Soportes Contables

SOPORTES CONTABLES

Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, y es por eso que se debe tener un especial cuidado, en el momento de su elaboración.

Estos documentos considerados como soportes contables, deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejar constancia en éstos de tal circunstancia.

Se archivan en orden cronológico; de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes son de orden interno o externo.

Soportes Internos:

Son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciación, entre otros.

Soportes Externos:

Son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.

Recibo de caja o comprobante e ingreso

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.

El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar.

El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, además de tarjetas débito, que son libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.

Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Factura de venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

REQUISITOS DE LA FACTURA:

• Factura de venta- preinmpreso.

• Numeración en orden consecutivo- preimpreso

• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio- preimpreso.

• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de bienes o servicios.

• Fecha de expedición.

• Descripción especifica de los artículos vendidos o servicios prestados.

• Valor total de la operación.

• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura-preimpreso.

• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

DOCUMENTOS EQUIVALENTE A FACTURAS:

• Los tiquetes de maquinas registradoras

• Los boletos de ingresos a espectáculos

• Los tiquetes de transporte

• Los recibos de pago de matriculas y pensiones Establecimientos educativos

• Pólizas de seguros, Títulos de capitalización

• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de pensiones

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