Procesamiento De Datos

La Organización Vista como un Sistema.

Las organizaciones siempre han tenido algún tipo de sistema de información administrativa. Antes estos sistemas tenían una composición y un uso sumamente informales. Cuando el personal de la oficina de inscripciones llevaba transcripciones sobre gráficas manuscritas, estaban usando un sistema de información. No fue sino hasta el advenimiento de las computadoras, con su capacidad para procesar y condensar grandes cantidades de datos, que el diseño de los sistemas de información administrativa se convirtió en un proceso formal, así como en un campo de estudio.

En la Organización podemos alojar que es un sistema social, técnico y económico que funciona con recursos humanos, financieros, tecnológicos, administrativos, de información y tiempo, bajo una determinada estructura operativa en un contexto de ciertos valores y cultura, agrupadas por sus funciones en subsistemas de actividades a saber.

Se puede considerar a las empresas como un sistema abierto que pertenece a otro sistema mayor, del que recibe los insumos en forma de demandas y al que entrega las salidas en forma de productos o servicios y está formado por varios subsistemas abiertos interactuantes que afectan su desarrollo, integrados a su vez por procesos ejecutados a través de la realización de determinadas actividades y entre los que se encuentran el sistema de información administrativo; el sistema Logístico; el de Planificación; el Sistema Contable; el sistema de Producción; el de Comercialización o Distribución; y el sistema Financiero, entre otros.

Tomando como punto de partida el término de la Organización vista como un sistema, se debe seguir el siguiente enfoque:

Cabe destacar, que a lo largo de la mayor parte de nuestra existencia pertenecemos a una organización, millones de hombres y mujeres de todo el mundo pasan su existencia trabajando en distintas organizaciones, enfrentando innumerables desafíos al luchar por cumplir con sus tareas diarias.

Además, todas las organizaciones tienen un programa o método para alcanzar sus metas, para ello es de gran importancia y muy necesario que en su programa se incluya la "administración", ya que ella, consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones.

Procesamientos de Datos que se Realizan en la Administración.

El procesamiento de datos viene siendo la técnica que consiste en la recolección de los datos primarios de entrada, que son evaluados y ordenados, para obtener información útil, que luego serán utilizados por el usuario final, para que pueda tomar decisiones o realizar las acciones conveniente.

Desde siempre el hombre procesa datos, es muy probable que el hombre primitivo empleara los dedos de las manos para efectuar operaciones muy sencillas y almacenar toda la información posible en su memoria, por lo que fue necesario auxiliarse de todos los medios que permitieran resolver operaciones un poco más complicadas, tal es el caso del ábaco que, de hecho, fue uno de los primeros inventos (herramientas para el proceso de la información).

Cuando se define procesamiento electrónico de datos, se habla de las diversas tareas dadas en las organizaciones, como por ejemplo, procesar una sencilla nomina hasta simular los efectos que diferentes alternativas de decisión producirían en todas las operaciones de una empresa. Por lo tanto, se podría decir que también es un conjunto de hardware, software, personas, procedimientos y datos necesarios para la organización, realización y control de las actividades informáticas de una empresa.

Ciclo de procesamiento de los datos

Las etapas para el Procesamiento de Datos son las siguientes:

a) Entrada:

Los datos deben ser obtenidos y llevados a un bloque central para ser procesados. Los datos en este caso, denominados de entrada, son clasificados para hacer que el proceso sea fácil y rápido.

b) Proceso:

Durante el proceso se ejecutarán las operaciones necesarias para convertir los datos en información significativa. Cuando la información esté completa se ejecutará la operación de salida, en la que se prepara un informe que servirá como base para tomar decisiones.

c) Salida:

En todo el procesamiento de datos se plantea como actividad adicional, la administración de los resultados de salida, que se puede definir como los procesos necesarios para que la información útil llegue al usuario.

La función de control asegura que los datos estén siendo procesados en forma correcta.

Algunos ejemplos de procesamiento de datos dentro de la Administración serian:

Las hojas de cálculo (LOTUS, QUATTRO), base de datos (DBase, FOX), procesadores de texto (Word Star, Word Perfect, profesional Write), procesadores para gráficos y diseño (AutoCAD, Fontasy), utilitarios (PC-Tool, Norton) y otros aplicativos de uso específico para ciencia, ingeniería, tecnología, entre otros.

Herramientas que se Utilizan en el Proceso Electrónico de Datos en la Administración.

Cuando empezaron las organizaciones a usar las computadoras se usaban primeramente para procesar datos en cuanto a unas cuentas funciones de la organización por regla general, contabilidad y facturación. Conforme fue aumentando la velocidad y la exactitud para procesar datos, otras tareas de procesamiento de datos y de información administrativa se fueron computarizando. Para enfrentar estas nuevas tareas, los departamentos de (PDE) elaboraron informes estandarizado par que lo usaran los gerentes de operaciones.

La característica que distingue los sistemas de procesamiento electrónico de datos de cualquier otra técnica de procesamiento de datos es la capacidad de la computadora para ejecutar instrucciones en clave (codificadas) y colocadas en ellas antes de procesar los datos. La computadora lleva a cabo estas instrucciones por medio de una unidad de control, un sistema de circuitos electrónicos. Las instrucciones propiamente dichas reciben el nombre de programa (software).

La computadora, cuando se programa debidamente, puede desempeñar funciones de revisión similares a las realizadas por personas.

La computadora puede tomar decisiones lógicas que pueden ayudar enormemente al personal encargado de la informática de la empresa. En un sistema PED en el cual los registros de inventario se conserven en cinta magnética

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