Administración Del Efectivo Y Valores Comerciales

INTRODUCCIÓN

La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.

El trabajo que a continuación se expone, explica los motivos para mantener el efectivo, agilizar los ingresos y retardar los pagos en efectivo, demás sistemas y herramientas tecnológicas que se puedan utilizar para mejorar la eficiencia de la administración del efectivo y como invertir en valores comerciales para tener un portafolio bien diversificado.

En consecuencia, la Administración del efectivo es responsabilidad del Departamento de Finanzas pero involucra también a otros departamentos, como la contabilidad y el de sistemas, con los que deben trabajarse estrechamente para poder encontrar las respuestas que comúnmente nos realizamos ¿Qué cantidad de efectivo y valores comerciales debo tener? ¿Cómo puedo retrasar los pagos sin que afecte sustancialmente la situación financiera de la compañía? Y así muchas interrogantes que se presentan en el entorno financiero.

Se incluye una conclusión general del tema, un glosario y preguntas que permitan despejar dudas.

ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO Y VALORES COMERCIALES

La administración del efectivo y de los valores comerciales es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento.

La administración de efectivo es óptima según Gitman L. (1996); de acuerdo a tres estrategias básicas que son:

Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin dañar la posición crediticia; una disminución razonable en el pago de la cuentas trae consigo una disminución del ciclo de caja y un aumento en la rotación de efectivo. “Esto haría que el efectivo mínimo para operaciones disminuyese; entonces se reducirá el monto de recursos comprometidos y por lo tanto reduciría el costo de oportunidad de dinero. Esto haría que la empresa, liberaría recursos para destinarlos a inversiones productivas en el corto plazo” Paredes G., F (1995; 109).

Utilizar el inventario lo más rápido posible; el cual se logra a través de:

o Aumentando la rotación de materias primas; el cual se logra mediante el empleo de técnicas especializadas de control de inventario.

o Disminución del ciclo de producción; utilizando técnicas de control de producción, lo que haría que aumente la rotación de inventario

o Aumentar la rotación de productos terminados, lo cual se logra a través de una mejor predicción de las ventas y adecuar la producción a esta.

Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible, sin perder ventas futuras. Esto se podrá realizar a través del control de las condiciones de créditos, políticas de créditos y políticas de cobranza. Dentro de las políticas de crédito nos encontramos el descuento por pronto pago y el periodo de crédito.

Motivos para tener efectivo

Pero si el efectivo no produce ninguna rentabilidad ¿Por qué la empresa lo mantiene? Más aun ahora, que con una tasa de inflación tal alta, el poder adquisitivo del efectivo se va perdiendo. ¿Por qué las empresas se empreñan en mantenerlos? Su principal razón es su mayor liquidez, es decir que se pueden obtener bienes y servicios y tiene una aceptación general de una forma inmediata logrando a través de él satisfacer las necesidades y deseos siguientes:

MOTIVOS TRANSACCIONALES

Se denomina demanda de dinero transaccional aquella que realizan los individuos para poder realizar compras. Una familia mantiene en forma de dinero parte de su riqueza con el fin de poder realizar comparas (ahora o en el futuro

El objetivo general de toda empresa en el mercado es la generación de flujos de efectivo que maximicen la riqueza de los inversores. En ese sentido, la empresa día a día debe de realizar sus operaciones ordinarias de negocios; es decir, comprar mercadería, pagar los sueldos, pagar dividendos, pagar los impuestos etcétera; operaciones o actividades en las cuales se hace necesario contar con efectivo para poderlas liquidar.

MOTIVOS PRECAUTORIOS

Su deseo precaución, es decir tener efectivo para afrontar necesidades o situaciones imprevistas u ocasionales, los cuales pueden provenir de la situación económica del país, de la situación de la industria, algún problema en su proveedores de materia prima, etc., y también depende de su capacidad para la obtención de crédito. Esto se da ya que no es fácil sincronizar las entradas y salidas de efectivo y que existe, mucha incertidumbre en las entradas de efectivo. De aquí va a depender el monto del colcho de seguridad de la empresa desea obtener.

MOTIVOS ESPECULATIVOS

Los fondos que mantiene una empresa con motivos especulativos, tienen como finalidad aprovechar las ventajas y oportunidades temporales que ofrece el mercado; ventajas y oportunidades tales como una disminución del precio de una materia prima básica o el aumento de los inventarios de una materia prima, cuando se conoce por anticipado que el precio de la misma sufrirá un incremento significativo.

Agilizar los ingresos de efectivo

Los diversos métodos de cobros y pagos mediante los cuales una organización mejora la eficiencia de la administración de su efectivo constituyen dos caras de la misma moneda. Producen repercusión conjunta sobre la eficiencia global de la administración del efectivo. La idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea posible y diferir lo más que se pueda el pago de las cuentas pendientes, pero manteniendo el mismo tiempo la imagen de crédito de la organización con los proveedores. En la actualidad la mayor parte de las organizaciones de cierto tamaño utiliza técnicas sofisticadas para acelerar los cobros y controlan en forma estrecha los pagos.

Cobros

Existen varios métodos diseñados para agilizar el proceso de cobranza:

1. Simplificar la preparación y el envío de facturas.

2. Acelerar el envío de pagos de los clientes a la empresa.

3. Reducir el tiempo en que los pagos recibidos se quedan en la empresa como fondos aun no cobrados.

La flotación de cobranza representa el segundo y el tercero de los rubros en la lista anterior el tiempo total de envío de un cheque por el cliente y la disponibilidad de efectivo para la empresa que lo recibe.

 Flotacion de correo tiempo que el cheque esta en el correo.

 Flotacion de Procesamiento tiempo que le toma a una compañía, procesar el cheque internamente.

 Flotacion de Disponibilidad tiempo consumido en liquidar el cheque a través del sistema bancario.

 Flotacion Depósito tiempo durante el cual el cheque recibido por la empresa permanece como fondos sin cobrar.

Facturación anticipada

la aceleración de los cobros, lo cual no significa otra cosa que reducir la demora entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el momento en que los cheque se cobran y su importe queda disponible para ser utilizado.

 Facturacion computarizada.

 Facturas incluidas en el embarque.

 Facturas son faxeadas

 Requerimientos de pagos anticipados.

 Débitos preautorizados.

Los debitos preautorizados son transfernecia de fondos de una cuenta bancaria de un cliente en una fecha especifica a la cuenta bancaria de la empresa; la transferencia es iniciada por la empresa con la autorización anticipada del cliente.

Sistema Lockbox

El procedimiento lockbox es un sistema utilizado principalmente en EE.UU. para acelerar el recibo del pago y el tratamiento de cheques. El banco introduce los datos de claves de banco de los cheques enviados por los deudores y notifica la información introducida al receptor del pago a través de una transferencia de fichero.

El beneficio de este sistema es que los cheques se depositan antes, no después de, cualquier procesamiento y trabajo de contabilidad.

La ventaja principal de los sistemas de lockbox, una vez más, es que los cheques se depositan en un banco y se convierten en saldos de efectivo más pronto que si se procesan en la compañía antes del depósito. La desventaja principal es el costo. Como el banco proporciona varios servicios además de la liberación de cheques habitual, requiere de una remuneración. Puesto que el costo es casi directamente proporcional al número de cheques depositados, esta modalidad no es rentable para la empresa si el promedio de remesas es pequeño.

Mejoras en la cobranza

Conforme el panorama de la cobranza continua evolucionando, la búsqueda de métodos de cobro más rápidos y menos costosos ha despertado el interés en alternativas al desplazamiento físico de los cheques de papel por todo el proceso de cobranza. Aunque el objetivo final puede ser eliminar por completo los cheques de papel, el enfoque actual en Estados Unidos es hacer el sistema basado en papel más eficiente y efectivo en costos.

Las políticas de crédito y cobranza están interrelacionadas con la fijación de precios de un producto o servicio y deben contemplarse como parte

...