Rational Unified Process (RUP)

RESUMEN

La documentación de sistemas es la acumulación de información que nos indica como funciona la empresa, usuarios del sistema y los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen, así el usuario puede desempeñar mejor su labor. Echenique (2002) dice que el sistema de información proporciona datos para la toma de decisiones, el control y el cumplimiento con requerimientos externos. La organización debe ser concreta, clara y precisa para que sea interpretada por el usuario. Razo (2002) dice que la interpretaciones de los acuerdos, memorandos, normas, políticas, y todos los aspectos formales que se asienten por escrito para el cumplimiento de las funciones y actividades, en la administración cotidiana de las empresas.

INTRODUCCIÓN

Documentación: Es una disciplina científica que trata de recopilar, almacenar, analizar y difundir información contenida en documentos de distintos tipos, para hacerla accesible a cualquier persona que la necesité.

La documentación de un sistema, Es un conjunto de informaciones que especifican que hacen los sistemas, como lo hacen, y quienes lo hacen. Esta documentación consiste en el material que explica las características técnicas y de operación de un sistema, esta es esencial para proporcionar el entendimiento de un sistema para quien lo vayan a usar, a quien lo va a mantener, también facilita la realización de auditorías, facilita enseñar a los usuarios a interactuar con el sistema, y a los administradores como hacerlo funcionar de manera eficiente.

La documentación consiste en material que explica las características, técnicas y la operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del sistema y para enseñar a los usuarios como interactuar con el sistema y a los administradores como hacerlo funcionar.

Documentación de Sistemas

La Documentación de sistema consiste en un conjunto de información relacionada a un sistema determinado que explica las características técnicas, la funcionabilidad del sistema, la parte lógica, los diagramas de flujos, los programas, la naturaleza, capacidades del sistema y cómo usarlo, en otra palabras, la documentación de sistemas es el conjunto de información que nos dice qué hacen los sistemas, cómo lo hacen y para quién lo hacen.

Toda documentación debe mantenerse en un medio físico y un medio tecnológico.

ESTANDARIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN

Estandarización

Significa que los símbolos convencionales se usan en todos los diagramas de flujo para prescribir el sistema y que en la documentación se usen formas estandarizadas.

Aún cuando las normas de documentación varían de una instalación a otra, es esencial que dentro de una organización, se utilice un solo método. El uso de procedimientos y documentación estandarizada proporciona la base de una comunicación clara y rápida, adiestramiento menos costoso del personal de sistemas, reducción de costos de almacenamiento, y otros.

Ventajas de la estandarización

• Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de Sistemas.

• Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

• Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.

• Asegura que el sistema opere correctamente. Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

Estándares básicos de documentación

Toda documentación que se relacione con un sistema, ya sea manual o por computadora, sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos básicos:

• Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e índice.

• Los diagramas deberán ser claros, no aglomerados y la escritura manuscrita deberá ser legible.

• La documentación deberá ser completa.

• Se incluirá una leyenda o explicación de los términos utilizados.

• La documentación siempre se conserva actualizada.

Normalización

• Asegúrese de que los estándares sean completos, actualizados, documentados y legibles.

• Auditar permanentemente para que se cumplan los estándares.

• Evaluar si los estándares establecidos son los requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos estándares sean los apropiados.

Teoría general de los manuales de documentación

Durante el desarrollo de un sistema, desde su concepción hasta su puesta en marcha se ha generado gran cantidad de documentos, que en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos posteriores debido a cambios en el sistema.

Para evitar confusiones en las revisiones de la documentación se desarrollan diferentes tipos de documentos dirigidos a las personas que trabajarán con el sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La documentación de un sistema debe ser marcada adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los términos utilizados deben explicarse. La documentación se hará disponible a todos los usuarios de acuerdo a sus necesidades.

Tipos de Documentación

Documentación Manual:

. Este tipo de documentación efectúa manualmente. Puede documentarse en papel o en algún medio magnético como disquete o CD. Se cuenta con apoyo de software para su confección, como un procesador de texto, planilla electrónica y programas graficadores.

Ventajas

• Refleja historia.

• Muestra la evolución de la documentación en el tiempo.

• Más explicativa.

• Se adecúa a la cultura de la organización.

• No consume capacidad de procesamiento.

Desventajas

• Consume mucho esfuerzo en construirla.

• Documentación incompleta.

• Poca disposición para entregar información

• Más lenta y sin actualizar.

• Errores de escritura

Documentación Automática:

Para este tipo de documentación, existe software que documentan. Pero este software no está disponible para todas las plataformas, por lo que hay que revisar bien el ambiente en que se trabaja para ver sí existe algún software de documentación compatible.

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