Auditoria

Levantamiento de Información de campo

Es importante tener en cuenta que antes de elaborar un instrumento de levantamiento de información es necesario tener una idea clara o un esquema de lo que se pretende buscar.

Determinación de Requerimientos

a.- Requerimientos básicos o necesidades de cada tipo de usuario para ver cuales requerimientos son satisfechos por el sistema actual y cuáles deben ser incorporados al sistema nuevo.

b.- El grado, tipo y secuencia de participación de cada usuario en el funcionamiento del sistema.

c.- Objetivos del sistema, actuales y futuros.

d.- Estructura y relaciones.

e.- Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseño.

Instrumentos

• Entrevista

• Técnicas Audiovisuales

• Observación de Actividades

• Cuestionario

• Inspección Bibliográfica o Documental

• Simulación

• Técnica Delphi

• Técnicas del Grupo Nominal (TGN)

• Walkthrough

Entrevista

• La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se han preparado previamente un conjunto de preguntas. Las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos; el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.

• La entrevista no estructurada: Deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa , se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.

Consideraciones

• Determinar la posición que ocupa el entrevistado en la organización

• Preparar el cuestionario de la entrevista (Cédula)

• Fijar límite de tiempo para la entrevista y hacerlo conocer al entrevistado.

• Ser cortés y comedido, no emitir juicios de valor (objetividad)

• Conservar el control de la entrevista, evitar las divagaciones y los comentarios.(Control)

• Combinar lo obvio y aclarar vaguedades (comprensión).

Ventajas

• Es una técnica eficaz para averiguar qué dice, qué hacen los usuarios (al menos en el campo de los sistemas)

• Las respuestas se pueden tratar estadísticamente

• Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas

• Se puede repreguntar para aclarar respuestas ambiguas

• Se complementan las respuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicación no verbal.

Limitaciones

• Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acuerdo a la persona que responda.

• Si la persona que entrevista o la que responde tiene limitaciones en expresión verbal, no se aprovechó la entrevista.

• La información que se obtiene es estática (lo que la persona dice que hace)

• El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse.

• Puede responder de forma no sincera.

• Puede ser sincero y sin embargo no expresar la respuesta en la forma adecuada.

Técnicas Audiovisuales

En casos muy especiales (sobre todo e procesos productivos en los cuales el proceso o procedimiento está constituido por un gran número de movimientos, se pueden utilizar películas, vídeos o cualquier método que permita grabar el proceso y luego someterlo a un análisis detallado.

Observación de Actividad

• Observación general: en la cual se pretende obtener una visión global del medio ambiente del sistema.

• Observación sobre personal seleccionado, por ejemplo, sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacén, profesores, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica.

• Observación de la ruta o camino: esta observación sigue un documento o forma.; en esta observación se encuentra un valioso auxiliar en los gráficos o diagramas.

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