Administracion Documental

TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1) La administración documental establece un conjunto de normas técnicas y prácticas para tener claro los objetivos que se deben seguir para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una buena organización para servir información de manera precisa, ágil y oportuna a aquellos que la requieren, de ahí su gran importancia no tan solo a nivel laboral sino también en cualquier actividad donde se requiera o necesite un buen desempeño a la hora de organizar, buscar y encontrar lo que se necesita.

Estas normas permiten la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar información de toda clase, esto es realmente necesario, importante y práctico para la organización en una empresa, es indispensable para el éxito el progreso y la estabilidad de la empresa, y la administración documental hace parte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesible posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez.

La administración documental es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1) Foliar y dejar constancia de fecha, hora de presentación número de hojas del escrito

2) establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que procesan

3) proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.

4) Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

5) Recepción y orientación.

6) Registro y distribución.

7) Archivar el documento.

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