Administración de centros de computo. Elementos que integran los recursos informáticos

UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO DE CHIAPAS

LICENCIATURA EN INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA

ADMINISTRACIÓN DE CENTROS DE CÓMPUTO

PLATAFORMA TEORÍCO CONCEPTUAL

¿QUÉ SE ENTIENDE POR ADMINISTRACIÓN?

Administrar significa planear, organizar, dirigir y controlar todas y cada una de las actividades realizadas por los miembros de una empresa u organización.

Una parte fundamental de la administración es optimizar todos los recursos con que se cuenta, ya sean estos Humanos, Técnicos, Económicos o Materiales. Una buena administración recae sobre una buena Toma de Decisión, esto es, que hay que decidir una acción frente a una situación planeada o no planeada en base a una experiencia o a conocimientos adquiridos y obtener el mejor beneficio posible para la organización.

Una buena administración de los recursos representa productividad y eficiencia para una empresa, es decir, se cuenta con procedimientos mas eficaces, se optimizan los tiempos de ejecución y aprovechamiento de la infraestructura existente.

Por lo tanto, Administrar los Recursos Informáticos significa maximizar el uso y aprovechamiento de cada uno de los elementos que forman parte de un Centro de Cómputo o Departamento de Informática apoyándose en Normas o Reglas previamente establecidas.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN LOS RECURSOS INFORMÁTICOS

• Factor Humano: este comprende a todo el personal necesario para realizar las funciones encomendadas al área de informática. Este personal puede ser calificado o no calificado según las necesidades del puesto. (Capturistas, Programadores, Operadores, Analistas, Webmaster, Técnicos, Encargados o Responsables, Director o Jefe del Departamento, etc.)

• Equipo (Hardware): se refiere a cualquier tipo de dispositivo que se utilice dentro del área como herramienta de trabajo para desarrollar las funciones propias de ésta. (Computadoras, NoBreaks, Cableados, Sillas, Mesas, Reguladores, Impresoras, Scanners, Ruteadores, Swithches, Gateways, etc.)

• Programas (Software): se refiere a todo tipo de Sistema propio o adquirido que se maneja en el área de informática y tiene que ver con su desempeño, seguridad y facilidad de uso. (Paquetería o Programas desarrollados en el área.)

• Políticas y Procedimientos (Normas y Reglas): son los estándares de ejecución y administración para llevar a cabo el funcionamiento u operación del área de informática. (es decir, los lineamientos y formas de realizar las funciones o actividades.)

FUNCIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

• La Información como el Producto Principal:

Para llevar a cabo una administración dentro de una empresa se requiere primeramente establecer objetivos de lo que se quiere lograr y tomar decisiones. Pero para esto se necesita tener datos relativos para realizarlo, es decir, se necesita información por parte de cada uno de los departamentos que la integran para lograr un fin común.

Por lo tanto, la información dentro de una organización es la parte medular para que funcione ésta y el área de informática es la encargada de obtener, ordenar, clasificar, integrar, procesar, almacenar y generar toda la información necesaria para que marche la actividad propia de la empresa.

Es decir, la ubicación jerárquica de un Departamento, Unidad o Área de Informática es de suma importancia debido a su función principal dentro de la organización: BRINDAR SERVICIOS.

En otras palabras, un área de informática es un área de servicio hacia todos los niveles que integran la empresa. Por eso es mejor ubicarla como STAFF debido a que dependería directamente del nivel más alto (la Gerencia) y no de un solo departamento, ya que si no únicamente se abocaría a brindar servicios a esa sola área.

En organizaciones muy grandes, se maneja por lo general una Unidad de Informática dependiente de la Gerencia General y dentro de las Direcciones de ésta, un Área de Informática para poder procesar su propia información y de esta manera se repartan las cargas de trabajo y no se centralicen en un solo lugar.

• Atributos y Características de los Servicios Informáticos

Dentro de una organización se debe evaluar las necesidades de información que se genere, pues el área de informática tendrá como objetivo fundamental cubrir estas necesidades.

La información que se genera a partir de los datos recopilados, deberá tener ciertas características que garanticen su confiabilidad. Algunos de estos atributos son:

• Claridad

• Oportunidad

• Confiabilidad

• Verídica y Verificable (fuentes)

• Completa, más no Excesiva.

Un punto importante a considerar es que los Sistemas de Información deben ser congruentes con las políticas y operaciones que se manejan en la empresa, de tal manera que se preste un servicio integral acoplando los objetivos del área de informática a los objetivos generales de la misma.

Por lo tanto las características de los servicios de información del área deberán ser claros, oportunos y confiables; es decir, se debe de garantizar la integridad de la información que se proporciona en el servicio hacia un área especifica.

• Descentralización, Centralización y Concentración

CENTRALIZACIÓN: todas las actividades giran alrededor de un solo lugar en especifico. Por ejemplo, los Bancos con sucursales en todo el país, es decir, todas las operaciones y transacciones se procesan en la plaza matriz donde se encuentran los servidores que realizan estas tareas. Las sucursales solo cargan y transfieren la información.

Una de las ventajas es que vuelven más fuerte a las organizaciones porque se tienen mayor control y seguridad sobre las actividades, claro que esto depende del tipo de organización. Una de las desventajas es que las cargas de trabajo son en un solo lugar y debido a esto puede existir rezago de la información.

DESCENTRALIZACIÓN: las actividades no giran en un solo lugar, si no que se reparten y ejecutan en distintos lugares como por ejemplo, tener varios centros de cómputos independientes que trabajan sobre los mismos parámetros y políticas. Es decir que las funciones no están centralizadas, si no que se ejecutan en lugares diferentes tanto el procesamiento como el almacenamiento.

Una de las ventajas es que se tiene mayor atención y cobertura a las áreas que integran la empresa, se distribuyen mejor las cargas de trabajo, la información es más oportuna, etc. Las desventajas que se pueden presentar es la discrepancia de la información debido a que son independientes en la forma y manera de procesarla, pero no son autónomas porque están regidos bajo ciertas políticas y parámetros; se puede perder el control por falta de supervisión y representa mayores costos debido a que en cada lugar (sucursal) debe existir equipo, software y personal para informática.

CONCENTRACIÓN: las actividades a realizar son un equilibrio entre la centralización y descentralización, es decir, existe un proceso parcial de estas más no un proceso final o total de las mismas, por ejemplo, las sub-recaudaciones de Hacienda del Estado en las cabeceras municipales, en ellas existen sistemas de cómputo pequeños, pero no muy grandes, aquí el sistema se lleva de manera centralizada mediante el cual se apoyara por grupos de personas para realizar el procesamiento de la información que se genera en ese municipio.

Estas sub-recaudaciones no son independientes para ser llamados sistemas descentralizados, ni cuentan con la infraestructura que se requiere, si no que dependen directamente de una Delegación Central en donde se concentra toda la información generada en todos los municipios del estado, se procesa de manera integral para generar un estado de ingresos y egresos del sistema Hacendario Estatal.

Este sistema no es altamente centralizado ni tampoco totalmente descentralizado. Las ventajas es que se reparten funciones y cargas de trabajo, existe un mejor control y se puede delegar parte de la responsabilidad del proceso. Pero como existen centros de cómputos pequeño, estos generan mayores costos de operación y mantenimiento, así como que deben contar con un sistemas de comunicaciones para transmitir dicha información.

La elección de un tipo de sistema depende en gran medida del tamaño de la organización, el tipo de infraestructura con que cuenta o capacidad de solvencia, su giro y ubicación física.

PLANEACIÓN EN EL USO DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS

DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

Para poder determinar las necesidades de información se debe de organizar y planear una serie de funciones buscando un objetivo en forma anticipada. Esto es, tratar de utilizar al máximo todos los recursos con que se cuenten, creando de esta forma programas y metodologías de acción, así como planes de contingencias a corto, mediano y a largo plazo.

Contar con planes de contingencias significa tener reserva de recursos para hacer frente a situaciones que no se pueden predecir, pero que se pueden aminorar en riesgo. Determinando fechas de supervisión y ejecución, quienes lo llevaran a cabo, los responsables directos, el recurso asignado a dicha actividad, etc.

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