Administracion de compras y abastecimientos

ÍNDICE

CAPITULOS IASPECTOS GENERALES

1. Objetivo general…………………………………………………………………………

1.2 Objetivos específicos……………………………………………………

1.3.Justificación…………………………………………………………………

1.4.Alcances……………………………………………………………….......

1.5.Limitaciones………………………………………………………………..

CAPITULO IIMARCO TEÓRICO

2. Antecedentes de las Compras……………………………………………………………………………………….

2.2. Situaciones que dan origen a la compra en una organización……………………….

2.3. Conceptualización del Departamento/ Área de Compras…………………………….

2.4. Funciones que realiza el Área de Compras……………………………………………………

2.5. Objetivos e importancia del Área de Compra………………………………………………

2.6. Tipo de compra y abastecimiento……………………………………………………………….

2.7. Características y funciones del departamento decompras…………………………

CAPITULO IIICOMPRAS DE ARTICULOS DE OFICINA Y ENSERES

3. Planeación de necesidades………………………………………

3.2. Planeación de necesidades………………………

3.3. Estadísticas de consumo……………………………

3.4.Cotización…………………………………………….

3.5. Solicitud de cotizaciones………………………

3.6. Existencias de seguridad………………………

CAPITULO IVINVENTARIOS Y TAMAÑO DE LA COMPRA

4. Conceptos generales………………………………………………………………………..

4.2. Funciones básicas delosinventarios………………………………….

4.3. Decisiones básicas de los inventarios…………………………………

4.4. Costos de inventario………………………………………………………….

4.5. Costos de pedido………………………………………………………………

4.6 Costos de adquisición…………………………………………………………

CAPITULO VMARCO LEGAL Y ADMINISTRATIVO DE LAS COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

5. Proceso de compras……………………………………………………………………………………..

5.2. Objetivo…………………………………………………………………………………….

5.3. Responsabilidad y delegación.……………………………………………………..

5.4. Centralización comparada con la descentralización.……………………

5.5. Ventajas de la centralización.……………………………………………………….

5.6.Ventajas de la descentralización.…………………………………………………

5.7. Especialización de las funciones y los valores ……………………………...

OBJETIVO GENERAL

Analizar y examinar los elementos que conforman el departamento de compras, su funcionamiento, procesos administrativos y operativos que segeneran dentro del mismo con el fin de estudiar, presentar y mejorar elfuncionamiento general del departamento.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Analizar el funcionamiento administrativo y operativo del departamento.

• Analizar el proceso de adquisición de insumos en base a supresupuesto.

• Analizar las relaciones y el proceso de selección de los proveedores.

• Determinar la operatividad del departamento en cuanto a relacionesinter-departamentales.

• Realizar observaciones o propuestas de mejora en la investigaciónpresentada.

ADMINISTRACION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

ANTECEDENTES DE LAS COMPRAS

Muchas veces al referirnos a compras utilizamos también la palabra adquisición. Comprar yadquirir para fines prácticos es igual pero debemos tener claro que no es lo mismo. Una compraes una adquisición pero una adquisición no necesariamente se da por medio de una compra.Adquirir significa hacerse dueño de algún objeto material o de algún derecho. Una adquisiciónpuede darse por varias vías, como lo son que nos hayan regalado dicho objeto o derecho, que noslo hayan heredado, que hayamos hecho un trueque para conseguirlo, y otra de las vías pararealizar una adquisición es la compra, la cual involucra un desembolso monetario, es decir un pagopor la obtención de la propiedad de un bien o derecho. Por otro lado un abastecimiento implicarealizar compras de manera cíclica y su función es asegurar que haya los recursos materiales quela empresa requiere para su funcionamiento, el abastecimiento abarca la compra, recepción yalmacenamiento (mediante el control y rotación de inventarios) de los recursos materiales.En las empresas las compras no se realizan por gusto, sino que son resultado del surgimiento deuna necesidad (la cual tiene que ver con el logro de los objetivos de la empresa). Dicha necesidaddebe de ser detectada y ubicada dentro de la empresa para así poder justificar que se efectué unacompra que satisfaga dicha necesidad.Una vez detectada y justificada la necesidad el siguiente paso para realizar una buena compro (yde hecho por mucho el momento clave de las compras) es la elección del mejor proveedor, para locual debemos primero tener varias opciones de los proveedores que puedan satisfacer nuestrasnecesidades. Una vez teniendo nuestras opciones de proveedores las evaluaremos sus cualidades,las calidades que ofrecen, sus precios, el tiempo de entrega de los materiales y los tipos definanciamiento que tienen, en base a todo lo anterior se seleccionará al proveedor que mejor seacople y mejor satisfaga las necesidades de nuestra empresa y se efectuara la compra.

SITUACIONES QUE DAN ORIGEN A LA COMPRA EN UNA ORGANIZACIÓN

Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando eldepartamento o encargado de compras recibe unarequisición de compraspor parte de otrapersona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de lascompras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento ode algún otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra.

CONCEPTUALIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO/ ÁREA DE COMPRAS

El área de compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual tiene laresponsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan losdemás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en unmediador entre la empresa y los proveedores.

FUNCIONES QUE REALIZA EL ÁREA DE COMPRAS

Dentro de las funciones que realiza el área de compras podemos encontrar las siguientes:

Investigación de precios: Elección de proveedores, relaciones con los mismos, emisión deórdenes de compra, inspección de pedido.

Investigaciones de mercado: Cobertura de facturas. (Esto es solo cuando no hay un área de mercadotecnia o si se realiza en colaboración con lamisma)

OBJETIVOS E IMPORTANCIA DEL ÁREA DE COMPRA

Debemos tener claro que el área o departamento de Compras en una organización debe perseguirsiempre los siguientes objetivos:

Reducción de los Costos y obtención de utilidades:La reducción de los costos se puede dar en varias vertientes, en la primera el área decompras debe buscar trabajar con el menor número de recursos económicos posibles,buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de selección de proveedores y operacióndentro de la organización.

Al mismo tiempo se dice que el área de compras es capaz delograr una reducción en los costos ya que ella es la responsable de buscar adquirir tanto lamateria prima como los servicios que la empresa utiliza para el logro de sus objetivos, y alhacerlo debe de buscar conseguirlos al menor precio posible, ya sea mediante la búsquedadel proveedor que mejor trato les ofrezca o mediante la negociación con los diversosproveedores. El adquirir los insumos a un menor precio (ojo, sin que ello signifiquesacrificar calidad) se verá reflejado en la obtención de un margen de utilidades mayor.

Brindar un servicio: El departamento de compras debe servir y apoyar a los demás departamentos de laorganización en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno deestos tenga y que puedan ser satisfechas mediante la realización de una compra. Elservicio que otorga Compras se hace tangible mediante el asesoramiento que otorga parala contabilización, para realizar inventarios y para el almacenaje así como mediante la concertación de contratos y convenios que puedan favorecer a otro departamento. Eldepartamento de compras debe mantener informada a la administración de todas susactividades.

Obtener financiamientos:El área de Compras debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos pararealizar las compras, estos compromisos deben de realizarse solo mediante la autorizaciónde la administración y deben de seguir procedimientos estrictos que permitan su control,así como el cumplimiento con los

...