SOPORTES CONTABLES

SOPORTES CONTABLES

Barcenas Delgado Mariana Andrea

Carranza Bacca Dairis Isabel

Charris Padilla Isa Katerine

Ravacé Rodríguez Laura Melissa

Rodríguez Castellano Diana Marcela

Pineda González Eilis Andrea

Vizcaíno Cárcamo Ana Lucía

Universidad del Atlántico

Administración de empresas

Contabilidad general

Carlos De Jesús Llorach Barrios

Magister scientaurium en gerencia tributaria

Puerto Colombia, Atlántico

Mayo, 2019

Tabla de contenido

            Introducción………………………………………………………………………………3

1. Soportes contables4

        1.1 Recibo de caja

1.2 Comprobante de egreso

1.3. Facturas de venta

1.4 Nota de contabilidad

1.5 Nota debito

1.6 Nota crédito

1.7 Entrada de almacén

1.8 Salida de almacén

1.9 Nota bancaria

       2. Situaciones12

2.1 Nota debito al proveedor

2.2 Nota debito al cliente

2.3 Nota crédito al proveedor

2.4 Nota crédito al cliente

       3. Requisitos de factura de venta…………………………………………………………..13

                                - Efecto jurídico

                                - Efecto fiscal

                                - Efecto comercial

INTRODUCCIÓN

1.SOPORTES CONTABLES

Los soportes contables son los documentos donde las empresas registran las operaciones comerciales, es por ello que se requiere de cuidado al momento de realizarlos. Se realiza un original y unas copias de este, pero el número depende de la necesidad de la empresa para soportar la actividad.

1.1 Recibo de caja

Fierro (2011) asegura en su libro de contabilidad general que: “Es el soporte mediante el cual se recibe toda clase de dinero o cheque que giran los usuarios a nombre de la empresa o a nombre de un tercero, que los endosa el tenedor de buena fe a la empresa y que por su naturaleza significa ingreso para la cuenta caja general. La caja también puede contener monedas extranjeras, comprobantes de salida de efectivo por alguno de los directivos. Los cheques posfechados no deben ser objeto de ingreso a caja, porque no representan efectivo disponible.” (Pág. 106)

      Llorach & Vega (2017) en el libro la contabilidad, sus aportes y registros afirman lo siguiente: “es soporte contable que se utiliza para registrar todas las entradas de dinero en efectivo o en cheque que reciba la empresa por concepto de venta de mercancía de contado, aporte de socios en efectivo, por prestamos recibidos en efectivo por terceros, o pagos y abonos recibidos por los clientes en pago de cartera por cobrar. Cada vez que se recibe dinero efectivo se debe elaborar un recibo de caja, el cual debe contener la siguiente información:

• Un consecutivo de elaboración.
• Una fecha de elaboración, la cual debe ser la misma fecha de cuando se recibió el dinero.
• Debe escribirse una breve explicación máxima de caracteres del concepto de la operación.
• Identificación con nombres completos o razón social de quien se recibe el dinero según las diferentes modalidades señaladas anteriormente.
• Debe señalarse la forma del dinero recibido ya sea en efectivo, por cheque o por traslado electrónico y la firma de quien recibe el dinero y la fecha.” (Pág. 16)

1.2 Comprobante de egreso

También se le denomina comprobante de pago; “es el documento que respalda cada uno de los pagos realizados por la cuenta bancaria por todo concepto y la constancia del cheque debe quedar impresa en la trama de seguridad del comprobante con el respectivo papel carbón para que queden impresos el girado y la cuantía en números y letras, con el fin de evitar fraudes o falsificaciones. No se utiliza el comprobante de egreso para gastos menores porque todos los gastos chicos se hacen por caja menor, además porque viola el control del efectivo en caja general.  

Los códigos, conceptos y valor del comprobante, son para exponer los pagos, los cuales deben estar previamente causados en proveedores, cuentas por pagar, ingresos por pagar, porque el único crédito que se hace es contra el banco, esto quiere decir que no es el momento de hacer retenciones, descuentos, porque previamente has debido causarse y pagarse a la DIAN, etc.” (Fierro Martínez, 2011, Pág. 109)

“Es un soporte de contabilidad que se utiliza cada vez que se efectúan pagos o abonos en cuentas efectuadas a terceros bien sea en efectivo o en cheque o por cualquier medio electrónico de pago como trasferencia. Este representa una estructura básica como lo es, el consecutivo, la fecha de elaboración, identificación con nombre o razón social y documento de identificación del beneficiario del pago, un breve concepto del pago realizado y la forma de cancelación (efectivo, cheque o trasferencia electrónica), y una descripción contable de la operación (débitos y créditos) y finalmente debe firmarlo quien recibe el pago” (Llorach & Vega, 2017, pág. 17)

1.3 Facturas de venta

“Es el documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y propiedad de la mercancía o servicio al cliente, las cunetas que se debitan son: clientes, no importa que las ventas sean en efectivo o a crédito porque en ese momento está causando las ventas, el IVA, las retenciones a su favor a título de renta, IVA, e ICA, porque la empresa siempre emitirá una factura con la cual se afecta el sistema, y un recibo de caja que tendrá como registro el efectivo y el abono a clientes cuando se reciba el dinero, porque al momento de hacer el recibo de caja no se van a causar retenciones, IVA, ni causar las ventas, etc.” (Fierro Martínez, 2011, pág. 112)

“Una factura de venta es un soporte contable que se utiliza cada vez que se efectúa una venta de contado o a crédito de productos o servicios contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante del diario de contabilidad. La factura de venta es considerada un título valor porque es trasferible por endoso” (Llorach & Vega, 2017, pág. 19)

1.4 Nota de contabilidad

“Es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos específicos. Son externas e internas, son externas cuando se relacionan con los clientes o proveedores y son internas cuando se causan valores y se relacionan con la misma empresa.” (Fierro Martínez, 2011, pág. 114)

“Es un soporte contable que se utiliza cuando una operación en el cual ni se recibe ni se paga dinero, pero se requiere informar o dejar constancia del acto realizado. Que admita un soporte contable que deje historia de la transacción, como bien es el caso cuando se reciba bienes muebles o inmuebles como parte de pago o aportes de los socios o cuando requieran ajustes contables y reclasificación. Las notas de contabilidad van a requerir soportes anexos que garanticen o avalen la transacción y como todo soporte requieren el consecutivo, la fecha y la firma” (Llorach & Vega, 2017, pág. 26)

1.5 Nota débito

Según Delgado, del Carmen & Gudiño Dávila (2005) “Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. Como ocurre con la mayoría de los soportes que elabora la empresa, se prepara en original y dos copias: original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra copia para registrar y anexar al comprobante diario de contabilidad. Al contabilizar se debita clientes y se acredita la cuenta que corresponda según el concepto.”

Nota débito al cliente: “Es utilizada para aumentar el valor de la cuenta por cobrar, ya sea por el cobro de intereses u otras situaciones.” (delgado, del Carmen & Gudiño, 2005)

Nota débito al cliente es definido como “un soporte contable que se utiliza cuando se va hacer un ajuste al saldo por cobrar al cliente, originado por un menor valor registrado en la factura al momento de la venta, o por intereses por mora, o una menor cantidad facturada, y como todo soporte contable debe llevar un consecutivo, una fecha y descripción del motivo y la factura que va a afectar. La característica de este documento cuando se origina es que aumenta el saldo por cobrar al cliente.” (Llorach & Vega, 2017, pág .22)

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