Administración

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN EN FORMA AMPLIA:

En cualquier organización que se aplique la administración siempre estarán presentes los siguientes elementos:

Personas o recursos humanos

Actividades

Objetivos

Recursos financieros, equipos, maquinarias, etc.

Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas)

Los cuales los elementos antes nombrados sirven para ayudar en forma coordenada a cumplir con nuestros objetivos

Importancia de las funciones gerenciales en informática

Luego de haber visto lo que puede hacer un gerente en el área de la informática, y sus consecuentes aplicaciones pasemos a resumir todo lo visto y leído. Un gerente no sólo debe encargarse de que el equipo se mantenga funcional, completo y se mantenga activo, sino que además, debe cerciorarse de que se estén utilizando los recursos materiales de forma eficiente y eficaz. Porque esas deben ser dos palabras que deben estar incluidas en el vocabulario de nuestra especialidad.

La gerencia de cualquier proyecto involucra cuatro grandes grupos de elementos: recursos humanos, recursos materiales – presupuesto--, productos y calendarios. El gerente del área informática debe saber administrar de forma eficiente estos elementos para que una empresa pueda tener un éxito avasallante frente a sus mismos competidores.

El manejo de sistemas de información es tan importante para los planes de las empresas, que en ocasiones se contratan gerentes con la única responsabilidad de administrar estos sistemas. Comprar la tecnología adecuada es la parte fácil; el reto es adecuar la tecnología a las necesidades de la organización. Alcanzar un alto grado de adecuación es un aspecto fundamental para el éxito de la compañía. Cualquier decisión para invertir en alguna aplicación en particular significa más que un compromiso de tiempo, esfuerzo y recursos financieros. La decisión también define el futuro de la empresa, dado que al concentrar los esfuerzos en una aplicación se limita la atención que puede darse a otros proyectos. Las aplicaciones seleccionadas deben ser aquellas que brinden los mayores beneficios para la compañía.

Se expresa que el gerente puede y debe contar con varias herramientas de gestión de proyectos en el área de sistemas. Dos de las más utilizadas son los diseños de gráficos PERT y de diagramas de Gantt. El gráfico PERT fue desarrollado para, en resumen, planear y controlar los proyectos de desarrollo armamentístico del ejército estadounidense. Fue desarrollado – además – para evidenciar la interdependencia de las tareas de los proyectos cuando se realiza la planificación de los mismos. Los gráficos de Gantt, por su parte, resultan bastantes eficaces para la planificación y la evaluación del avance de los proyectos.

En un gráfico de Gantt, cada barra simboliza una tarea del proyecto. La barra horizontal representa al tiempo. Como los gráficos se emplean para encadenar tareas entre sí, el eje horizontal debería incluir fechas. Verticalmente, del lado izquierda, se ofrece una relación de las tareas.

Finalmente, existe tanta complejidad dinámica en cualquier empresa, como para permitir que una persona se encuentre al tanto de todo. Es necesario reunir todas las ideas y observaciones provenientes de cualquier fuente que tengan algo valioso que ofrecer. Lo anterior es válido ya sea que se tomen decisiones con respecto a nuevos productos y mercados, construir nuevas instalaciones para manufactura o desarrollar sistemas de información.

Áreas de la gerencia en informática

Las áreas están definidas en la empresa de tal manera que hay personas responsables por cada área y delegación de funciones en otras que logran constituir un equipo de trabajo, que buscando la sincronización y armonía en el desempeño se logran alcanzar los objetivos y metas propuestas en el plan. Las áreas las podemos establecer así:

➢ La gerencia es el núcleo de la responsabilidad total de la empresa y en donde se toman las decisiones definitivas en pro de la administración de la empresa.

➢ Mercadeo-Ventas y atención del cliente: área encargada de generar la mayor fuente de ingreso al negocio.

➢ Producción-Compras y Almacenamiento: área estratégica financieramente para la ampliación de costos razonable que le permite a la empresa una mayor productividad para ser competitivos en los mercados tanto nacionales como internacionales.

➢ Gestión de recursos humanos: el elemento más importante de toda la empresa a cualquier nivel ya que si se tiene alta preparación se alcanza la eficiencia y efectividad en los procesos internos y externos.

➢ Logística: área que permite el desarrollo tecnológico y la oportunidad en la obtención y entrega de elementos (materiales) y la comunicación fuente de desarrollo de toda empresa.

➢ Sistema: área que regula la organización y ordenamiento de unárea en particular y de esta con todas las demás áreas para el encadenamiento funcional de la empresa.

Organización de la función en informática

Se considero que más idóneo será organizar y las funciones siguientes forma;

Administración de servidores

Esta función se encarga de instalar y mantener, de dar servicio a la organización, en lo referente a los servidores, y a la estructura informática en general. Todos estos ámbitos son funciones y, por lo tanto, como sucede en muchas organizaciones, se ven cubiertas sólo por una o dos personas; únicamente las grandes entidades tienen diferentes personas dedicadas a cada una de estas funciones. También debe encargarse de recuperarlos rápidamente en caso de fallo. Igualmente, se debe procurar que funcionen bien para poder llevar a cabo el resto de tareas de administración (la administración de usuarios, por ejemplo).

Administración de usuarios

En esta función, se selecciona todo lo que hace referencia a la atención de las necesidades de los usuarios y al mantenimiento de sus equipos de sobremesa. Debido a que el sistema informático constituye una herramienta para la organización, ésta es una de las partes más visibles y, por lo tanto, es necesario ir con mucho cuidado porque es fácil que el usuario tenga problemas con el funcionamiento diario del sistema.

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