GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

2. OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental debe ser tomada como una herramienta que nos ayude a utilizar la información correcta y en el momento oportuno. Además debe ser de vital importancia llevar a cabo las normas establecidas para su uso.

La Administración Documental nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupo de documentos con el propósito de lograr eficiencia facilitando su utilización y conservación a lo largo de su ciclo de vida.

* El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

* Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.

* Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

* Proporcionar información específica y adecuada de los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.

* Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan

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