Generalidades De La Administración Documental

NOMBRE: LUZ MEYRY ZAMORA PRECIADO

FECHA: 21 DE AGOSTO DE 2012.

ACTIVIDAD: OBJETIVOS, FUNCIONES Y ENSAYO.

TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD No. 1.

Que es Archivo: Conjunto de documentos sea cual sea su fecha y soporte material acumulados en un proceso por una forma natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos o como fuentes del registro de la información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de sus actividades y que conserva un valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, cultural, histórico, técnico.

Concepto de la administración documental: La administración documental regula la función archivistica en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

Definí archivo como un documento que es el eje central de la administración documental, del ingreso, conservación, ordenación descripción de los mismos en los procesos administrativos depende que hoy en día tenga cabida y en boga “ la administración documental”, que vienen a ser esa serie de pautas, reglamentos y normas que le permiten a las diferentes entidades, llámense cooperativas, asociaciones, gremios o hasta en las mismas casas que nos permiten organizar de una forma establecida y consecuente, con un orden lógico todos los documentos o fondos documentales con que contamos sean físicos o en digitales.

Ha sido una herramienta bastante acertada pues permite que se clasifique la documentación de tal manera que al buscarla sea encontrada fácilmente, siendo más ágil.

Aparte de la información consignada anteriormente podríamos indicar que son objetivos de la administración documental

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

En conclusión el objetivo central de la administración documental es que a través de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos, documentos en las empresas que cada vez tienen mayor importancia, las cuales son vitales en las organizaciones para la toma de decisiones basada en antecedentes

Funciones de la administración documental en mi institución y desde mi cargo.

1. Manejo fondos documentales, es decir derechos de petición, acciones de tutela, acciones populares, de cumplimiento, de grupo e investigaciones administrativas.

2. Organizo esos fondos documentales por clases de documentos

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