Sugerencias Para Una Presentacion Eficaz Usando Power Point

Sugerencias para una presentación eficaz

Usando Power Point

Juan S. Boscardin & Silvio Menna1

Muchos de nosotros hemos tenido la oportunidad de participar en eventos laborales

o académicos (congresos, charlas, etc) en los que se ha recurrido al software Power

Point para realizar una exposición. La elección es acertada puesto que es una

herramienta muy eficaz para acompañar una presentación y, utilizada

correctamente, posibilita que el interés del público se mantenga alto ya que se

estimula simultáneamente el oído y la vista. Este programa sirve para adjetivar y/o

enfatizar puntos de una exposición, pero como decía Adolfo Bioy Casares, “la

adjetivación donde no ayuda, mata”. Lo que de alguna manera nos decía el maestro

sobre estos elementos del lenguaje (cualquiera sea ese lenguaje) es que, en tanto

no estemos usándolos a nuestro favor, podemos estar usándolos en nuestra contra.

Vamos a la raíz del asunto: Power Point quiere decir “puntos fuertes” y eso debe

darnos una idea clara de para qué fue pensado: para presentar las ideas centrales

de una exposición. En este breve texto proponemos una serie de sugerencias a

partir de las cuales consideramos que usted podrá potenciar sus disertaciones. El

texto apunta a usuarios con un nivel muy básico de dominio de la herramienta, así

que algunas de sus consideraciones pueden resultarle obvias a quien tiene un

manejo avanzado de ella. Empero, este no es un manual de usuario del Power Point,

sino una lista perfectible de consejos para la exposición como un todo. Es necesario

aclarar también que estas sugerencias son para aquellas presentaciones de trabajo o

académicas que tienen un orador presente2.

• La cantidad de diapositivas es esencial a la hora de una presentación: Tome como

referencia que siempre se busca no superar las 15 diapositivas a la hora de exponer,

independientemente de la importancia del tema tratado (esto tiene que ver con la

capacidad de atención del auditorio, no lo tome como un menosprecio a sus ideas). En el

caso en que la exposición se apoye mucho en gráficos, por ejemplo, podría considerarse

una cantidad mayor de diapositivas, pero deberá buscar compensar esa extensión con su

agilidad al exponer.

1 Lic. en Comunicación, ex- alumno del TPM. Actualmente trabaja en el Área de Comunicación Institucional del Instituto de Hemoterapia de la Provincia de Buenos Aires.

2 Para aquellas presentaciones que Ud. envía por correo electrónico o deja para ser bajadas de Internet, las sugerencias no son exactamente las mismas, ya que no habrá nadie allí para desarrollar las ideas ni aclarar dudas. En este caso deberá usar más texto o directamente acompañar la presentación con un documento de texto ad-hoc.

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• El tiempo es un elemento que juega un papel esencial y por lo tanto la presentación

debe ajustarse a las características del encuentro. Para evitar sobrepasar los límites

preestablecidos, la mejor fórmula es repasar la disertación reloj en mano y de esta manera

suprimir o ampliar los temas a desarrollar. Si le dieron 10 minutos, ése es su tiempo, no

otro. La mejor de las ideas puede terminar muy deslucida por el hastío del auditorio, y el

mejor de los congresos fracasa si los primeros disertantes van robándole el tiempo al resto.

• Cada diapositiva debe mantener armonía con el conjunto y debe ser vista como parte

del todo: recomendamos por lo tanto, simetría en la cantidad de información de cada

segmento o diapositiva y respeto por las líneas generales de la presentación (colores,

tipografía, márgenes). Esto no quiere decir que deban ser todas las diapositivas iguales, ya

que la monotonía puede hacer caer el nivel de atención. Para lograr esta similitud entre las

diapositivas es muy útil la opción “patrón de diapositivas”, un fondo común para todas ellas

(ya sea un color o una imagen), o las conocidas plantillas de diseño que el programa trae3.

• Evite la sobrecarga de información por diapositiva. Lo ideal es presentar títulos e

ideas fuertes y explayarlas verbalmente, no desarrollarlas en un texto (el expositor es Ud.

no la pantalla. La gente vino a escucharlo a Ud. y no a leer). Power Point = Puntos Fuertes,

recuérdelo siempre!! No transforme cada diapositiva en su “apunte” para leer: la

presentación funcionará mejor si la usa para mantener la atención del auditorio en el

esqueleto de sus ideas y no para que lean extensamente la profundidad de las mismas

(para eso existen memorandos, informes, libros, etc).

• Se desaconseja en general programar los tiempos de transición de las

diapositivas para que vayan sucediéndose solas (lo mismo se aplica para las acciones

internas de cada diapositiva). Si orador y presentación visual no caminan al mismo ritmo,

no sólo no aumentan la atención del público, sino que la dividen. Mantenga esto bajo

control haciendo que el avance sea manual. De esta manera, si necesita hacer alguna

aclaración, o contestar una pregunta, podrá hacerlo sin que la presentación siga adelante y

Ud. quede rezagado; y además evitará que mientras usted habla de un tema, al público le

aparezca otro en pantalla (lo cual es peor aún).

3 En el caso utilizar una plantilla, tenga en cuenta que las plantillas son las mismas para todos los usuario del programa, por lo que podrían resultar poco atractivas o ser asociadas a otras exposiciones que realizó otro expositor. Una medida simple es tomar la plantilla original y modificarle, por ejemplo, el color y la tipografía.

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• El software permite una gran variedad de juegos visuales y efectos, sin embargo las

animaciones sólo son aceptables si no distraen ni demoraran en ningún aspecto la

presentación. Se recomienda evitar aquellas en que el texto aparece “palabra por palabra”

y no usar demasiados “efectos”, ya que distraen la atención del receptor (¿acaso Ud. baila

en círculos al exponer? ¿o al hablar hace una pausa de medio segundo entre palabra y

palabra?). Estos efectos complican además el ritmo de lectura, ocasionando el fastidio de

las personas u obligándolo a Ud. a hacer inconvenientes pausas para esperar al texto.

Como ya dijimos, si le dieron 10 minutos, ese es su tiempo: no lo desperdicie haciéndonos

mirar como da vueltas y vueltas cada frase que nos quiere mostrar. Por otra parte, el

diseño saturado e hiperquinético quita seriedad a lo que decimos al parecerse a un

videojuego o un dibujo para niños. No es algo fácil de evaluar, pero el impacto de estas

decisiones “estilísticas” de fondo suele ser alto. Tenga en cuenta que el origen del Power

Point es el mercado corporativo estadounidense, muy afecto a las filminas y diapositivas,

pero también al show y lo llamativo, por eso tiene una serie de efectos, “firuletes” y

sonidos que quizá no cuadren con sus intenciones o, más importante aún, con su público.

Que tales efectos existan no implica que debamos usarlos en nuestras presentaciones

académicas o laborales.

• Estructura y argumentación: Antes que en el software, conviene bosquejar en

papel la estructura de la presentación, sus partes más generales. Ej: Primero presentaré la situación detectada con gráficos de torta y de barra; luego mi plan de respuesta mostrando

sólo títulos y objetivos; a continuación pasaré a desarrollar cada fase del plan por separado

poniendo sólo títulos y plazos; finalmente enumeraré los resultados esperados

(nuevamente con gráficos). Si ordena sus ideas antes de empezar a diseñar, ganará

claridad al exponer y valiosos minutos u horas de trabajo.

• Debido a que el Power Point es un recurso esencialmente visual debe prestarse especial

atención a que desde cualquier punto del auditorio sea legible, tanto el texto como

los detalles que necesitan sí o sí ser vistos (ej: cifras de un gráfico). Para cumplir con tal

objetivo es necesario que el tamaño de la letra sea grande y que exista suficiente contraste

entre los colores de fondo y el texto que ponemos sobre él. Recuerde el fenómeno visual

que se produce si el fondo es más intenso que la letra: ésta le parecerá más chica al ojo

humano (“contracción tipográfica”). Si está pensando usar tipografía menor a un cuerpo 18,

posiblemente esté queriendo meter demasiada información en una sola pantalla. En ese

caso haga una nueva síntesis, o divida el tema en más de una pantalla.

Ejemplo:

• Diapositiva 1: Lista con las 3 conclusiones centrales de su trabajo

• Diapositiva 2: Sólo conclusión 1 (y Ud. desarrolla

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