Administracion De Proyetos

Administración de Proyectos

La Administración de Proyectos, es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo. Es la aplicación de conocimientos, habilidades y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del mismo.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

La Administración de Proyectos es una técnica en la cual a través de la planeación, dirección, y demás procesos administrativos se aúnan para lograr así una o varias metas que se habían previsto, tomando en cuenta también los recursos que se tienen para el logro de dichas metas.

Una buena metodología de gestión de proyectos proporciona el esquema de trabajo, los procesos, normas y técnicas para manejar a la gente y la cantidad de trabajo asociado; por lo que ésta incrementa las probabilidades de tener éxito, y en consecuencia proporciona valor a la organización, al proyecto y al Gerente del Proyecto.

Los procesos y técnicas de administración de proyectos son usados para coordinar recursos con el fin de alcanzar resultados predecibles. Sin embargo, se debe entender de antemano que la administración de proyectos no es enteramente una ciencia, por lo que nunca existe una garantía de que haya resultados exitosos. Dado que la ejecución de proyectos involucra gente, siempre existirá un factor de complejidad e incertidumbre que no podrá controlarse totalmente.

Importancia de la Administración de Proyectos

La Administración de Proyectos es importante ya que es utilizada en una gran variedad de áreas, abarcando desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando que los métodos de administrativos convencionales sean inadecuados. Por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos críticos cuando están limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. También ayuda a realizar acciones concisas y efectivas para obtener el máximo beneficio.

Sin lugar a duda la Administración de Proyectos es de gran ayuda para las empresas u organizaciones que se planteen metas ya sea a corto o mediano plazo, para lograr así alcanzar las metas de la mejor manera tomando en cuenta los recursos con los que cuenta cada una y de acuerdo a las necesidades de las mismas.

Toma de decisiones asociadas a un proyecto:

• Son múltiples y variados los niveles decisorios

• No son unipersonales sino en forma grupal

• Existen diversas instancias de apoyo

• Implica riesgo

• Antecedentes justificatorios

Tipos de Proyectos

Uno de los problemas que surgen al evaluar un proyecto es la gran diversidad de tipos distintos que se pueden encontrar, dependiendo del objetivo del estudio y de la finalidad de la inversión.

¿Qué es un Administrador de Proyectos?

Para la creación de los proyectos considero que debe existir una persona o personas que dirijan y vean hacia a donde quieren llevar a la organización (Administradores de Proyectos) esto en lo que respecta la creación y elaboración de las directrices o proyectos para alcanzar las metas que se hacían ya establecido, así como también revisar que la ejecución exitosa del mismo. Por lo mismo debe haber “guardianes” que realicen, estudien, lleven a cabo y ejecuten las mismas, así como cuidar que estas sean llevadas a cabo de la manera adecuada para lograr el éxito y alcanzar las metas planteadas.

La importancia de que exista un administrador de proyectos es debido a que en las organizaciones actuales existe gran complejidad por lo tanto es necesario la administración efectiva y especifica. Por lo tanto en la implementación de los procesos y estudio de los mismos es de gran importancia la existencia de un administrador debido también a que esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

Características de la Administración de Proyectos

❖ Todos ellos tienen un principio y un fin.

❖ Todos los proyectos son únicos. Pueden ser similares a proyectos previos pero son únicos en términos de su programación, recursos, ambiente de negocios, etc.

❖ Los proyectos resultan en la creación de uno o más entregables.

❖ Los proyectos también tienen asignados recursos (ya sean de tiempo completo, medio tiempo o ambos).

❖ Los proyectos pueden ser manejados usando un conjunto común de procesos.

❖ Los proyectos deben ser definidos y planeados

❖ Los proyectos deben gestionar el alcance, los riesgos, la calidad, el estatus, etc.

❖ Los proyectos son generadores de bienes o servicios

Beneficios y Desventajas de la Administración de Proyectos

Beneficios

* Pocas sorpresas

* Roles y responsabilidades

* Eficiente calendarización de los recursos

* Control continúo del proyecto

* Temprana identificación de los problemas

* Trabajo en equipo

* Énfasis en la calidad

* Satisfacción del cliente

* Mejores márgenes de utilidad

Desventajas

* Curva de aprendizaje – tiempo

* Asignación de recursos dedicados

* Inversión

Ciclo de la Administración de Proyectos

Etapas

Durante el ciclo de la Administración de Proyectos pasan por diversas etapas pero las principales son la planeación y la ejecución, ya que esto es lo que definirá el éxito o fracaso del proyecto.

Dando un ejemplo sobre lo que es el ciclo de un proyecto seria: inicio del proyecto, es cuando se reúnen o se empieza la creación del mismo, la planeación es cuando se estudian las metas a las que se quiere llegar, se estudian y analizan los pros y los contras para así seguir con la implementación o ejecución. Seguido de esto se evalúa la ejecución del proyecto con un monitoreo y control, definiendo así la continuidad o cambio del mismo, si se quiere cambiar se prosigue con la planeación y se inicia el ciclo y no se requiere cambiar se vuelve a la ejecución y con esto al cierre del mismo.

Inicio: Se plantean los objetivos y alcances del proyecto, así como la identificación de riesgos y el análisis se quienes participaran en este, señalándoles la responsabilidad que tendrán, y aquí es donde se plantea la meta que se quiere alcanzar.

Planeación: Es donde se toman en cuenta la calendarización, estimaciones, costos, aprobaciones, es decir analiza que, quien, como, cuando, cuanto, así como la revisión y aprobaron del plan.

Se toma en cuenta las tareas que se desarrollaran en el proyecto considerando los recursos con los que se cuenta y el como se tendrá que adaptar al presupuesto para llevarlo a cabo sin ningún inconveniente.

Ejecución: Es la fase del desarrollo del proyecto cuidando la dirección y es importante aquí guiar a los que intervienen en el desarrollo del proyecto para que se cumpla con las tareas señaladas, es también donde se toma en cuenta si se seguirá con el proyecto o no, tiene una colaboración en lo que respecta a la planeación, debido a que se toma en cuenta los riesgos que hubo y los alcances, es decir midiendo o evaluando a través del monitoreo y control.

Control o Monitoreo: En esta etapa es donde se lleva a cabo la supervisión del proyecto, considerando cual es la forma o manera que se establecerán los mecanismos de medición de los objetivos previamente señalados para alcanzar las metas del proyecto, así como, las alternativas de elección que se deben tomar para la consecución de lo ordenado en la fase de Planeación.

Cierre: Se debe hacer hincapié en los resultados obtenidos, concluyendo con un informe final, Es cuando ya se acabo el ciclo del proyecto y se toman en cuenta las lecciones aprendidas.

Durante todas las etapas se toma en cuenta el factor tiempo ya que es un determinante importante en lo que respecta a la eficiencia y eficacia del proyecto.

Aunque los proyectos tienden a ser únicos en uno u otro aspecto, un minucioso examen posterior puede ayudar a los administradores a evitar los errores del pasado y aprovechar las formas organizativas mejoradas, las técnicas de planeación y control, y los diversos estilos de administración ayudan a que las empresas diseñen y administren los equipos con mayor efectividad en el futuro

Metodología de la Administración de Proyectos

Funciones:

- Administrar

* Clientes

* Alcance

* Calidad

* Recursos

* Tiempo

* Riesgos

* Comunicaciones

Objetivos:

- Terminar a tiempo

- Terminar de acuerdo al presupuesto

- Cumplir los requerimientos

- Exceder expectativas

Etapas o ciclo

- Inicio

- Planeación

- Ejecución

- Cierre

¿Por

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