Generalidades de la administración documental

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Objetivos de la Unidad de Administración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los

Documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil . de los documentos archivados.

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

ENSAYO

En la vida de todo ser humano debe de existir un orden en todo lo que se maneje ya sea a nivel personal o laboral, puesto que de esa manera tendremos una mejor utilización y conservación de todo lo que manejemos en nuestra vida.

En Colombia este proceso no se cumple muy a menudo en las entidades públicas que prestan diferentes servicios a la comunidad en general, a pesar que está establecido en la constitución política de Colombia, puesto que día a día vemos como la comunidad tiene que esperar días o meses para tramitar algún documento, porque simplemente en las entidades no maneja un adecuado control de todos los documentos o archivos que allí se tramitan.

Personalmente en mi vida laboral me desempeño como asistente personal de un Licenciado de Matemáticas y Biología, lo cual se requiere de un alto manejo de documentación de archivos y documentos como: documentos de los alumnos, trabajos, guías de trabajos, libros, etc. Nosotros manejamos un alto control de organización de todos los documentos, papeles o archivos que se manejan, para que cuando necesitemos cualquier documento podamos tener acceso a él lo más rápido posible.

Esta es una de mis funciones primordiales, organizar todos los documentos o archivos que aquí se maneja para tener un mayor control sobre todos estos documentos, para cuando sea necesario utilizar alguno de ellos. Esto no es una

...