Software De Administración De Colegios Sistemas De Información

UNIVERSIDAD ANDRÉS BELLO

SISTEMAS DE INFORMACION

ESCUELA INGIENERIA

Proyecto

“Sistema de Administración y Gestión académica para Colegios”

Alumno: Felipe Córdova

Benjamín Silva

Fecha: 30/06/11

Profesor: Gustavo Gatica

Introducción

Motivación:

Hoy en día la informática es una herramienta indispensable dentro de una organización, nos permite reducir considerablemente los costos de operación y administración, además de incrementar la producción, principalmente por su gran versatilidad, ya que puede ser utilizada para casi cualquier tarea que requiramos. Con ella podemos automatizar procesos que anteriormente debían ser efectuados manualmente, como por ejemplo, la contabilidad de una empresa, emisión de facturas, etc. Hemos notado que los establecimientos educacionales utilizan un sistema muy rudimentario para gestionar el ámbito académico, por ende, nuestro proyecto pretende introducir la informática en establecimientos educacionales para usos administrativos y académicos, de manera que se optimicen los procesos que actualmente son desarrollados de forma manual por los profesores, alumnos, administrativos y apoderados.

Problema:

Dentro de una institución educacional se maneja mucha información de manera muy rudimentaria, el libro de clases es un claro ejemplo, ¿qué pasa si se pierde?, ¿qué pasa si llega a manos de alumnos inescrupulosos?, por otro lado está la libreta de comunicaciones, ¿Cómo tener certeza de que las comunicaciones llegan a los apoderados?, nuevamente la información puede ser manipulada por terceros. Esto evidencia la poca seguridad de la información dentro de los establecimientos educacionales, información que es indispensable y no debería ser expuesta a posibles manipulaciones fraudulentas.

Otra falencia del sistema actual de gestión académica es la actualidad de los datos, aquí se ven afectados principalmente los apoderados del colegio, ya que no tienen acceso a información actualizada acerca de sus pupilos. Por ejemplo, tienen que esperar hasta la entrega de notas para saber cómo les está yendo a sus hijos, conocer su asistencia, conducta, etc., y por lo general estas entregas son bimensuales o trimestrales. Entonces, ¿cómo puede un apoderado interceder en el desempeño de su pupilo si ni siquiera puede saber cuál es su situación?

Un tema muy importante también es la privacidad de la información, quienes tienen acceso a qué información. Obviamente esto no existe en el sistema que usa la mayoría de los colegios, el profesor de matemáticas fácilmente puede saber cómo le va a un alumno en lenguaje por ejemplo, pero, ¿por qué debería tener acceso?

El sistema no es eficiente porque mucha información debe ser transcrita del papel al computador al momento de ser incluida en informes o para ser almacenada. Esto representa un enorme despilfarro de horas hombre, por lo cual genera gastos que fácilmente podrían ser evitados. Además materias primas como papel, tinta, y otros artículos de oficina dejan de ser útiles al cerrar el año, porque toda la información que contienen es traspasada a medios digitales, entonces ¿Por qué no ahorrarse ese paso y almacenar la información directamente en medios digitales?

Finalmente tenemos que tomar en cuenta el tema de la comunicación, si bien últimamente se ha introducido tecnología a la comunicación, este no es un proceso estandarizado. Si un alumno quiere enviar un trabajo a un profesor debe hacerlo por email, pero para la institución no hay registro de dicha entrega. Si un profesor quiere enviar una guía a sus alumnos debe tener la dirección de correo electrónico de cada uno para hacérsela llegar, ¿qué pasa si se le olvida uno?

Desarrollo

Objetivo general:

Integrar un sistema de manejo de información académica y administrativa dentro de los establecimientos educacionales, con fuerte énfasis en la seguridad, actualidad y privacidad de la información.

Objetivos específicos:

• Incrementar la seguridad de la información por medio de su almacenaje en bases de datos protegidas

• Implementar vías de comunicación electrónicas eficaces y expeditas para la interacción entre las entidades.

• Que los apoderados estén al tanto de la situación de sus pupilos en tiempo real.

Alcances de la Solución:

• Nuestro sistema tendrá una base de datos que almacenará datos de los alumnos, profesores, coordinadores y apoderados.

• Gestión de notas, anotaciones, atrasos, justificativos, asistencia.

• Aula virtual con foros, material de estudio, trabajos, pruebas, chat online “profesor-alumno”.

• Reportes de notas, anotaciones, atrasos, justificativos y asistencia vía correo electrónico a los apoderados.

• Calendario de evaluaciones y actividades editable en tiempo real.

Requerimientos Funcionales.

1) Registrar Alumno y todos sus datos(rut, nombre, dirección, ficha médica, etc)

2) Matricular alumno.

3) Inscribir alumno en un curso.

4) Asignar ramos a un alumno.

5) Asignar profesor jefe a curso.

6) Asignar profesor a asignatura de un curso.

7) Inscribir Apoderados y ligarlos a sus pupilos.

8) Generar horario por profesor, alumno, curso, sala.

9) Análisis estadístico de notas por curso, alumno y asignatura.

10) Registro de asistencia

11) Registro

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