Archivos De Oficina

ESQUEMA

- INTRODUCCIÓN.

1. EL ARCHIVO.

2. LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.

3. EQUIPOS Y MATERIALES QUE SE REQUIEREN PARA ARCHIVAR.

4. COMO SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA.

5. MÉTODOS GEOGRÁFICOS.

6. SISTEMA NUMÉRICO.

• APLICABILIDAD DEL SISTEMA NUMÉRICO.

• IMPORTANCIA DEL SISTEMA NUMÉRICO.

• ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA NUMÉRICO.

- CONCLUSIÓN.

- BIBLIOGRAFÍA.

DESARROLLO

1. EL ARCHIVO.

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

2. LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO.

El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

3. EQUIPOS Y MATERIALES QUE SE REQUIEREN PARA ARCHIVAR.

Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:

- Carpetas.

- Carpetas individuales.

- Carpetas misceláneas.

- Guías

- Rotulo

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:

- Estandarización de los equipos.

- La colocación de los despachos.

- Tipo de documentos.

- La durabilidad.

- La estética.

4. COMO SE ARCHIVAN LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA.

Para guardar los documentos tenemos:

- Archivos verticales.

- Archivos horizontales.

- Archivos de anillas.

- Carpetas colgantes.

- Subcarpetas.

- Guías para el archivo.

5. MÉTODOS GEOGRÁFICOS.

Cuando en el nombre de una sociedad, corporación o institución se incluye un nombre geográfico conformado por dos o más palabras; cada palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los artículos que pasan a formar parte de la unidad. Ejemplo: San Juan de Areo, Abasto ,quedaría: San Juan (de) Areo , Abasto (4 unidades); La Guaira, Optica Company, quedaría: La Guaira Optica Company (3 unidades).

6. SISTEMA NUMÉRICO.

En este sistema se utiliza la serie natural de los números como elemento principal, asignándolos progresivamente. Cada documento se ordena conforme a un número sin considerar ningún otro elemento. Dentro de este sistema se encuentran: Sistema numérico consecutivo, numérico simple. Dígitos terminales, dígitos centrales

• APLICABILIDAD DEL SISTEMA NUMÉRICO.

El sistema de archivo numérico

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