GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

GESTIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

INTRODUCCIÓN

En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización industrial, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la misma.

Es por eso de la importancia del Departamento de Compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

La función de compras ha sido llevada a cabo por personas sin una preparación especializada durante mucho tiempo, pero debido a las situaciones cada día más complejas, se requiere de profesionales en esta área y es aquí donde el profesional de la administración tiene un campo muy extenso y fértil para desarrollarse, debido la formación que adquiere durante sus estudios profesionales.

1. FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACION.

En la época actual, es necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.

La función de compras, que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función “de producción para manufacturar o procesar el producto”, con la función “de ventas y distribución, y con todas las otras funciones “de ejecución en el esfuerzo global organizado”.

DIIRECCION

La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de

decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.

PRODUCCION

Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.

Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración, y ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.

Entre las fricciones y errores más comunes encontramos que las causas son:

-Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de su agente de compras)

-Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga valor óptimo.

Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.

VENTAS

La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final logrado con el esfuerzo de la organización; el éxito de este esfuerzo de ventas depende del producto, del precio, cantidad, y contabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.

El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende siempre, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.

Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN

Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se planean y programan las actividades y los objetivos a largo plazo.

Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las siguientes:

A) Cumplir con los programas de abastecimiento (o dando razones para solicitar cambios).

B) Estar alerta a los desarrollos del mercado (y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes).

C) Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.

ALMACENES

Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen y efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida por que la necesidad de una eficiente operación de almacenes, mecanizando el manejo y sistematizando el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el medio externo.

INGENIERÍA

La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores, asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado, y estudios para mejores y nuevos materiales y equipos.

Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables.

CONTABILIDAD

La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.

Para ello se dictan normas y políticas en conjunto de :

• Los plazos de crédito.

• Presupuestos

• Pronósticos

RELACIONES PUBLICAS

La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.

CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS.

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

a) la calidad del producto;

b) el servicio que da el producto y;

c) el precio que se paga por el producto.

CALIDAD, PRECIO Y COSTO

La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador.

En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.

Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere.

En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto, las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior:

a) la calidad de los materiales y de los componentes,

b) la calidad del cliente como un todo

Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es:

1. El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.

2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.

3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.

4 Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos.

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