Ciclo Vital De Los Documentos

Ciclo Vital de los Documentos

Tipo Documental: Oficios enviados

RIMER MOMENTO DE GESTIÓN

El cual se subdivide en las siguientes Fases:

Planeación, Elaboración, Tramitación.

F ase 1: Planeación

La Planeación en relación a los oficios corresponde al carácter facilitador y de acuerdo a los siguientes caracteres

Carácter Informativo del oficio:

el oficio es el medio por el cual la entidad produce comunicaciones de carácter oficial, independientemente de la dependencia que lo emite.

Soporte del Oficio:

El soporte de los oficios en la entidad es en papel, el cual es dirigido a los usuarios directos o indirectos que requieran ser contactados o atendidos, de acuerdo ala misión de la entidad.

Fase 2: Elaboración

La elaboración de oficios se realiza siguiendo estrictamente la Normalización existentes tales como las Ordenadas en la Constitución Nacional, las normas icontec y la Normatividad Archivística que los regula, por ser una entidad del estado .Logotipo institucional Identificación de la Dependencia Productora.

Fase 3: Tramitación

Una vez elaborado el oficio por la dependencia correspondiente en cumplimiento de sus funciones, se procede a ser tramitado, solo una vez que el oficio este firmado por el funcionario competente. El trámite del oficio continua con el procedimiento de Radicación, el cual corresponde a la numeración, o asignación de un número consecutivo a los oficios dejando constancia de la fecha y hora del envío o recibo del oficio, en un rotulo de radicación. En el momento de la radicación de los oficios, se recepción el oficio original, así como una (1)copia, estos dos documentos se numeran y fechan, el oficio original se en ruta por correspondencia. La oficina de Archivo se queda con una copia, con el fin de ser custodiada como evidencia del hecho o gestión, siendo este preciso momento el inicio de la Vigencia del oficio en el archivo. La segunda copia es entregada a la dependencia productora del oficio, con el fin de que sirva de soporte de la gestión realizada.

SEGUNDO MOMENTO DE GESTIÓN:

El segundo momento de gestión de los oficios enviados por la Alcaldía, es cuando inicia la Vigencia y el Plazo Precauciona de esta correspondencia externa. El lugar en que se cursa este momento es en el Archivo Central de la Entidad. La Vigencia y el Plazo Precauciona del oficio el momento o tiempo legal establecido para servir como prueba y respaldo a las gestiones realizadas por la entidad, las cuales fueron atendidas en forma directa o indirecta mediante el oficio archivado. Durante este Segundo Momento de Gestión de un oficio, se realizan las funciones Archivísticas que se relacionan a continuación

Preservación del oficio

Organización del oficio

Conservación del oficio.

Preservación del oficio

La Alcaldía desde el momento de la elaboración de los oficios se comienza a prevenir el deterioro de todo documento, incluidos los oficios, aplicando normas técnicas del cuidado de la documentación, así como la cultura en los funcionarios para ser cuidadosos en lo relacionado al manejo y manipulación de los documentos.

Organización del oficio:

La organización del oficio se realiza siguiendo estrictamente el consecutivo de numeración, así como la fecha de radicación. Los oficios no se mezclan con ningún otro tipo de documentación. Se empastan en tomos de 250 hojas y debidamente marcados y rotulados.

Conservación del oficio:

La conservación de los oficios en la Alcaldía, se realiza en el Archivo Central de la Entidad, una vez estén debidamente empastados y rotulados, en un espacio protegido y debidamente conservado en estantes organizados, durante el transcurso de tiempo establecido en las Tablas de Retención

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