Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización) Descripción: Además de conocer conceptos relacionados con Organización Documental, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral. Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, así como los conceptos del Ciclo Vital del Documento y el uso de las TRD en Organización Documental, es importante reforzarlos por medio de la siguiente actividad

Caso N° 1

EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que él pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta, debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de archivos de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD para un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información. El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para lograr mejorías frente a las diferentes problemáticas Según el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Según la experiencia que Arnulfo tiene sobre este tema el haría primero organizar los archivos según su orden Cronológico ya que es fecha importante con el orden alfabética con este proceso de organización logra agrupar un archivo patrimonial porque de esta manera sean más fácil de ubicar en un momento dado, con su orden cronológico seguido con el alfabeto

1. ¿Cuáles son las causas que originaron esta situación?

Primero que todo la causa principal que causo esto fue el personal administrativo porque en ellos no se tiene un conocimiento o experiencia sobre la gestión documental o tal vez no les alcanzó con el tiempo ya que mantienen ocupados en otras cosas y es por ellos que Arnulfo es contratado por la empresa para solucionar estas causas. Los archivos o documentos varían según su importancia de igual manera habría que aplicar la tabla de retención documental para tener una mejor actividad documental

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL 3.

¿Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Si claro que se debe de aplicar el ciclo vital del documento ya que si este se gestiona y se controla de una manera excelente la empresa origina más productividad y serían más eficientes ya que este ciclo vital del documento es la fase de la vida que cumple dicho archivo esto con el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la t-r-d para un sistema de gestión eficiente.

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