Importancia de la administración de proyectos de TI

“Lo que todo el mundo debería saber sobre importancia de la Administración de Proyectos de TI”

Introducción

Hoy en día, la administración de proyectos es cada vez más importante, ya que, de acuerdo a un estudio de 1995 realizado por el Standish Group “Chaos” demostró que solo el 16.2% de los proyectos de Tecnologías de la Información fueron exitosos mientras cerca del 31% fueron cancelados antes de ser completados. Esto se debe a que un proyecto requiere de un proceso de administración de actividades que involucran la planeación, organización, dirección, control, metodologías y personas que tienen como  propósito la resolución de un problema específico, además de que la administración de proyectos es usada en una gran diversidad de campos, como, por ejemplo, en programación de sistemas tecnológicos, lanzamientos de productos al mercado, la implementación de proyectos espaciales, desarrollo de software, instalaciones de hardware, actualizaciones de red, gestión de datos, implementación de servicios de tecnologías de la información, así como muchos ámbitos más, esto es debido a las nuevas tecnologías que se presentan en la actualidad que surgen con la necesidad de introducir nuevos productos al mercado que sean capaces de satisfacer las necesidades de las personas mediante la automatización de actividades, pero, muchas empresas al no obtener los resultados esperados abandonan los proyectos tachándolos de insuficientes, esto hace que los métodos de administración convencionales sean inadecuados e insuficientes, por esta razón, la administración de proyectos de Tecnologías de la Información es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización, control y seguimiento a las empresas que enmarcan todas las fases que se realizan durante la investigación, desde sus inicios hasta la ejecución del plan de acción desarrollado para intervenir en el problema si fuese el caso. De igual modo se presentan los resultados de la investigación del proyecto y su posible continuidad. Una vez teniendo claro los puntos principales que deben conocerse, en el presente ensayo se hará mención de los antecedentes de la administración que seguían los proyectos de TI y como han evolucionado hasta ahora, las pautas de su importancia y un caso de éxito que fue desarrollado con necesidad de prestar un servicio con las expectativas definidas desde un principio. Así es que, sin más preámbulo comencemos.

Desarrollo

Entrando en contexto, entre los años 50 y los 70 la administración de proyectos de TI se basaba en la idea de dividir el proyecto en listas de actividades que servían de base para planificar, estimar, evaluar y controlar un proyecto (Hodson, 2002). Por su parte, en los años ochenta la gestión de proyectos se basó en el concepto de cumplimiento de objetivos y alcance de metas que consistió en describir una situación a la que se desea llegar utilizando una matriz de marco lógico, la cual resume los objetivos, las premisas, el uso y el control de los recursos necesarios para la realización del proyecto (Ortegón, 2005). En la década de los noventa, se centraba en la gestión del talento humano y los procesos de aprendizaje dentro de la organización (Pollack, 2007). Sin embargo, hoy en día, se refiere a un conjunto de técnicas para proyectos que incluyen el diseño, desarrollo, instalación e implementación de aplicaciones modernas mediante la gestión para ejecutar un proyecto de principio a fin, y alcanzar los objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo de acuerdo a la Universidad Estatal de Ohio.  

Por otra parte, antes de conocer la importancia que tiene la administración en los proyectos de Tecnologías de la información les presentare algunas de las causas posibles de su fracaso, esto se debe a que muchos de ellos no se gestionan adecuadamente, los equipos están expuestos a una gestión inadecuada, existen objetivos poco claros, falta de recursos, planificación poco realista, resultados de baja calidad, proyectos que superan el presupuesto y retraso en la entrega del proyecto, lo que han costado a las organizaciones sumas de dinero altas. Además de ello un estudio afirma que el 52,7% de los proyectos de TI superan el presupuesto hasta un 189%, mientras que sólo el 74,2% de las funcionalidades acordadas inicialmente son, de hecho, entregadas (Clancy, 1986). Es por ello que la importancia de la administración de proyectos de TI juega un papel importante debido a que si se trabaja con una correcta administración puede ofrecer muchas ventajas, como las que pueden ser; tener la posibilidad de cumplir con las fechas de entrega establecidas del proyecto, controlar las posibles restricciones del proyecto, aumentar la planificación de la capacidad del trabajo de equipo, la aplicación de tecnologías innovadoras y ofrecer una ventaja competitiva para las organizaciones que buscan mejorar sus capacidades de servicios de tecnología. Todos estos aspectos pueden ser solucionados mediante un plan de 5 fases que incluyen el inicio en donde se plantea el punto de partida del proyecto y se marca la trayectoria para llevarlo al logro de lo que se desea, después se debe seguir con la planeación que se encarga de plantean todos los planes, cronogramas, metodologías y tareas específicas que deben seguirse para establecer la ruta clara del proyecto, para seguir con el paso de la ejecución se gestiona los riesgos, cambios, gastos, recursos y modificaciones que requiera el proyecto, una vez se completa el paso anterior se procede al seguimiento y control en el cual se monitoriza el progreso del proyecto para concluir con el cierre el cual comprende todos los procesos orientados a completar el proyecto.  

...