Automatizacion Procesos Administrativos

Centro: CEI Petapa

Curso: Automatización de Procesos Administrativos

TUTOR: Lic. MAURO COLON

TEMA:

Diseño de entradas

Capitulo 7

Elaborado por:

WILLIAM ALCOT ZEPEDA: 12117023

JULIO OCHOA: 12117073

ISIDRO GOMEZ: 11117075

CESAR VALENSUELA: 12117004

Guatemala, 28 agosto de 2012

INDICE

INTRODUCCION 3

DISEÑO DE ENTRADA 4

1-Objetivo del Diseño de Entrada 4

Control de la Calidad de Entrada: 5

CONTROLES DE LA CANTIDAD DE ENTRADA. 6

2. CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA 7

Datos Variables: 8

Datos de Identificación: 8

HAY VARIOS MEDIOS PARA LOGRAR CADA LINEAMIENTO DEL DISEÑO DE FORMAS 9

Diseño de Formas Atractivas 10

DISEÑO DE CONTROLES Y SEGURIDAD 12

FORMAS. 12

VALIDACION DE ENTRADA 13

CORPORACION HOTELERA NACIONAL 14

CONCLUSION 15

BIBLIOGRAFIA 16

INTRODUCCION

La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida, es el enlace que une al sistema de información, con el mundo y sus usuarios, existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta, los cuales son objetivos del diseño de entrada y la captura de datos para la entrada. A continuación detallamos más acerca de lo que es en sí un diseño de entrada…

DISEÑO DE ENTRADA

Diseño de entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento así como la entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea ya sea documentos escritos, impresos o por personas que los escriben directamente al sistema. La calidad de la entrada de un sistema determina la calidad de la salida del sistema.

Al asistir en entrada bien diseñada, el analista de sistemas está reconociendo que la entrada pobre plantea preguntas sobre la confiabilidad del sistema completo.

Requerimientos de Entrada

* La calidad de entrada de un sistema determina la calidad de la salida.

* Es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios, en esta existen aspectos generales que todos los analistas deben tener en cuenta.

Estos son:

1. Objetivos del diseño de entrada.

2. Captura de datos para la entrada.

1-Objetivo del Diseño de Entrada

Consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para su procesamiento así como la entrada de los datos se logra al instruir a la computadora para que lea ya sea documentos escritos, impresos o por personas que los escriben directamente al sistema.

Existen cinco objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a enviar los retrasos, controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son:

* Control de la Calidad de Entrada

* Evitar los Retrasos

* Evitar los errores en los datos

* Evitar los pasos adicionales

* Mantener la Sencillez del Proceso

Control de la Calidad de Entrada:

Existen varias razones por las cuales un buen diseñador debe controlar la cantidad de datos en la entrada:

- Las Operaciones de preparación y entrada dependen de las personas dado que los costos de mano de obra son altos y la preparación de ingreso de los datos también lo son.

- La fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para realizar sus tareas.

Evitar los Retrasos: También conocido con el nombre de cuello de botella son siempre uno de los objetivos que el analista evita al diseñar la entrada, una forma de evitarle es utilizar los documentos de retorno.

Evitar los errores en los datos: La tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea estas menores serán las oportunidades para cometer errores. Es común encontrar en las operaciones de ventas por lo menos un 3% de errores en las operaciones de entrada de datos.

Evitar los Pasos Adicionales: Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación es algo que no se puede controlar por ello el analista experimentado, evitara diseños para la entrada que traigan una mayor cantidad de pasos a seguir. Ya sea añadir o quitar pasos cuando se alimenta un proceso muchas veces al transcurso de un día.

Mantener la sencillez del Proceso: El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo proporcionarán métodos para el control de los errores, la simplicidad funciona y es aceptada por cualquier usuario. Cuesta trabajo que

Los usuarios acepten sistemas complejos o confusos y que no exista ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo y que domine.

CONTROLES DE LA CANTIDAD DE ENTRADA.

Un buen diseño debe controlar la cantidad de datos en la entrada.

Primero, las operaciones de preparación y entrada dependen de las personas. Dado que los costos de la mano de obra son altos, los asociados con la preparación e ingreso de los datos también lo son.

Disminuir los requerimientos de datos puede reducir los costos y ocurrir lo mismo con los costos de mano de obra.

Segundo, la fase de entrada puede ser un proceso lento que toma mucho más tiempo que el que necesitan las computadoras para llevar a cabo sus tareas. De hecho, la computadora quizá permanezca sin hacer nada durante el tiempo en que se preparan los datos y la entrada para su procesamiento.

Al disminuir los requerimientos de la entrada, el analista puede acelerar todo el proceso desde la captura de datos hasta que los resultados llegan a manos de los usuarios.

* Evitar Retrasos. Evitar los retrasos en el procesamiento debe ser siempre uno de los objetivos que el analista persiga al diseñar la entrada.

* Evitar errores de datos. En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores.

El analista puede reducir el número de errores al disminuir el volumen de datos que deben ingresarse por cada transacción. El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la incidencia de los errores. Otro aspecto del control de errores es la necesidad de detectarlos cuando éstos se presentan. Las verificaciones y balances en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también descubren errores en la entrada.

* Evitar pasos adicionales. Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos es algo que no se puede controlar. Cuando no es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe asegurar que el proceso sea lo más eficiente posible. El analista experimentado también evitará diseños para la entrada que traigan como consecuencia una mayor cantidad de pasos a seguir.

* Mantener la sencillez del proceso. Claro está que al incluir tantos controles sobre los errores las personas puedan tener dificultades al emplear el sistema. En otras palabras. El control de los errores puede obstruir la tarea. El sistema mejor diseñado se ajusta a las personas que lo utilizarán y al mismo tiempo, proporcionarán métodos para el control de los errores. La simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios. En sí, cuesta trabajo que los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo. En consecuencia, es aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más sencillas.

* Validación de la entrada. Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarán errores. Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos. Es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo. De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

Los analistas de sistemas deciden los siguientes detalles del diseño de entradas.

1. Qué datos ingresan al sistema.

2. Qué medios utilizar.

3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos.

4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos.

5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores.

6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores.

2. CAPTURA DE DATOS PARA LA ENTRADA

En una transacción, ¿Qué datos son los importantes y, por tanto, deben recopilarse

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