Аrchivos y sus funciones

1.- ARCHIVOS Y SUS FUNCIONES.

Los archivos también denominados ficheros; es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora. Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

.- FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS.

a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

2.- REGISTRO Y SUS FUNCIONES.

Registro representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

Los registros del procesador se emplean para controlar instrucciones en ejecución, manejar direccionamiento de memoria y proporcionar capacidad aritmética. Los registros son espacios físicos dentro del microprocesador con capacidad de 4 bits hasta 64 bits dependiendo del microprocesador que se emplee. Los registros son direccionables por medio de una viñeta, que es una dirección de memoria. Los bits, por conveniencia, se numeran de derecha a izquierda (15,14,13…. 3,2,1,0), los registros están divididos en seis grupos los cuales tienen un fin especifico.

.- FUNCIONES DE LOS REGISTROS.

TIPOS DE REGISTROS FUNCION

Registros de Segmento Facilita un área de memoria para el direccionamiento conocida como el segmento actual

Registros de Apuntador de Instrucciones Contiene el desplazamiento de la siguiente instrucción que se va a ejecutar.

Registros Apuntadores Permiten al sistema accesar datos al segmento de la pila. El sistema maneja de manera automática estos registros.

Registros de Propósito General Son los caballos de batalla del sistema y pueden ser direccionados como una palabra o como una parte de un bytes.

Registros Indices Sirven para el direccionamiento de indexado y para las operaciones de sumas y restas.

Registros de Banderas Sirven para indicar el estado actual de la maquina y el resultado del procesamiento.

3.- ¿CÓMO UTILIZAR LOS ARCHIVOS Y REGISTROS?

ARCHIVOS

Pueden ser utilizados para recopilar, conservar y difundir información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza. Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

REGISTROS

• Para guardar números enteros. En algunas computadoras antiguas, existía un único registro donde se guardaba toda la información, llamado acumulador.

• Para guardar exclusivamente direcciones de memoria, ya que muchas veces las direcciones tenían un tamaño de palabra distinto que los datos.

• Pueden guardar tanto datos como direcciones. La mayor parte de las computadoras modernas usa GPR.

• Para guardar datos en formato de coma flotante.

• Tienen valores creados por hardware de sólo lectura.

• Guardan información específica del estado del sistema, como el puntero de pila o el registro de estado.

4. - CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

Las principales características de esta estructura son:

 Independencia de las informaciones respecto de los programas

 La información almacenada es permanente

 Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

 Gran capacidad de almacenamiento.

5. - CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De Movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

De Maniobra o Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

. - SEGÚN SU FUNCION.

Se define por:

A.- ARCHIVOS PERMANENTES: Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

.- Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

.- De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

.- Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

B.- ARCHIVOS DE MOVIMIENTO: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

C.- ARCHIVO DE MANIOBRA O TRANSITORIO: Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

. – SEGÚN SUS ELEMENTOS.

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida: Una colección de información visualizada

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