GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (libros, internet, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.

La administración documental es el conjunto de actividades que permite un buen manejo y organización de los documentos con el fin de asegurar que las políticas, procedimientos de la organización se registren adecuadamente. Y a la hora de su búsqueda sea más facilitada y conservada.

2. A partir de la consulta:

 Establece 5 objetivos que debe perseguir la Administración Documental.

1. Controlar, mantener, almacenar, recuperar y eliminar la información que posee la organización para cumplir los objetivos de la misma.

2. Facilitar la búsqueda de los documentos.

3. Proporcionar la información de manera ágil, precisa y oportuna para aquellos que la requieran.

4. Contribuir a la toma de decisiones.

5. Apoyar a las investigaciones y procesos légales en la organización.

 Elabora una relatoría sobre el PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL en la entidad donde laboras. Esta relatoría no debe ser mayor a una cuartilla. En el espacio “Documentos de Estudios”, encontrarás las pautas para la elaboración de una relatoría.

PAPEL DEL ADMININSTRADOR DOCUMENTAL DE LA CLINICA ODONDOLOGICA

La clínica odontología desde que inicio con su direccionamiento estratégico se ha observado un gran cambio es una institución más dinámica, más ágil. De acuerdo que la clínica es una empresa integrada, por eso el papel del administrador documental de esta clínica es muy integrado ya que cada persona encargada de su área se responsabiliza de la administración documental, debido a que en el área administrativa que se desempeña varios departamentos manejan documentos muy importantes como en el área de comité de historias clínica se encarga de estar pendiente de los pacientes lo cual se comprometen información confidencial de lo cual solo los odontólogos, auxiliares, coordinadora de la clínica y secretaria del comité debe manejar esta información. También en el área de cartera, contabilidad y el almacén manejan información de proveedores, gastos, costos, entre otras cosas de la clínica.

Por eso los funcionarios de cada área tiene su propio archivador ya que deben responsabilizarse de todo la documentación que posee debido a que cada área es muy importante de la organización.

 Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y HAS UNA BREVE DESCRIPCIÓN de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental. (Ver material de apoyo – generalidades).

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN LA CLÍNICA ODONTOLÓGICA.

En el área de comité de historia clínica dela clínica odontológica las funciones que debe desempeñar el funcionario son:

 Archivar documento en la historia clínica de los pacientes de la clínica como:

Ordenes de servicio.

Planes de pago.

Paquete de ortodoncia.

 Suministrar información confiable y oportuna a los usuarios.

 Cumplir con la normatividad expedida del estado.

 Mantener en orden la historia clínica, es decir estar completamente foliado los documentos suministrados, las ordenes de servicios en la parte delante de la carpeta y las ordenes de servicio en la parte de atrás totalmente con su secuencia.

 Almacenar las historia en el archivo adecuadamente.

VOCABULARIO BÁSICO ARCHIVISTICO

4. Revisa los términos archivísticos que aparecen en el tema “Vocabulario Archivístico” (Ver material de apoyo), examina el listado de términos,

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