores activos, dispuestos o no a recibir el mensaje.

El proceso de la planeación :

La plantación es una parte importante del proceso y establece las acciones a seguir desde que se acepta hasta que concluye la participación en una exposición.

Con la información recopilada se organiza el contenido y se diseñan los materiales de apoyo. Durante las exposiciones presentador guía a la audiencia auxiliado por los recursos o medios establecidos y producidos de acuerdo con la plantación, pero sobre todo apoyado en sus principales cualidades, como dominio del tema, manejo de técnicas comunicativas, carisma y habilidad en el uso de la tecnología.

Una vez concluida la exposición el presentador debe verificar o comprobar si se alcanza el objetivo, así la plantación debe de proveer una forma de retroalimentación. Resumiendo, las acciones del presentador son: planear la presentación, organizar el contenido, guiar a la audiencia y comprobar el resultado o efecto de lo expuesto.

Proceso de Planeación

Debe ser planificado por el presentador, permitirá adelantarse a los hechos, anticipando las condiciones que puedan surgir. A continuación se presentan algunos conceptos útiles en este proceso.

Documentación

El presentador debe documentar cuidadosamente la fecha y el tiempo en el que esta programada la presentación, el tipo y el tema de la presentación, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubicación y las características del escenario, el tamaño y naturaleza de la audiencia y establecer el resultado que se espera lograr.

Identificación de contactos

Persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto principal que puede proveer al presentador de información útil y detallada relacionada con su participación.

Fuentes de información

Identificar las fuentes adecuadas para recopilar la información y elaborar o reforzar el contenido del mensaje. El documento puede ser resultado de una investigación.

Prueba de presentación

El éxito de una presentación puede ser evaluado al final del evento mediante la aplicación de alguno de los recursos ya comentados.

La prueba del material y el ensayo de la presentación tienen varios propósitos:

 Verificar la calidad, organización y cantidad del contenido en cuanto a los objetivos planteados y al tiempo disponible para la exposición.

 Probar el diseño y funcionamiento de la presentación respecto al tipo y tamaño de texto empleados, esquemas de colores y secuencia de las diapositivas.

 Permitir al presentador alcanzar un buen nivel de memorización del contenido, pero sin llegar a la repetición mecanizada.

 Probar el funcionamiento y manejo del equipo de proyección.

Plantación de la presentación electrónica

Planear la producción de la presentación electrónica , que es el apoyo visual necesario en toda exposición.

Recursos de Ayuda para la planeación

Desarrollas un plan general de acción y emplear formularios especiales son estrategias que ayudaran en la organización de la presentación.

Plan general de acción

Es una herramienta de organización en la que se proyectan las acciones o tareas necesarias para que el proceso de presentación concluya con éxito. En el se asignan fechas a cada una de las tareas y se indica la persona o personas responsables de realizar cada una. El alcance del plan general de acción puede ser tan amplio como la importancia y magnitud que requiera el evento.

La planificación debe girar en torno a la audiencia, todos los aspectos de la presentación , se consideran en relación con la audiencia a la que van dirigidos. Es la fase de planificación es conveniente:

1. Aclarar a hora en que esta programado el inicio de la presentación y verificando posteriormente, por si hubiera un cambio.

2. Considerar el tiempo neto para la transmisión del mensaje y conocer la dinámica que tendrá la presentación porque puede verse afectado por la intervención de la audiencia durante la exposición o por la reserva de tiempo para la sesión de preguntas y respuestas.

3. En funcionamiento del tiempo neto estimado, se decide la cantidad de material que tendrá la presentación.

4. Un expositor profesional prevé las posibles situaciones y tiene la precaución de considerar la forma de alargar o condensar la presentación en caso necesario.

5. Mas que con puntualidad, es necesario llegar temprano, porque las circunstancias no se ajustan siempre a lo previsto.

Listas de planificación

Son tres formularios que ayudan a prestar atención a los detalles que no deben olvidarse cuando se planifica la presentación.

• Lista de plantación portada: resume información necesaria para plantear preparativos, objetivos y el plan de acción de la presentación.

• Lista de plantación audiencia: resume las características de la audiencia y alguna de las cuestiones clave a planear sobre naturaleza y necesidades.

• Lista de plantación lugar: reúne información en torno a la ambientación, instalaciones y equipamiento del lugar.

Retroalimentación

Para comprobar los resultados y evaluar la eficacia de la presentación, es conveniente establecer un mecanismo de retroalimentación que permita medir la respuesta de la audiencia al mensaje. Este mecanismo puede ser hablando a la audiencia de manera individual al concluir la exposición, para investigar su nivel de satisfacción y formularle algunas preguntas para medir la eficacia de la presentación. Otro método de evaluación es la aplicación de cuestiones a la audiencia inmediatamente resulta verídica y perdurable.

Organización del mensaje

Una presentación bien estructurada se construye de acuerdo con las especificación de la audiencia y se diseña de modo que satisfaga sus necesidades e intereses. Para lograr un mensaje claramente estructurado debe considerarse tanto el contenido textual como la disposición de sus componentes.

Contenido Textual

Este contenido esta relacionado con la expresión, con el modo de plasmar el objetivo, el enfoque y el concepto esencial de la presentación, así como con la disposición precisa, el orden o la secuencia en la que se presentan.

Objetivo

Esta determinado por el resultado que se persigue, guiar a las personas para que compren, inviertan, utilicen elijan, cambien, aprueben, acepten, adopten lo que se les esta presentando.

Enfoque

Un tema se puede enfocar de muchas formas, pero el mas efectivo se consigue considerando los siguientes factores:

• Perspectiva: el enfoque ideal tiene en cuenta el punto de vista de la audiencia, el error mas común es considerar el tema desde su punto de vista.

• Persuasión: un método efectivo es aludir a los motivos o razones principales por las que las personas deben aceptar, aprobar o adoptar lo que se les presenta. Todas las presentaciones llevan inherente una propuesta y varían de acuerdo con la naturaleza de la misma.

• Percepción: el grado en que un presentador obtenga la atención de un publico y lo persuada depende en gran parte del modo en que lo perciba la audiencia.

Concepto esencial

Proporciona el foco de atención y aclara la esencia del mensaje en una presentación. Para impresionar, debe escribirse en un simple párrafo con el fin de centrar el pensamiento de las personas. Se expresa de modo que describa lo mas importante que se va a comunicar a la audiencia. Se revisa, se condensa, se eliminan las palabras innecesarias y se continua modificando hasta conseguir una afirmación precisa.

Aplicación del Contenido Textual

Una vez escrito el mensaje se revisa a lo largo de proceso de preparación de la presentación para asegurar que los objetivos, el enfoque y el concepto esencial, se cumplan y conduzca a obtener los resultados planeados.

La aplicación de estos principios logra que la presentación adquiera las sig. cualidades:

• Concentración: el foco de atención que se consigue al clarificar el concepto esencial de un mensaje mejora la concentración del

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