Word y Excel herramientas que se han convertido en apoyo importante para desempeñar funciones laborales

Word y Excel herramientas que se han convertido en apoyo importante para desempeñar funciones laborales.

Desde la aparición de internet hace años,  se adivinaba que cualquier persona sin conocimientos básicos de informática a nivel de usuario podría ser calificada como “analfabeto tecnológico”. ¿Qué imagen podemos tener de una persona que no sepa usar un procesador de texto? ¿O de una persona que no tenga cuenta de correo electrónico? ¿Y de un potencial trabajador que no se plantee la realización de un video curriculum? Pensaremos que no está en el mundo que le ha tocado vivir, que está desfasado y por tanto en una supuesta escala de valoración puntuará bajo.

        Hoy en día estos dos programas se han convertido en un apoyo importante para el desempeño de las actividades dentro del ámbito laboral o como apoyo para el desarrollo de actividades escolares. Word es uno de los procesadores de texto más utilizados para trabajar con documentos en la actualidad. No se necesita ser un experto para utilizarlo, todos sus comandos son de fácil manejo.

        Microsoft Office Excel por otro lado es una hoja de cálculo líder en el mercado. Es además, el software más potente, flexible y utilizado en el mundo. Ningún otro programa puede competir con él en cuanto a funciones. Su ámbito de aplicabilidad va de la economía a la sicología, de la biología al dibujo o de las matemáticas aplicadas a la administración de recursos humanos. En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa, decisiones que se toman apoyadas de este. Gran parte de los programas a la medida o independientes que existen, utilizan Excel como motor de cálculo.

Al implementar los conocimientos avanzados de Excel, como resultado sé genera una mejor  capacidad de comprender las funciones más avanzadas de Microsoft Excel, así como su uso práctico orientado al análisis de bases datos, operaciones matemáticas y funciones básicas, manejo de gráficas basado en tablas de información.

Las ventajas que se obtienen al utilizar correctamente estas dos herramientas  dentro y fuera del trabajo son las siguientes:

• Resultados más rápidos con las herramientas y menús integrados los cuales han sufrido una serie de modificaciones para facilitar su aprendizaje y manejo.
• Mejor  control y capacidad de predicción a la hora de dar formato a documentos.
• Crear documentos de gran calidad.
• Visualizar las tendencias de los datos importantes utilizando el formato condicional.
• Crear y guardar fácilmente diseños personalizados para utilizarlos en presentaciones posteriores.
• Organizar anotaciones e información en un solo lugar.
• Mejoramiento de la forma en que se imprimen las tablas y las hojas de cálculo.
• Eliminar información confidencial en documentos que no se desean compartir.
• Asegurar una mayor distribución de documentos.

En conclusión, la tecnología de información ha creado movimientos importantes dentro de las empresas. Esto ha sido gracias a los avances que se tienen, a la implementación de nuevos sistemas y mejores tecnologías, así como también, al esfuerzo de las personas que se han dedicado a innovar nuevos productos y servicios dentro del área de información.  Ante los cambios e incertidumbre en el que vivimos, toda empresa debe de estar preparada para enfrentar éstos conforme se vayan presentando, e incluso, adelantándose a ellos, para no quedarse atrás y seguir siendo competitivos en la industria en la cual se desempeña.

La actualización constante y el uso de estos apoyos informáticos son de vital importancia ya que de no saber manejarlos correctamente nos truncan o inclusive nos pueden generar problemas internos o inclusive con clientes al no saber utilizarlos correctamente.

WORD

1. Acelerar Word:

Cuando abres un archivo Word de gran tamaño y con gran cantidad de imágenes, la aplicación se vuelve bastante lenta. Crea un documento nuevo en el escritorio, pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier parte vacía del mismo y en el menú que se despliega escoge Nuevo y en las opciones que aparecen pulsa sobre Documento de texto.

Escribe en el interior los siguientes datos (todo junto en una sola línea):

REGEDIT:[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice8.0WordOptions]
"CacheSize"="256""BitmapSize"="1024"

Guarda el archivo y cámbiale el nombre por Word8Cache.reg, y observarás que también cambia el icono del archivo. Para ejecutarlo sólo tienes que realizar doble clic, y se modificará la clave del registro que se indica en el archivo, y no te olvides de aceptar el mensaje que te muestra Windows, cuando realizas esta operación.

1. Crea cartas / e-mails personalizadas para varios destinatarios

Si escribes con frecuencia cartas personalizadas para un número de personas, crearlas y cambiar el nombre una a una antes de imprimirlas es un duro trabajo.

Word está preparado para generar estas cartas de modo casi automático. Sólo necesita que le indiques la lista de destinatarios, desde la cinta Correspondencia, en Seleccionar destinatarios > Escribir nueva lista.

Después, puedes empezar a generar tu mensaje usando bloques como el nombre o la dirección de los destinatarios, con Bloque de direcciones o Línea de saludo.

Las posibilidades son casi infinitas. Word te permite cambiar el texto según unas reglas, gestionar la base de datos con los destinatarios o previsualizar el resultado.

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1. Enlazar documentos de Excel con documentos de Word de forma dinámica

Insertar en Word cualquier tabla creada en Excel es algo sencillo, solo necesitamos copiar los elementos y pegarlos en un documento de Word.  En ocasiones los datos de las hojas de cálculo que hemos creado en Excel los modificamos regularmente por lo que tendremos que también modificar el documento en Word correspondiente.
En esos casos podemos enlazar ambos documentos de forma tal que al abrir el documento de Word se actualice automáticamente y refleje los datos actuales de la hoja de cálculo de Excel.

Es algo sencillo, para logarlo solo debemos pegar los datos de Excel en Word de forma diferente.

1. Copia los datos de la hoja de Excel.
2. Abre el documento de Word, da un clic en la zona inferior del icono "Pegar" en la barra de herramientas. Escoge: "Pegado especial..." En la ventana de opciones que se abre selecciona: "Hoja de cálculo de Microsoft Excel Objeto".
   Presiona "Aceptar".

Comprueba modificando la tabla que ahora los datos se actualizan, si no es así presiona "Actualizar vinculo". Ten presente que a partir de ese momento los dos documentos no deben moverse a otro directorio o hacerlo los dos al mismo tiempo, para no romper el vínculo.

1. Comando generador de texto automático

Crea un nuevo documento en Word (CONTRL + U) Escribe o pega: =rand() Presiona la tecla Enter. Verás que se crean tres bloques de texto. Se puede cambiar el formato de dicho párrafo, incluyendo dos parámetros dentro del paréntesis, el primer número especificará la cantidad de párrafos a escribir, el otro la cantidad de filas.

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