Admintracion Documental Semana 1

Nombre Diego Fernando Herrera López

Fecha 05 abril de 2012

Actividad unidad 1

Tema Generalidades de la Gestión Documental

Administración documental

Garantizar la disponibilidad de documentos nos hacía incurrir en altos costos de retención, almacenamiento... sin mencionar logística y seguridad; hoy vemos los mismos documentos más rápido, tenemos más espacio en nuestras oficina y ayudamos a cuidar nuestro planeta.

El mundo empresarial actual se enfrenta al desafío que implica manejar de manera eficiente y metódica inmensos volúmenes de información representados en papel y documentos impresos.

La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.

Beneficios:

• Consolidación de toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.

• Facilidad de búsqueda y acceso a la información.

• Automatización de flujos de trabajos y monitoreo en tiempo real del estado de un trámite.

• Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada cliente.

• Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.

• Administración de listados, impresión, ordenamiento, consulta, clasificación, manejo de datos.

• Mejora el manejo de reclamos y optimiza los procesos internos.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los tramites de los documentos que se procesan

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

2.

.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En la antigüedad se utilizaba el papel como medio para mantener un orden en la información de los pueblos y las entidades, pero con el paso del tiempo esto fue evolucionando hasta llagar a las conocidas redes de información; La sustitución del papel por un documento digital trajo consigo grandes beneficios para la administración de documentos como la reducción de espacio físico de archivo, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros. Pero que es administración documental? Y Para qué sirve? Son las preguntas que se escuchan con mayor frecuencia en las personas cuando del tema se habla; a continuación vamos a darles una explicación sobre el tema y a demostrarles que la administración documental es algo muy importante para alcanzar un buen desarrollo en las comunidades.

En el ámbito cultural, social, económico, político encontramos la información, y encontramos algo llamado administración documental que es todo aquello que nos permite la planificación, organización y control de actividades y se realiza en las llamadas oficinas o unidades de administración de documentos, las cuales son reconocidas como reservas de memorias para la organización de empresas y otras entidades; algunas de las principales funciones de la administración documental como lo son la preparación de registros e informes, la archivación de los registros y demás documentación y el procesamiento de la información para su utilización y comunicación.

Actualmente la administración documental atreves de las oficinas

...