Aplicación del Muestreo Estadístico a las Pruebas de Controles

Aplicación del Muestreo Estadístico a las Pruebas de Controles

Introducción

Las pruebas de controles constituyen un componente importante del trabajo de campo del auditor. Las mismas son comprobaciones que este realiza para asegurarse de que determinados controles están funcionando correctamente. El objetivo de una prueba de controles será obtener un grado de certeza razonable de la eficacia de los controles, y de que la proporción de errores en su funcionamiento no excede determinado nivel máximo aceptable. De esta forma se puede lograr una evaluación de la eficacia de las actividades de control vigentes.

Recientemente las pruebas de controles han adquirido una consideración especial en las empresas alcanzadas por la ley Sarbanes-Oxley. Estas empresas, como así también sus auditores externos, deben realizar en forma sistemática numerosas pruebas de controles a fin de poder certificar la eficacia del control interno con relación a los informes financieros.

El presente trabajo describe brevemente la aplicación del muestreo estadístico a las pruebas de controles. Sin pretender suplantar a un tratado de estadística, se intenta proporcionar un enfoque práctico que sirva de guía para el auditor que quiera utilizar esta herramienta de análisis.

Aplicación

Las pruebas de controles encuentran aplicación en todos los ciclos de un negocio. Por ejemplo:

• Compras: Concordancia entre orden de compra, remito y factura; que se haya seleccionado la mejor cotización; que se haya facturado el precio correcto; que se apliquen los descuentos pactados.

• Pagos: Que esté debidamente aprobado el pago, que haya comprobantes que justifiquen el desembolso, que se haya pagado el importe correcto, que esté bien registrado el pago.

• Ventas: Que se facture con los precios correctos, exactitud de los cálculos, correcta aplicación del IVA, aprobación del crédito.

• Cobranzas: Cumplimiento de plazos, aplicación de descuentos, contabilización correcta.

• Sistemas: Que las modificaciones de programas estén autorizadas, cumplimiento de normas de codificación, correspondencia entre programas fuentes y objetos.

• Personal: Autorización de las horas extras, días de licencia correctos.

Será conveniente utilizar muestreo especialmente en aquellas situaciones en que la comprobación de la totalidad de las transacciones sea prácticamente imposible o significativamente costosa. Tal sería el caso del análisis de una población muy numerosa en que se requiera la manipulación de documentación en papel. Pero cuando los elementos a analizar estén totalmente contenidos en registros de bases de datos o almacenados en algún tipo de archivo de computadora, muchas veces será preferible hacer una revisión integral utilizando software de auditoría o mediante herramientas de consulta de base de datos.

Muestreo

El muestreo de auditoría consiste en aplicar pruebas de auditoría a menos de la totalidad de un conjunto de transacciones o saldos contables, a fin de sacar conclusiones sobre todo el conjunto.

Al aplicar las pruebas a cada transacción de la muestra, se podrá comprobar si esta cumple con ciertos requisitos preestablecidos. En caso de que no cumpla estaremos ante un error o desviación, y tratándose de una prueba de controles se estaría ante la evidencia de que el control bajo análisis no funcionó correctamente en ese caso particular.

Dado que los desviaciones se proyectan a la totalidad de la población de acuerdo a los resultados de las pruebas sobre las transacciones de la muestra, es deseable que una muestra extraída sea representativa de la población total. Las muestras representativas permitirán hacer estimaciones sobre la población más aproximadas a la realidad.

Tipos de muestreos

Entre los tipos de muestreos se distinguen el muestreo de atributos y el muestreo de variables. El muestreo de atributos permite estimar qué porcentaje de una población contiene desviaciones. El muestreo de variables, por su parte, trataría de evaluar la magnitud de dichas desviaciones.

El tipo de muestreo que aplicaremos a las pruebas de controles es el muestreo de atributos con tamaño de muestra fijo. Otras técnicas de muestreo de atributos –que no se desarrollan en el presente trabajo– son el muestreo secuencial y el muestreo de descubrimiento, que se pueden aplicar cuando se presume que la cantidad de errores en una población es muy baja o nula.

Muestreo estadístico

El muestreo estadístico es aquel que utiliza técnicas que permiten hacer estimaciones sobre una población aplicando las leyes de la estadística. Las aplicaciones de muestreo estadístico deben cumplir los siguientes requisitos:

• El tamaño de la muestra debe calcularse utilizando técnicas estadísticas.

• La selección de la muestra debe hacerse en forma aleatoria.

• La estimación de las características de la población debe hacerse de acuerdo a las leyes de la estadística.

Una aplicación de muestreo que no cumpla con alguno de estos tres requisitos se considera muestreo no estadístico. El muestreo estadístico posee algunas ventajas con respecto al muestreo no estadístico, entre ellas las siguientes:

• Permite seleccionar de antemano el nivel de confianza de la prueba, es decir la probabilidad de que las conclusiones obtenidas del muestreo sean correctas.

• La selección aleatoria impide que los prejuicios o preferencias del auditor favorezcan la selección de algunos elementos de la población en desmedro de otros.

• Permite limitar el tamaño de la muestra al mínimo necesario, evitando realizar pruebas de auditoría sobre una cantidad mayor de elementos.

• Los resultados de la prueba se expresan matemáticamente en términos precisos, permitiendo elaborar recomendaciones sobre una base más objetiva.

• Permite hacer más defendibles las conclusiones de la prueba.

No constituye una ventaja del muestreo estadístico garantizar la obtención de una muestra representativa de la población, ya que la incertidumbre respecto de la representatividad de la muestra es una característica inherente al muestreo. Pero, según se menciona más arriba, el muestreo estadístico permite cuantificar dicha incertidumbre, seleccionando el nivel de confianza deseado.

A pesar de las ventajas enumeradas no debemos concluir que el muestreo no estadístico es necesariamente malo. El muestreo no estadístico también tiene sus ventajas, ya que suele ser más sencillo de aplicar y requiere menos entrenamiento. De hecho, hay empresas que han adoptado modelos de muestreo no estadístico para la evaluación obligatoria de su control interno.

Pasos a seguir en una prueba de controles

A continuación se describe un procedimiento de prueba de controles mediante la aplicación de muestreo estadístico. Cada paso se acompaña de un ejemplo a fin de que sirva de referencia para su aplicación a situaciones semejantes.

1. Establecer el objetivo de la prueba

Las pruebas que nos interesa considerar en este momento son aquellas que apuntan a establecer el grado de cumplimiento de determinados objetivos de control asociados a un procedimiento bajo análisis. A su vez, el objetivo de la prueba deberá ser acorde con los objetivos de auditoría del proyecto de auditoría para el que se está trabajando.

Ejemplo: Haciendo la auditoría del circuito de pagos de una empresa comercial, tenemos como objetivo de auditoría verificar que los pagos realizados a proveedores de mercadería estén debidamente justificados y autorizados. Dentro del trabajo de campo podemos diseñar una prueba cuyo objetivo sea comprobar que los pagos a proveedores del segundo semestre del año anterior estén respaldados por órdenes de pago, y estas acompañadas por el comprobante de recepción de la mercadería y por la factura conformada por un funcionario autorizado de Compras. Además en la orden de pago deberán estar las firmas del responsable de Cuentas a Pagar y del Tesorero.

Se puede apreciar que para establecer los objetivos de la prueba será de gran utilidad tener claramente identificados los objetivos de control que muchas veces estarán implícitos en las normas de procedimiento del circuito bajo revisión.

2. Seleccionar la técnica de análisis más apropiada para el objetivo deseado

Por razones de extensión, nos limitaremos a considerar el caso en que sea de aplicación el muestreo de atributos con tamaño de muestra fijo. Esta técnica será la conveniente cuando se den las siguientes condiciones:

• Nos interesa estimar la proporción o bien la cantidad de desviaciones o errores en la aplicación de determinados controles.

• La cantidad de transacciones es lo suficientemente grande como para que no resulte práctico o económico hacer un análisis integral de las mismas.

• No se dispone de una base de datos ni archivo de computadora en los que se encuentren todos los elementos a verificar. (En realidad la falta de este requisito no invalida la prueba, pero si mediante software de análisis de datos se puede hacer fácilmente una verificación de la totalidad de las transacciones, el resultado final será más exacto que una estimación hecha mediante muestreo)

Aplicando este criterio a nuestro ejemplo, resulta:

• Queremos estimar la proporción de pagos que no estén debidamente justificados y autorizados.

• Durante el segundo semestre del año anterior se realizaron alrededor de 3000 pagos a proveedores de mercaderías.

• La verificación de cada pago requiere la búsqueda de la documentación, que se encuentra

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