ACTIVIDAD CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ACTIVIDAD CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

La teoría del ciclo vital de los documentos fue expuesta por primera vez por la administración norteamericana como resultado de los trabajos llevados a cabo por la comisión Hoover, creada por el presidente Truman en 1947 para buscar solución al problema de la conservación de enormes masas de documentos generados en el país tras la Segunda Guerra Mundial. Dicho informe, publicado en 1949, fue difundido por Posner y Schellenberg; este último en su obra Archivos modernos. Principios y técnicas, publicada en 1956. Varios años más tarde, en 1962, la teoría del ciclo vital llegó a Europa.

Las tres edades y los dos valores

Según Schellenberg los documentos pueden tener dos valores: un valor primario, cuando son útiles para la administración, y un valor secundario, que es el que pueden tener para la investigación histórica. Archiveros como Pérotin, Dubosq, Wyffels y otros introdujeron un valor que se puede denominar intermedio, en el que no prevalece ninguno de los valores anteriores:

Primera edad: se corresponde con la circulación y tramitación de los asuntos iniciados. Los documentos forman parte de los archivos de gestión y son de uso frecuente. Aproximadamente se conservan no más allá de cinco años.

Segunda edad: los documentos, o el expediente referente a un asunto, deben conservarse como objeto de consulta o antecedente, de manera poco frecuente. Es la fase de archivo intermedio, en la que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor secundario. Se conservan no más allá de cincuenta años.

Tercera edad: el documento adquiere valor permanente, de manera que su uso estará derivado de su valor cultural o de investigación. Su conservación será definitiva. Corresponde a los archivos históricos. La decisión de qué documentos administrativos se conservan corresponde a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.

Hoy día es más conveniente, y así se viene reconociendo, la consideración de cuatro etapas que se corresponden con cuatro tipos de archivos a través de los cuales va pasando el documento desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente: oficina, central, intermedio e histórico.

En resumen el ciclo vital de los documentos hace referencia a las etapas de la vida del los mismos, pasando por su creación, su tiempo de vida útil (vigencia), y su madurez.

Ejemplo aplicado a mi empleo actual.

DOCUMENTO : DECRETO

1- MOMENTO DE GESTION ( PREARCHIVO) .

- Planeación: nace de la necesidad de emitir una reglamentación frente a un tema, bien sea para dictar una norma frete al interés de la comunidad,

...