APLICACIÓN DE ACCES EN ÁREA DE INVENTARIO

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA –USAC-

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE AUDITORIA

EDIFICIO “S” 3 SALÓN 215

PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS –PED-

MS LIC. GUILLERMO CUYÚN

APLICACIÓN DE ACCES EN ÁREA DE INVENTARIO

GUATEMALA, MARZO DEL 20

INDICE

HISTORIA I

DEFINICIÓN II

CONCEPTOS FUNDAMENTALES III

Tablas, Campos y registros

Lo relacional en las bases de datos

La ventana Base de Datos y Objetos de Bases de Datos

Objetos de Base de Datos

VENTAJAS Y DESVENTAJAS IV

Ventajas

Desventajas

ESPECIFICACIONES DE ACCES V

MICROSOFT ACCESS

I. HISTORIA

Access versión 1.0 fue lanzado en noviembre de 1992, rápidamente en mayo de 1993 se lanzó Access 1.1 para mejorar la compatibilidad con otros productos de Microsoft e incluir el lenguaje de programación de Access Basic.

Microsoft especifica los requisitos mínimos de hardware para el access v2.0: Microsoft Windows v3.0 con 4 MB de memoria RAM necesaria, 6 MB de RAM recomendados, 8 MB de espacio disponible en disco duro necesario, 14 MB de espacio en disco duro recomendado. El producto se entregará en siete disquetes de 1,44 MB. El manual muestra la fecha de 1993 en los derechos de autor.

Originalmente, el software funcionó bien con bases de datos relativamente pequeños, pero las pruebas mostraron algunas circunstancias que causaban la corrupción de los datos. Por ejemplo, el tamaño de los archivos de más de 10 MB eran problemáticos (téngase en cuenta que la mayoría de los discos duros eran más pequeños que 500 MB en ese entonces), y el manual de Cómo empezar advierte sobre una serie de circunstancias en las que los controladores de dispositivo obsoletos o configuraciones incorrectas puede causar la pérdida de datos. Con la eliminación gradual de Windows 95, 98 y ME, la mejora de la confiabilidad de la red, y el lanzamiento de Microsoft de 8 Service Pack para el Jet Database Engine, la fiabilidad de las bases de datos de Access se ha mejorado enormemente tanto en tamaño como en número de usuarios.

Con Office 95, Microsoft Access 95 se convirtió en parte de Microsoft Office Professional Suite junto con Microsoft Excel, Word y PowerPoint y la transformación de Access Basic a Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Desde entonces, ha habido liberaciones de Microsoft Access con cada versión de Office. Esto incluye el Access 97 (versión 8.0), Access 2000 (versión 9.0), Access 2002 (versión 10.0), Access 2003 (versión 11.0) y Access 2007 (versión 12.0). El formato de base de datos nativa de Access (la base de datos Jet MDB) también ha evolucionado a lo largo de los años. Incluyen los formatos de acceso 1.0, 1.1, 2.0, 95, 97, 2000, y 2002-2007. La más significativa fue la transición de Access 97 a Access 2000, formato que no era compatible antes, y Access 2000 requirió el nuevo formato. Desde Access 2000, todas las nuevas versiones de Access soportan este formato. Se añadieron nuevas características a Access 2002, que pudieron ser usadas por Access 2002, 2003 y 2007.

En Access 2007, un nuevo formato de base de datos se introdujo: ACCDB. El ACCDB soporta los tipos de datos más complejos, como archivos adjuntos y campos con múltiples valores. Estos nuevos tipos de campos son esencialmente de registros y permitir el almacenamiento de múltiples valores en un campo.

Antes del lanzamiento de Access, el mercado de base de datos de escritorio estaba dominado por Borland con sus programas Paradox y dBase, y FoxPro. Microsoft Access fue el primer programa en masa de base de datos para Windows. Con la compra de FoxPro y la incorporación de sus rutinas de optimización Rushmore dentro de Access, Microsoft Access se convirtió rápidamente en la principal base de datos para Windows de manera efectiva eliminando la competencia que no daba transición en el mundo MS-DOS.

Su nombre código fue Cirrus, el motor se llamó Ruby. Esto fue antes de Visual Basic, Bill Gates los llamo así y decidió que el lenguaje BÁSIC debía ser co-desarrollado como una aplicación ampliable, un proyecto denominado Thunder. Como los motores eran incompatibles entre si, estos proyectos fueron desarrollados por separado, sin embargo, estos se fusionaron de nuevo después de VBA.

Access también fue el nombre de un programa de comunicaciones de Microsoft, destinado a competir con Procomm y otros programas. Esto resultó ser un fracaso y se abandonó. Años más tarde, Microsoft reutilizó el nombre para su software de bases de datos.

II. DEFINICIÓN:

Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Microsoft Access posee varias versiones desde su creación en 1992; a continuación se expone de forma detallada cada una de ellas:

Versión Número de versión Fecha de publicación Sistema operativo compatible Versión de la suite de Office

Access 1.1 1 1992 Windows 3.0

Access 2.0 2.0 1993 Windows 3.1x

Office 4.3 Pro

Access para Windows 95 7.0 24 Ago., 1995 Windows 95

Office 95 Professional

Access 97 8.0 16 Ene., 1997 Windows 9x, NT 3.51/4.0

Office 97 Professional and Developer

Access 2000 9.0 7 Jun., 1999 Windows 9x, NT 4.0,2000, XP

Office 2000 Professional, Premium and Developer

Access 2002 10 31 May., 2001 Windows 98, Me, 2000, XP

Office XP Professional and Developer

Access 2003 11 27 Nov. , 2003 Windows 2000, XP, XP Professional x64, Vista

Office 2003 Professional and Professional Enterprise

Access 2007 12 27 Ene. , 2007 Windows XP SP2, XP Professional x64, Vista,Windows 7

Office 2007 Professional, Professional Plus, Ultimate and Enterprise

Access 2010 14 15 Jul., 2010 Windows XP SP3, Vista,Windows 7

Office 2010 Professional, Professional Academic and Professional Plus

III. CONCEPTOS FUNDAMENTALES:

• Tablas, Campos y registros

• Lo relacional en las bases de datos

• La ventana Base de Datos y Objetos de Bases de Datos

• Objetos de Base de Datos

Tablas:

Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.

Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.

Ejemplo:

Campos y registros:

Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:

en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla. Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc.

Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos insertar también hipervínculos y además los objetos OLE, por ejemplo, imágenes, sonidos e incluso los video-clips.

La ventana Base de Datos:

Entre los diferentes objetos que componen una base de datos Access tenemos tablas que contienen datos, formularios, las páginas de acceso a datos, los informes, las consultas y las macros y módulos (que nos sirven para automatizar las tareas).

Podemos ver todos estos objetos en la pestaña de la Ventana de Base de datos que es lo que primero que vemos al abrir una base de Datos de Access:

Cuando cerramos esta ventana se cierran también todos los objetos de esta base de datos.

Los Objetos de Base de Datos:

Tenemos dos modos para trabajar con una base de Datos de Access: el diseño y la administración de datos.

La primera nos sirve para diseñar los objetos, por ejemplo, para definir qué campos tendrá una tabla y que tipo de datos contendría cada campo.

La segunda es para introducir y modificar los datos en los objetos ya diseñados.

Para cambiar entre una vista y otra solo tenemos que pulsar el botón correspondiente en la Ventana de Base de Datos o en la Barra de herramientas de Access, si tenemos, por ejemplo abierta una tabla en modo diseño, el icono que tendremos será el de la Vista Hoja de Datos y al contrario, si tenemos abierta la tabla en modo de administración, tendríamos el botón de la Vista Diseño.

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