Actividad de reflexion ¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento?

¿Cuál considera que es la importancia del ciclo vital del documento? Justifique su respuesta.

b. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su compañero regresa al cargo, ¿cómo cree que debe desempeñarse en el cargo si la implementación de las TRD al momento de la búsqueda de documentos es la adecuada?, Sustente su respuesta.

c. Después de responder las preguntas indicadas, incluya el enlace que contiene el material que selecciono en la actividad de contextualización, esto con el fin de compartir con sus compañeros materiales de apoyo para el proceso de aprendizaje.

Nota: Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compañeros, a través del espacio actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard

• TABLA DE CONTENIDO 1 Objetivo General................................................................................................................2 2 Objetivos Específicos........................................................................................................2 3 Alcance...............................................................................................................................3 4 Vigencia..............................................................................................................................3 5 Marco Conceptual .............................................................................................................3 6 Justificación.......................................................................................................................8 7 Antecedentes......................................................................................................................9 8 Normatividad....................................................................................................................12 9 Principios..........................................................................................................................12 10 Áreas o ejes temáticos del lineamiento o política interna..........................................13 1.1 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN..........................................................................13 10.1.1. Principios básicos y responsabilidades para la organización de los archivos de gestión.....................................................................................................................13 10.3.1. Control de la actualización documental.....................................................................18 10.4 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES...............................................................19 10.4.1. Organización de Archivos de Gestión.......................................................................19 10.4.2. Definición de Expediente (Serie o Subserie documental)..........................................19 10.4.3. Codificación de series y subseries documentales.....................................................21 10.4.4. Metodología para la conformación de expedientes...................................................22 10.4.5. Documentos de apoyo..............................................................................................24 10.4.6. Actividades para la organización del archivo de gestión:..........................................24 10.5 ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES (ejemplos)........................................................................25 10.5.1. Historias Laborales (Circular 004 de 2003 DAFP-AGN):...........................................25 10.5.2. Contratos (generalidades).........................................................................................26 10.5.3. Procesos Disciplinarios.............................................................................................27 10.5.4. Inscripción a servicios (criterios: NO CUMPLE ó QUEDA EN LISTA DE ESPERA)..27 10.5.5. Historias Sociales (diferentes servicios)....................................................................27 1.5.6 ACCIONES POR VIOLENCIA INTRAFAMILIAR - Medidas de Protección- Comisarias 31 10.7 ORGANIZACIÓN DE OTROS SOPORTES DOCUMENTALES..................................................34 10.7.1. Recomendaciones Generales...................................................................................34 10.7.2. Archivos Electrónicos Desorganizados.....................................................................35 10.7.3. Clasificación documentos electrónicos......................................................................35 10.7.4. Ordenación documentos electrónicos.......................................................................36 10.8.1. Requisitos para efectuar una transferencia al Archivo Central..................................37 10.8.2. Documentación NO transferible al Archivo Central....................................................41 10.9 PROCEDIMIENTO DE PRESTAMO Y CONSULTA.....................................................................42 10.9.1. Procedimiento para los servicios de consulta en los archivos de gestión:.................42 10.9.2. Procedimiento para los servicios de consulta que presta el archivo central..............43 10.10 ORGANIZACIÓN DEL DEPÓSITO DE ARCHIVO CENTRAL....................................................44 10.11 RECOMENDACIONES GENERALES.........................................................................44 11. Evaluación del lineamiento o política interna............................................................46 Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-I-003 PROCESO: PROCEDIMIENTO: LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES Código: Versión: 0.1 Fecha: Página: 1 de 47

• 1 Objetivo General Garantizar la adopción y aplicación de políticas normalizadas para el manejo, la radicación y distribución de la correspondencia y procurar la adecuada conservación y organización de los Archivos de Gestión en las dependencias y en el Archivo Central de la entidad teniendo como base las Tablas de Retención y Valoración Documental avaladas por parte del Archivo de Bogotá y adoptadas mediante acto administrativo, de manera que facilite a los usuarios internos y externos la recuperación, el acceso y la oportunidad en la consulta, de los documentos de archivo y la preservación de la memoria institucional. 2 Objetivos Específicos a) Brindar disposiciones para la adecuada organización física de los archivos de gestión basados en la aplicación de la Tabla de Retención Documental- TRD. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-I-003 PROCESO: PROCEDIMIENTO: LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES Código: Versión: 0.1 Fecha: Página: 2 de 47

• b) Facilitar el acceso y consulta de la información que custodian las dependencias de la SDIS mediante la metodología a implementar respecto a los préstamos documentales. c) Reducir los riesgos respecto a la posible pérdida de información y malas prácticas en cada uno de los archivos 3 Alcance Con la implementación del presente lineamiento se establecen las principales actividades relacionados la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos (conservación, eliminación, digitalización o microfilmación y selección) de los archivos de la entidad, de manera tal que los funcionarios y contratistas conozcan las funciones y responsabilidades frente al manejo de los documentos. 4 Vigencia Este lineamiento tendrá vigencia según la normatividad aplicable a la fecha, impartida por las entidades reguladoras como lo son El Archivo General de la Nación y la Dirección de Archivo Bogotá. 5 Marco Conceptual Glosario ( Ver: AGN. Acuerdo 027 de 2006) Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-I-003 PROCESO: PROCEDIMIENTO: LINEAMIENTO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS INSTITUCIONALES Código: Versión: 0.1 Fecha: Página: 3 de 47

• Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación

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